De nombreuses personnes utilisent quotidiennement le courrier électronique et ignorent la signification exacte des champs CC et CCO et comment les utiliser correctement. À de nombreuses reprises, ces options sont désactivées par défaut (c'est ce qui se passe, par exemple dans Gmail), mais que nous avons toujours à notre disposition et dont nous pouvons tirer un grand profit.
Ces options nous permettent de contrôler l'envoi des e-mails lorsqu'il y a plusieurs destinataires. Parfois, nous avons besoin de cacher certaines informations pour respecter la vie privée des personnes à qui nos messages sont destinés ou pour toute autre raison.
Définition de Cc et Bcc
Lorsque nous commençons à écrire un e-mail en haut de la fenêtre de message, quel que soit le programme que nous utilisons, deux champs principaux apparaissent : "Pour", où nous introduisons l'e-mail du destinataire, et "Affaire", où nous annonçons en quelques mots le contenu dudit message.
Parfois, ils ne sont pas si visibles, mais quelque part dans la boîte de message, nous verrons les boutons CC et BCC. Prêt à être activé quand nous en avons besoin. Pour bien les utiliser, il faut d'abord savoir exactement ce qu'ils signifient. Voici les définitions :
- CC (acronyme de "With Copy", et en anglais Carbon Copy). En utilisant cette option, nous pouvons envoyer des copies d'un e-mail à d'autres destinataires, en plus des principaux auxquels il est adressé. Les informations sont ouvertes, ce qui signifie que le nom des emails de tous les destinataires, aussi bien les principaux que ceux que nous avons copiés, sont visibles.
- CCO (acronyme de « With Hidden Copy », et en anglais BCC o Copie carbone invisible). Grâce à cette option, nous pourrons envoyer des copies d'un e-mail à d'autres destinataires, en plus des principaux, mais avec une copie privée. En d'autres termes, ni les mandants ni ceux qui vont dans la copie cachée ne pourront savoir à qui d'autre le message est envoyé.
CC et BCC dans Gmail
Plus ou moins tous les serveurs de messagerie utilisent le même système pour envoyer des copies, aveugles ou non. Sur certains, les boutons CC et Bcc sont affichés plus clairement que sur d'autres, mais leur fonctionnement est pratiquement identique. Pour illustrer la manière correcte d'utiliser ces options, nous avons choisi Gmail, car il s'agit du service de messagerie le plus utilisé au monde.
Lorsque nous appuyons sur le bouton "Rédiger" dans Gmail, la fenêtre que nous connaissons tous apparaît. Les options CC et BCC se trouvent, comme nous le montrons dans l'image ci-dessous, sur le côté droit, à la fin de la ligne "À":
Par défaut, les deux options sont désactivées. Pour les utiliser, il suffit d'aller avec le pointeur de la souris et de cliquer dessus. Les options peuvent être utilisées séparément ou ensemble, tout dépend de ce que nous voulons faire de notre message : CC pour un e-mail de masse ouvert ou BCC pour celui dans lequel nous ne voulons pas que les destinataires sachent qui d'autre a reçu cet e-mail.
Quand utiliser CC et BCC ?
Bien que tout utilisateur soit libre d'utiliser les options CC et BCC lors de l'envoi d'un e-mail, il est préférable de les utiliser en suivant les usages courants. Voyons quelques exemples pour les utiliser correctement :
En règle générale, CC est utilisé dans courriels internes d'une entreprise ou d'une organisation lorsqu'il est nécessaire de communiquer des nouvelles ou des informations concernant un groupe de personnes ou de travailleurs. Imaginons l'exemple d'une entreprise dans laquelle les horaires d'un service ont été réformés. Dans ce message informatif, le nom de l'e-mail de la personne responsable sera placé dans "À" puis, dans "CC", les e-mails de toutes les personnes qui travaillent dans ce département. Comme c'est un informations ouvertes, c'est le moyen le plus simple de le transmettre.
De son côté, l'utilisation de CCO permet d'autres types de communications, qui peuvent également être utilisées dans le domaine professionnel. Avec cette option, vous pouvez ajouter une personne à qui vous souhaitez informer que le message a été envoyé, mais dont vous souhaitez que l'identité reste cachée aux yeux des autres destinataires. En règle générale, Cci ne doit être utilisé que lorsque les contacts ne sont pas directement liés au fil de discussion et ils n'ont pas besoin de lire les réponses.
"Répondez à tout le monde"
Les options Cc et Cci sont également importantes pour répondre aux messages. Lorsque nous recevrons un message avec copie à plusieurs destinataires, nous verrons que nous avons la possibilité de "Répondez à tout le monde". Si nous l'utilisons, tous les e-mails inclus dans CC recevront notre réponse, mais pas ceux qui apparaissent dans BCC.
Un exemple de cas où cela peut être une option très utile : pour répondre à un e-mail adressé à plusieurs personnes qui collaborent sur un projet. Ce faisant, tout le groupe disposera des mêmes informations et aura la possibilité de voir tous les commentaires et mises à jour sur la question.