Ajouter plusieurs lignes de signature dans Word, nous permettra de créer des documents structurés de manière à ce que toute modification apportée au fichier n'affecte pas le format. De plus, nous donnons au document une touche professionnelle.
Il est temps de commencer exploiter tout le potentiel que Word met à notre disposition et en oubliant d'appuyer sur la touche Entrée et la tabulatrice pour organiser les textes. Si vous souhaitez savoir comment ajouter une ou plusieurs lignes de signature dans Word, je vous invite à poursuivre la lecture.
Que sont les lignes de signature
Tout document établissant un engagement de deux ou plusieurs parties nécessite plusieurs signatures pour le confirmer. Pour préciser dès le départ quel espace est réservé à la signature, le mieux est d'ajouter une ligne de signature.
De cette façon, les personnes qui doivent signer le document ne demanderont pas où elles doivent signer. Bien que ce ne soit pas une question agaçante, lorsqu'il s'agit d'un engagement important, la nervosité peut nous jouer des tours.
Les lignes de signature ne sont rien de plus qu'une ligne horizontale qui est placée au-dessus du nom de la personne ou représente une entreprise qui doit signer le document.
La solution la plus simple consiste à utiliser plusieurs fois le caractère _ pour former une ligne. Cependant, selon la version de Word et les paramètres de Word, ces caractères peuvent ne pas se joindre automatiquement à la création d'une ligne.
Une autre solution consiste à écrire le nom de la personne qui doit signer le document à l'intérieur d'une cellule du tableau et à n'ajouter la bordure qu'en haut. Cependant, travailler avec des cellules indépendamment n'est pas un processus rapide et beaucoup moins facile.
La solution à ce problème consiste à utiliser la fonction que Microsoft nous propose directement dans Word. En cas de doute, avec Word, vous pouvez créer et formater des documents avec tout ce qui vous passe par la tête.
Comment ajouter une ligne de signature dans Word
Ajouter une ligne de signature, c'est Word, ce n'est pas juste mettre une simple ligne. Le nombre d'options que cette fonctionnalité met à notre disposition nous permet de donner à nos documents une touche professionnelle.
Si vous voulez savoir comment ajouter une ligne de signature dans Word, alors je vais vous montrer toutes les étapes à suivre :
- Tout d'abord, nous ouvrons le document où nous voulons ajouter la ligne de signature.
- Puis dans le ruban supérieur, cliquez sur Insérer.
- Ensuite, nous passons à la partie droite des options (je recommande d'ouvrir l'application en plein écran) et cliquez sur le bouton Ligne de signature.
- Ensuite, l'image ci-dessus sera affichée où nous devons remplir les cases que nous considérons:
- Signataire suggéré. Ici, nous devons écrire le nom de la personne qui va signer le document.
- Position du signataire. Dans cette section, nous devons préciser le poste de la personne qui signera le document.
- Adresse e-mail du signataire. Si nous ne connaissons pas l'adresse e-mail du signataire, nous pouvons la laisser vide.
- Instructions pour le signataire. Ici, nous pouvons ajouter les instructions que le signataire doit être une fois le document signé (excusez la redondance).
- Autoriser le signataire à ajouter des commentaires dans la boîte de dialogue Signer. Si nous cochons cette case, le signataire pourra ajouter un commentaire à côté de la signature en cas de signature du document via Word.
- Si nous voulons que la date à laquelle nous avons préparé le document soit affichée, nous devons cocher la case Afficher la date dans la ligne de signature.
- Enfin, cliquez sur accepter.
Comment ajouter plusieurs signatures de ligne dans Word
Le processus pour ajouter plus de lignes de signature est exactement le même que dans la section précédente. Chaque fois que nous cliquons sur cette option, nous devons remplir tous les champs demandés.
Comment signer des documents dans Word
Bien que le plus courant soit de signer des documents PDF via un appareil mobile, Word nous offre également cette possibilité, bien que d'une manière différente. Pour signer un document dans Word, nous devons numériser notre signature dans un fichier et insérer l'image dans la zone de signature.
Pour signer un document dans Word, nous devons effectuer les étapes que je vous montre ci-dessous :
- La première chose à faire est double-cliquez sur la case signature pour afficher l'image ci-dessus.
- Ce tableau nous invite à :
- Lire complètement le texte avant de le signer. C'est une recommandation qui ne fait jamais de mal mais que beaucoup de gens négligent.
- Utiliser la signature scannée que nous avons stocké sur notre appareil. Pour ce faire, nous devons cliquer sur le bouton Sélectionner une image et rechercher l'image que nous voulons utiliser.
- Ensuite, si nous voulons ajouter des informations supplémentaires du signataire, cliquez sur Détails.
- Modifier le code de signature. Le code de signature est associé au document que nous avons signé. S'il y a un changement dans le document, cette signature ne sera pas valide. Ceci est utilisé pour empêcher qu'un document soit modifié une fois qu'il a été signé. Nous pouvons utiliser un certificat numérique de la CNMT pour signer le document s'il s'agit d'un document lié à des organismes publics.
- Enfin, cliquez sur Signer.
Combien de lignes de signature puis-je ajouter ?
Que vous souhaitiez en ajouter un ou plusieurs lignes de signature dans word, la première chose que vous devez savoir est qu'il n'y a pas de limitation, au-delà de l'espace nécessaire pour mener à bien ce processus.
Selon le nombre de données que l'on veut inclure dans la ligne de signature, en règle générale, celle-ci occupe entre 6 et 8 lignes. La police utilisée dans les lignes de signature est le même que celui que nous utilisons dans le document.
Si l'espace que nous avons destiné à ajouter la signature est réduit, cette option s'adaptera à l'espace disponible sans changer le format que nous avons utilisé dans l'application.
Si malgré tout, elle reste trop grande, on peut cliquer sur la case signature et modifier sa taille arrêtez de l'agrandir ou de le réduire et adaptez-le à la taille disponible.
Comment modifier une ligne de signature
Word ne nous permet pas de modifier une ligne de signature une fois qu'elle est créée. La seule solution est supprimez-le et recréez-le. Compte tenu du fait que nous n'avons qu'à remplir deux lignes de texte, le processus n'est pas très laborieux et ne prend pas beaucoup de temps.