ईमेल में CC और BCC क्या होता है?

ऐसे कई लोग हैं जो दैनिक आधार पर ईमेल का उपयोग करते हैं और फ़ील्ड्स के सटीक अर्थ से अनजान हैं सीसी और बीसीसी और उनका सही उपयोग कैसे करें। कई अवसरों पर, इन विकल्पों को डिफ़ॉल्ट रूप से निष्क्रिय कर दिया जाता है (ऐसा होता है, उदाहरण के लिए जीमेल), लेकिन यह हमेशा हमारे पास होता है और जिससे हम बहुत फायदा उठा सकते हैं।

एक से अधिक प्राप्तकर्ता होने पर ये विकल्प हमें ईमेल भेजने को नियंत्रित करने की अनुमति देते हैं। कभी-कभी हमें उन लोगों की गोपनीयता का सम्मान करने के लिए जिनके लिए हमारे संदेश अभिप्रेत हैं या किसी अन्य कारण से कुछ जानकारी छिपाने की आवश्यकता होती है।

Cc और Bcc की परिभाषा

जब हम संदेश विंडो के शीर्ष पर एक ईमेल लिखना शुरू करते हैं, तो हम जिस भी प्रोग्राम का उपयोग करते हैं, दो मुख्य क्षेत्र दिखाई देते हैं: "के लिए", जहां हम प्राप्तकर्ता का ईमेल पेश करते हैं, और "मामला", जहां हम कुछ शब्दों में उक्त संदेश की सामग्री की घोषणा करते हैं।

कभी-कभी ये इतने दिखाई नहीं देते हैं, लेकिन कहीं न कहीं मैसेज बॉक्स में हमें CC और BCC बटन दिखाई देंगे। जरूरत पड़ने पर सक्रिय होने के लिए तैयार। उनका अच्छी तरह से उपयोग करने के लिए, हमें सबसे पहले यह जानना होगा कि उनका क्या मतलब है। ये परिभाषाएँ हैं:

• CC ("प्रतिलिपि के साथ" के लिए संक्षिप्त रूप, और अंग्रेजी में कार्बन कॉपी). इस विकल्प का उपयोग करके हम मुख्य प्राप्तकर्ताओं के अलावा अन्य प्राप्तकर्ताओं को एक ईमेल की प्रतियां भेज सकते हैं जिन्हें यह संबोधित किया गया है। जानकारी खुली है, जिसका अर्थ है कि सभी प्राप्तकर्ताओं के ईमेल का नाम, दोनों मुख्य और जिन्हें हमने कॉपी किया है, दिखाई दे रहे हैं।
• सीसीओ ("हिडन कॉपी के साथ" और अंग्रेजी में संक्षिप्त शब्द बीसीसी o अंधी प्रतिलिपि). इस विकल्प के माध्यम से, हम मुख्य प्राप्तकर्ताओं के अलावा अन्य प्राप्तकर्ताओं को एक ईमेल की प्रतियां भेजने में सक्षम होंगे, लेकिन एक निजी प्रति के साथ। दूसरे शब्दों में, न तो प्रिंसिपल और न ही ब्लाइंड कॉपी में जाने वाले यह जान पाएंगे कि संदेश किसे भेजा जा रहा है।

जीमेल में सीसी और बीसीसी

कमोबेश सभी ईमेल सर्वर प्रतिलिपियाँ भेजने के लिए एक ही प्रणाली का उपयोग करते हैं, ब्लाइंड या नहीं। कुछ पर, सीसी और बीसीसी बटन दूसरों की तुलना में अधिक स्पष्ट रूप से प्रदर्शित होते हैं, लेकिन उनका संचालन वस्तुतः समान होता है। इन विकल्पों का उपयोग करने का सही तरीका बताने के लिए, हमने जीमेल को चुना है, क्योंकि यह दुनिया में सबसे ज्यादा इस्तेमाल की जाने वाली ईमेल सेवा है।

