On palju inimesi, kes kasutavad meili igapäevaselt ega tea väljade täpset tähendust Cc ja Bcc ja kuidas neid õigesti kasutada. Paljudel juhtudel on need valikud vaikimisi deaktiveeritud (nii juhtub näiteks gmail), kuid mis on alati meie käsutuses ja millest saame palju kasu.
Need valikud võimaldavad meil juhtida e-kirjade saatmist, kui adressaate on rohkem kui üks. Mõnikord peame teatud teabe varjama, et austada nende inimeste privaatsust, kellele meie sõnumid on mõeldud, või muul põhjusel.
Koopia ja pimekoopia määratlus
Kui hakkame sõnumiakna ülaosas e-kirja kirjutama, kuvatakse mis tahes programmi abil kaks peamist välja: "eest", kus tutvustame adressaadi meili ja "Asi", kus anname mõne sõnaga teatavaks nimetatud sõnumi sisu.
Mõnikord pole need nii nähtavad, kuid kuskil teatekastis näeme nuppe CC ja BCC. Valmis aktiveerida, kui seda vajame. Et neid hästi kasutada, peame kõigepealt täpselt teadma, mida need tähendavad. Need on määratlused:
- CC (akronüüm sõnadest "Koopiaga" ja inglise keeles Süsinikukoopia). Seda võimalust kasutades saame saata e-kirjade koopiaid ka teistele adressaatidele, lisaks peamistele, kellele see on adresseeritud. Info on avatud, mis tähendab, et nähtaval on kõikide adressaatide, nii peamiste kui ka meie poolt kopeeritud kirjade nimed.
- C CO (akronüüm sõnadest "Varjatud koopiaga" ja inglise keeles BCC o Pime koopia). Selle valiku kaudu saame lisaks peamistele adressaatidele saata ka teistele e-kirjade koopiaid, kuid privaatse koopiaga. Teisisõnu ei saa ei juhatajad ega pimekoopiasse minejad teada, kellele veel sõnum saadetakse.
CC ja BCC Gmailis
Enam-vähem kõik meiliserverid kasutavad koopiate saatmiseks sama süsteemi, olenemata sellest, kas pime või mitte. Mõnel on nupud CC ja Bcc selgemalt kuvatud kui teistel, kuid nende toimimine on praktiliselt identne. Nende valikute õige kasutamise illustreerimiseks valisime Gmaili, kuna see on maailmas enimkasutatav e-posti teenus.
Kui vajutame nuppu "Kirjuta" Gmailis ilmub meile kõigile tuttav aken. CC ja BCC valikud leiate, nagu näeme alloleval pildil, paremal pool, rea "To" lõpus:
Vaikimisi on mõlemad valikud keelatud. Nende kasutamiseks peame lihtsalt minema hiirekursoriga ja klõpsama neid. Valikuid saab kasutada eraldi või koos, kõik sõltub sellest, mida me oma sõnumiga teha tahame: CC avatud massmeili jaoks või BCC selle jaoks, mille puhul me ei soovi, et adressaadid teaksid, kes veel selle meili on saanud.
Millal kasutada CC ja BCC?
Kuigi iga kasutaja võib meili saatmisel vabalt kasutada CC ja BCC valikuid, on kõige parem kasutada neid tavapäraste kasutusviiside järgi. Vaatame mõningaid näiteid nende õige kasutamise kohta:
Tavaliselt kasutatakse CC-d ettevõtte või organisatsiooni sisemised meilid kui on vaja edastada mõnda inimeste või töötajate rühma puudutavat uudist või teavet. Kujutagem ette näidet ettevõttest, kus osakonna graafikud on reformitud. Selles informatiivses sõnumis asetatakse vastutava isiku e-posti nimi väljale "To" ja seejärel "CC" kõigi selles osakonnas töötavate inimeste meilid. Kuna see on a avatud info, see on kõige lihtsam viis selle edastamiseks.
CCO kasutamine võimaldab omalt poolt teist tüüpi sidet, mida saab kasutada ka professionaalses valdkonnas. Selle valikuga saad lisada inimese, kellele soovid kirja saatmisest teada anda, kuid kelle identiteeti soovid teiste adressaatide silme eest varjatuks jääda. Üldreeglina tuleks Pimekoopiat kasutada ainult kui kontaktid pole sõnumilõimega otseselt seotud ja nad ei pea vastuseid lugema.
"Vasta kõigile"
Suvandid Cc ja Bcc on olulised ka sõnumitele vastamisel. Kui saame sõnumi koos koopiaga mitmele adressaadile, näeme, et meil on selleks võimalus "Vasta kõigile". Kui me seda kasutame, saavad meie vastuse kõik CC-s sisalduvad meilid, kuid mitte need, mis kuvatakse BCC-s.
Näide selle kohta, millal see võib olla väga kasulik võimalus: vastata e-kirjale, mis on adresseeritud mitmele projektis koostööd tegevale inimesele. Seda tehes on kogu rühmal sama teave ja võimalus näha kõiki selle teema kommentaare ja värskendusi.