PowerPoint est devenu, à lui seul, la meilleure application dont nous disposons pour créer des présentations de tout genre, que ce soit avec des images, des vidéos, de la musique, des graphiques interactifs... Tout ce qui vous vient à l'esprit est disponible dans PowerPoint, même si parfois certaines fonctions ne sont pas faciles à trouver.
Comme dit le proverbe : plus il y a de sucre, plus c'est sucré (mais pas plus sain). Ce dicton s'applique parfaitement aux présentations que nous créons via PowerPoint. Plus nous incluons d'images, de vidéos (s'il ne s'agit pas d'un lien externe) ou de fichiers audio, l'espace que le fichier résultant occupera aura une plus grande taille.
Si la présentation doit se faire en personne, l'espace occupé par le dossier final importe très peu, puisque qualité du contenu premium par dessus tout. Cependant, si nous devons partager le fichier avec d'autres personnes (comme des clients), nous ne pouvons pas vous présenter un fichier de 500 Mo via un lien vers un système de stockage en nuage. La seule option dans ces cas est de réduire la qualité du fichier en compressant le PowerPoint.
Quand on parle de compresser un PowerPoint, je ne parle pas d'utiliser une application de type Zip, qui oblige le destinataire à le décompresser (s'il sait comment), mais plutôt d'utiliser le méthode de compression native que Microsoft lui-même nous propose via PowerPoint, un système de compression qui se charge de réduire la taille finale.
Compresser un Powerpoint
PowerPoint nous propose trois options lors de la compression du fichier que nous avons créé, des options adaptées à l'utilisation et à la finalité que nous prévoyons d'en faire et la contenu qui comprend.
Si vous incluez des fichiers vidéo ou audio, PowerPoint nous proposera, dans le menu Fichier> Informations l'option Taille et performances du fichier multimédia. Si vous n'incluez aucun type de fichier vidéo ou audio, ce menu n'apparaîtra pas. Les trois options qu'il nous propose sont :
Options de compression PowerPoint
- Pleine HD (1080p). Cette option de compression nous permet de réduire la taille du fichier final en modifiant la résolution de la ou des vidéos que nous avons incluses jusqu'à 1080p tout en conservant la qualité audio.
- HD (720p). Dans cette deuxième option, la qualité vidéo est réduite à 720p, la qualité standard que l'on peut actuellement trouver sur YouTube sans aller plus loin.
- Norme (480p). Si nous voulons réduire au maximum la taille du fichier final, nous devons sélectionner Standard 480p, une option idéale si nous voulons partager le fichier résultant par e-mail.
Une fois que nous sommes clairs sur le type de compression que nous voulons utiliser, nous devons cliquer dessus pour lancer le processus de compression, compression qui n'affecte que la vidéo (et son audio correspondant) que nous avons ajoutée à la présentation. Dans ce cas, il s'agit d'une vidéo de 25 minutes à une résolution de 720p. Cette méthode de compression compresse également la taille des images, bien que cette option soit également disponible lorsque les vidéos ou les fichiers audio ne sont pas inclus.
Pour vous donner une idée de la réduction de taille que l'on peut obtenir, ci-dessous je vous montre les Résultats obtenus après la compression du fichier PowerPoint à l'aide des trois méthodes de compression. Le fichier d'archive initial, qui comprend une vidéo de 25 minutes à une résolution de 1080p, fait 393 Mo.
- Compresser le fichier PowerPoint avec une vidéo de 25 minutes à une résolution de 720 à l'aide du méthode de compression Full HD (1080p): 1.7 Mo. Pratiquement le même. Comme il s'agit d'une option pour réduire la résolution de la vidéo, et qu'elle est en résolution 720p, il n'augmentera pas sa taille pour l'adapter en 1080p, il s'agit de réduire l'espace qu'elle occupe, pas d'ajuster la résolution.
- Compresser le fichier PowerPoint avec une vidéo de 25 minutes à une résolution de 720 à l'aide du Méthode de compression HD (720p): 8 Mo. La vidéo est dans la même résolution que le format de compression que nous avons utilisé, donc la réduction que nous obtenons est également minime.
- Compresser le fichier PowerPoint avec une vidéo de 25 minutes à une résolution de 720 à l'aide du méthode de compression Standard (480p): 54 Mo. Bien que la compression ne soit pas très élevée, si la taille finale du fichier a été réduite.
Un aspect que nous devons prendre en compte lors de l'ajout de vidéos à des présentations PowerPoint est sa finalité : présentation bureautique, envoi par email... puisque selon sa finalité, on peut choisir de ajoutez les vidéos dans leur résolution d'origine ou utilisez la résolution la plus basse possible sans pour autant perdre en qualité de reproduction.
Compresser des images dans PowerPoint
Si la présentation que nous avons créée ne comprend que des images, l'option Taille et performances des fichiers multimédias ne sera pas affichée dans le menu Informations de PowerPoint, car seuls les vidéos et les audios sont considérés comme du contenu multimédia. En nous montrant cette option, PowerPoint nous oblige à utiliser la fonction spécifique disponible dans l'application pour réduire la taille des images afin de réduire la taille finale du fichier que nous avons créé.
Pour réduire la taille des images que nous avons incluses dans un fichier PowerPoint, nous devons effectuer les étapes suivantes :
- Tout d'abord, nous devons sélectionnez l'une des images qui font partie du fichier.
- Ensuite, nous allons, à l'intérieur de la bande, pour Largeur.
- Dans Largeur, sur le côté gauche, cliquez sur Compresser des images.
- Une boîte de dialogue apparaît alors avec l'option Appliquer uniquement cette image (Il faut décocher cette case pour que toutes les images du fichier soient compressées).
- Ensuite, nous devons établir la résolution que nous voulons que les images incluses conservent à partir des options suivantes
- Haute fidélité: préserve la qualité de l'image d'origine.
- HD- parfait pour les écrans de résolution HD
- Impresión: Qualité qui nous permettra d'imprimer les diapositives à une bonne résolution et s'affichera avec une excellente qualité sur n'importe quel écran.
- DÉVELOPPEMENT: Cette option est celle que nous devons sélectionner si nous allons faire la présentation via le Web ou via un projecteur.
- E-mail. Réduisez la taille du fichier au maximum pour pouvoir l'envoyer par email.
- Utiliser la résolution par défaut. Cette option préserve la résolution d'origine de toutes les images faisant partie de la présentation.
Une fois que nous avons établi le format que nous voulons que toutes les images de notre fichier offrent, nous devons enregistrer les modifications afin que nous puissions voir combien d'espace de fichier PowerPoint a été réduit.