એવા ઘણા લોકો છે જેઓ દરરોજ ઈમેલનો ઉપયોગ કરે છે અને તેઓ ફીલ્ડના ચોક્કસ અર્થથી અજાણ છે Cc અને Bcc અને તેનો યોગ્ય ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો. ઘણા પ્રસંગોએ, આ વિકલ્પો મૂળભૂત રીતે નિષ્ક્રિય કરવામાં આવે છે (આ તે જ થાય છે, ઉદાહરણ તરીકે માં Gmail), પરંતુ તે હંમેશા અમારી પાસે હોય છે અને જેમાંથી અમે ઘણો લાભ લઈ શકીએ છીએ.
જ્યારે એક કરતાં વધુ પ્રાપ્તકર્તા હોય ત્યારે આ વિકલ્પો અમને ઈમેલ મોકલવાનું નિયંત્રણ કરવાની મંજૂરી આપે છે. કેટલીકવાર અમારે એવા લોકોની ગોપનીયતાનો આદર કરવા માટે અમુક માહિતી છુપાવવાની જરૂર પડે છે જેમના માટે અમારા સંદેશાઓનો હેતુ છે અથવા અન્ય કોઈ કારણસર.
Cc અને Bcc ની વ્યાખ્યા
જ્યારે આપણે મેસેજ વિન્ડોની ટોચ પર ઈમેલ લખવાનું શરૂ કરીએ છીએ, ત્યારે આપણે જે પણ પ્રોગ્રામનો ઉપયોગ કરીએ છીએ, તેમાં બે મુખ્ય ફીલ્ડ દેખાય છે: "માટે", જ્યાં અમે પ્રાપ્તકર્તાનો ઈમેઈલ દાખલ કરીએ છીએ, અને "અફેર", જ્યાં અમે થોડા શબ્દો સાથે કથિત સંદેશની સામગ્રીની જાહેરાત કરીએ છીએ.
કેટલીકવાર તેઓ એટલા દેખાતા નથી, પરંતુ સંદેશ બોક્સમાં ક્યાંક આપણે CC અને BCC બટનો જોશું. જ્યારે અમને તેની જરૂર હોય ત્યારે સક્રિય થવા માટે તૈયાર. તેનો સારી રીતે ઉપયોગ કરવા માટે, આપણે સૌ પ્રથમ તેનો અર્થ બરાબર જાણવો પડશે. આ વ્યાખ્યાઓ છે:
- CC ("વિથ કોપી" માટે ટૂંકું નામ અને અંગ્રેજીમાં નકલ). આ વિકલ્પનો ઉપયોગ કરીને અમે અન્ય પ્રાપ્તકર્તાઓને ઈમેઈલની નકલો મોકલી શકીએ છીએ, જેમાં તે સંબોધવામાં આવે છે તે મુખ્ય ઉપરાંત. માહિતી ખુલ્લી છે, જેનો અર્થ છે કે તમામ પ્રાપ્તકર્તાઓના ઇમેઇલ્સનાં નામ, બંને મુખ્ય અને અમે કૉપિ કર્યા છે, તે દૃશ્યમાન છે.
- સી.સી.ઓ. ("વિથ હિડન કોપી" માટે ટૂંકાક્ષર, અને અંગ્રેજીમાં બીસીસી o અંધ કાર્બન નકલ). આ વિકલ્પ દ્વારા, અમે અન્ય પ્રાપ્તકર્તાઓને ઇમેઇલની નકલો મોકલી શકીશું, મુખ્ય લોકો ઉપરાંત, પરંતુ ખાનગી નકલ સાથે. બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, ન તો પ્રિન્સિપાલ કે જેઓ બ્લાઇન્ડ કોપીમાં જાય છે તે જાણી શકશે નહીં કે સંદેશ કોને મોકલવામાં આવી રહ્યો છે.
Gmail માં CC અને BCC
વધુ કે ઓછા બધા ઇમેઇલ સર્વર નકલો મોકલવા માટે સમાન સિસ્ટમનો ઉપયોગ કરે છે, અંધ કે નહીં. કેટલાક પર, CC અને Bcc બટનો અન્ય કરતા વધુ સ્પષ્ટ રીતે પ્રદર્શિત થાય છે, પરંતુ તેમની કામગીરી વર્ચ્યુઅલ રીતે સમાન છે. આ વિકલ્પોનો ઉપયોગ કરવાની સાચી રીત સમજાવવા માટે, અમે Gmail પસંદ કર્યું છે, કારણ કે આ વિશ્વમાં સૌથી વધુ ઉપયોગમાં લેવાતી ઇમેઇલ સેવા છે.