जब हम बटन दबाते हैं "लिखना" जीमेल में, हम सभी जानते हैं कि खिड़की दिखाई देती है। CC और BCC विकल्प पाए जाते हैं, जैसा कि हम नीचे दी गई छवि में, दाईं ओर, "टू" लाइन के अंत में दिखाते हैं:

डिफ़ॉल्ट रूप से, दोनों विकल्प अक्षम हैं। इनका उपयोग करने के लिए हमें केवल माउस पॉइंटर के साथ जाना होगा और उन पर क्लिक करना होगा। विकल्पों को अलग-अलग या एक साथ उपयोग किया जा सकता है, यह सब इस बात पर निर्भर करता है कि हम अपने संदेश के साथ क्या करना चाहते हैं: एक खुले सामूहिक ईमेल के लिए सीसी या एक के लिए बीसीसी जिसमें हम नहीं चाहते कि प्राप्तकर्ता यह जाने कि वह ईमेल किसे प्राप्त हुआ है।

सीसी और बीसीसी का उपयोग कब करें?

हालांकि कोई भी उपयोगकर्ता ईमेल भेजते समय सीसी और बीसीसी विकल्पों का उपयोग करने के लिए स्वतंत्र है, लेकिन सामान्य उपयोगों के बाद उनका उपयोग करना सबसे अच्छा है। आइए कुछ उदाहरण देखें कि उनका सही तरीके से उपयोग कैसे किया जाए:

आमतौर पर, सीसी में प्रयोग किया जाता है किसी कंपनी या संगठन के आंतरिक ईमेल जब किसी ऐसे समाचार या सूचना को संप्रेषित करना आवश्यक हो जो लोगों या श्रमिकों के समूह से संबंधित हो। आइए एक कंपनी के उदाहरण की कल्पना करें जिसमें एक विभाग के कार्यक्रम में सुधार किया गया है। इस सूचनात्मक संदेश में, प्रभारी व्यक्ति के ईमेल का नाम "टू" और फिर "सीसी" में उस विभाग में काम करने वाले सभी लोगों के ईमेल होंगे। जैसा कि ए है खुली जानकारी, यह इसे प्रसारित करने का सबसे सरल तरीका है।

इसके भाग के लिए, सीसीओ का उपयोग अन्य प्रकार के संचार की अनुमति देता है, जिसका उपयोग पेशेवर क्षेत्र में भी किया जा सकता है। इस विकल्प से आप उस व्यक्ति को जोड़ सकते हैं जिसे आप यह सूचित करना चाहते हैं कि संदेश भेज दिया गया है, लेकिन जिसकी पहचान आप अन्य प्राप्तकर्ताओं की नज़रों से छिपाए रखना चाहते हैं। एक सामान्य नियम के रूप में, बीसीसी का ही उपयोग किया जाना चाहिए जब संपर्क सीधे संदेश थ्रेड से संबंधित नहीं होते हैं और उन्हें उत्तर पढ़ने की आवश्यकता नहीं है।

"सबको जवाब दो"

संदेशों का जवाब देते समय Cc और Bcc विकल्प भी मायने रखते हैं। जब हम कई प्राप्तकर्ताओं को एक प्रति के साथ एक संदेश प्राप्त करते हैं, तो हम देखेंगे कि हमारे पास इसका विकल्प है "सबको जवाब दो". यदि हम इसका उपयोग करते हैं, तो सीसी में शामिल सभी ईमेल हमारी प्रतिक्रिया प्राप्त करेंगे, हालांकि वे नहीं जो बीसीसी में दिखाई देते हैं।

इसका एक उदाहरण जब यह एक बहुत ही उपयोगी विकल्प हो सकता है: एक परियोजना पर सहयोग कर रहे कई लोगों को संबोधित एक ईमेल का जवाब देने के लिए। ऐसा करने से, पूरे समूह के पास समान जानकारी होगी और इस मुद्दे पर सभी टिप्पणियों और अद्यतनों को देखने का अवसर होगा।