જ્યારે આપણે બટન દબાવીએ છીએ "લખો" Gmail માં, આપણે બધા જાણીએ છીએ તે વિન્ડો દેખાય છે. CC અને BCC વિકલ્પો જોવા મળે છે, જેમ કે આપણે નીચેની ઇમેજમાં બતાવીએ છીએ, જમણી બાજુએ, "To" લાઇનના અંતે:
મૂળભૂત રીતે, બંને વિકલ્પો અક્ષમ છે. તેનો ઉપયોગ કરવા માટે આપણે ફક્ત માઉસ પોઇન્ટર સાથે જવું પડશે અને તેના પર ક્લિક કરવું પડશે. વિકલ્પોનો ઉપયોગ અલગથી અથવા એકસાથે થઈ શકે છે, તે બધું આપણે આપણા સંદેશ સાથે શું કરવા માંગીએ છીએ તેના પર નિર્ભર કરે છે: ઓપન માસ ઈમેઈલ માટે CC અથવા એક માટે BCC જેમાં અમે નથી ઈચ્છતા કે પ્રાપ્તકર્તાઓને તે ઈમેલ બીજા કોણે પ્રાપ્ત કર્યો છે.
CC અને BCC નો ઉપયોગ ક્યારે કરવો?
કોઈપણ વપરાશકર્તા ઈમેલ મોકલતી વખતે CC અને BCC વિકલ્પોનો ઉપયોગ કરવા માટે મુક્ત હોવા છતાં, સામાન્ય ઉપયોગોને અનુસરીને તેનો ઉપયોગ કરવો શ્રેષ્ઠ છે. ચાલો તેનો યોગ્ય રીતે ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તેના કેટલાક ઉદાહરણો જોઈએ:
સામાન્ય રીતે, CC નો ઉપયોગ થાય છે કંપની અથવા સંસ્થાના આંતરિક ઇમેઇલ્સ જ્યારે લોકો અથવા કામદારોના જૂથને લગતા કેટલાક સમાચાર અથવા માહિતીનો સંચાર કરવો જરૂરી હોય. ચાલો એવી કંપનીના ઉદાહરણની કલ્પના કરીએ જેમાં વિભાગના સમયપત્રકમાં સુધારો કરવામાં આવ્યો હોય. આ માહિતીપ્રદ સંદેશમાં, ઇન્ચાર્જ વ્યક્તિના ઇમેઇલનું નામ "ટુ" માં મૂકવામાં આવશે અને પછી, "CC" માં, તે વિભાગમાં કામ કરતા તમામ લોકોના ઇમેઇલ્સ મૂકવામાં આવશે. જેમ કે એ ખુલ્લી માહિતી, તેને પ્રસારિત કરવાની આ સૌથી સરળ રીત છે.
તેના ભાગ માટે, CCO નો ઉપયોગ અન્ય પ્રકારના સંચારને મંજૂરી આપે છે, જેનો ઉપયોગ વ્યાવસાયિક ક્ષેત્રમાં પણ થઈ શકે છે. આ વિકલ્પ દ્વારા તમે એવી વ્યક્તિને ઉમેરી શકો છો કે જેને તમે જણાવવા માંગો છો કે સંદેશ મોકલવામાં આવ્યો છે, પરંતુ જેની ઓળખ તમે અન્ય પ્રાપ્તકર્તાઓની નજરથી છૂપાવવા માંગો છો. સામાન્ય નિયમ તરીકે, Bcc નો જ ઉપયોગ કરવો જોઈએ જ્યારે સંપર્કો સીધા સંદેશ થ્રેડ સાથે સંબંધિત નથી અને તેમને જવાબો વાંચવાની જરૂર નથી.
"બધાને જવાબ આપો"
સંદેશાઓનો જવાબ આપતી વખતે Cc અને Bcc વિકલ્પો પણ મહત્વ ધરાવે છે. જ્યારે અમે કેટલાક પ્રાપ્તકર્તાઓને નકલ સાથેનો સંદેશ પ્રાપ્ત કરીએ છીએ, ત્યારે અમે જોશું કે અમારી પાસે વિકલ્પ છે "બધાને જવાબ આપો". જો આપણે તેનો ઉપયોગ કરીએ, તો CC માં સમાવિષ્ટ તમામ ઈમેઈલ અમારો પ્રતિભાવ પ્રાપ્ત કરશે, જો કે BCC માં દેખાતા નથી.
જ્યારે આ એક ખૂબ જ ઉપયોગી વિકલ્પ હોઈ શકે છે તેનું ઉદાહરણ: પ્રોજેક્ટ પર સહયોગ કરી રહેલા સંખ્યાબંધ લોકોને સંબોધવામાં આવેલ ઈમેલનો જવાબ આપવા માટે. આમ કરવાથી, સમગ્ર જૂથ પાસે સમાન માહિતી હશે અને મુદ્દા પરની તમામ ટિપ્પણીઓ અને અપડેટ્સ જોવાની તક મળશે.