Mnogo je ljudi koji svakodnevno koriste e-poštu i nisu svjesni točnog značenja polja Cc i Bcc i kako ih ispravno koristiti. U mnogim su prilikama ove opcije deaktivirane prema zadanim postavkama (to se događa, na primjer u gmail), ali koje uvijek imamo na raspolaganju i od kojih možemo imati velike koristi.
Ove nam opcije omogućuju kontrolu slanja e-pošte kada postoji više od jednog primatelja. Ponekad moramo sakriti određene informacije kako bismo poštivali privatnost osoba kojima su naše poruke namijenjene ili iz bilo kojeg drugog razloga.
Definicija Cc i Bcc
Kada počnemo pisati e-mail na vrhu prozora s porukom, koji god program koristili, pojavljuju se dva glavna polja: "Za", gdje predstavljamo e-poštu primatelja, i "Afera", gdje u nekoliko riječi objavljujemo sadržaj navedene poruke.
Ponekad nisu tako vidljivi, ali negdje u okviru s porukom vidjet ćemo gumbe CC i BCC. Spreman za aktiviranje kada nam zatreba. Da bismo ih dobro koristili, prvo moramo znati što točno znače. Ovo su definicije:
- CC (akronim za "With Copy", i na engleskom Indigo kopija). Pomoću ove opcije možemo poslati kopije e-pošte drugim primateljima, osim glavnim primateljima kojima je adresirana. Podaci su otvoreni, što znači da su vidljivi nazivi mailova svih primatelja, kako onih glavnih tako i onih koje smo kopirali.
- CCO (akronim za «With Hidden Copy» i na engleskom BCC o Slijepa karbonska kopija). Putem ove opcije moći ćemo poslati kopije e-maila i drugim primateljima, osim glavnima, ali s privatnom kopijom. Drugim riječima, ni principali ni oni koji idu u slijepu kopiju neće moći znati kome je još poruka poslana.
CC i BCC u Gmailu
Više-manje svi poslužitelji e-pošte koriste isti sustav za slanje kopija, slijepo ili ne. Na nekima su tipke CC i Bcc jasnije prikazane nego na drugima, ali njihov rad je gotovo identičan. Kako bismo ilustrirali ispravan način korištenja ovih opcija, odabrali smo Gmail, jer je to najkorištenija usluga e-pošte na svijetu.
Kada pritisnemo tipku "Pisati" u Gmailu se pojavljuje prozor koji svi poznajemo. Opcije CC i BCC nalaze se, kao što je prikazano na slici ispod, s desne strane, na kraju retka "To":
Prema zadanim postavkama obje opcije su onemogućene. Da bismo ih koristili, jednostavno moramo ići pokazivačem miša i kliknuti na njih. Opcije se mogu koristiti odvojeno ili zajedno, sve ovisi o tome što želimo učiniti s našom porukom: CC za otvoreni masovni e-mail ili BCC za onaj u kojem ne želimo da primatelji znaju tko je još primio taj e-mail.
Kada koristiti Cc i Bcc?
Iako svaki korisnik može slobodno koristiti opcije CC i BCC prilikom slanja e-pošte, najbolje ih je koristiti prema uobičajenim načinima upotrebe. Pogledajmo nekoliko primjera kako ih pravilno koristiti:
CC se obično koristi u interne e-pošte tvrtke ili organizacije kada je potrebno priopćiti neku vijest ili informaciju koja se tiče skupine ljudi ili radnika. Zamislimo primjer tvrtke u kojoj je izvršena reforma rasporeda odjela. U ovoj informativnoj poruci ime e-pošte odgovorne osobe bit će stavljeno u "Prima", a zatim u "CC" e-mailovi svih ljudi koji rade u tom odjelu. Kao što je a otvorene informacije, to je najjednostavniji način prijenosa.
Sa svoje strane, korištenje CCO-a omogućuje druge vrste komunikacije, koje se također mogu koristiti u profesionalnom području. Ovom opcijom možete dodati osobu koju želite obavijestiti da je poruka poslana, ali čiji identitet želite da ostane skriven od očiju drugih primatelja. Kao opće pravilo, treba koristiti samo Bcc kada kontakti nisu izravno povezani s niti poruke i ne trebaju čitati odgovore.
"Odgovori svima"
Opcije Cc i Bcc također su važne kada odgovarate na poruke. Kada primimo poruku s kopijom za nekoliko primatelja, vidjet ćemo da imamo mogućnost "Odgovori svima". Ako ga koristimo, sve e-poruke uključene u CC će dobiti naš odgovor, ali ne i one koje se pojavljuju u BCC.
Primjer kada ovo može biti vrlo korisna opcija: odgovoriti na e-poštu upućenu određenom broju ljudi koji surađuju na projektu. Čineći to, cijela grupa će imati iste informacije i imat će priliku vidjeti sve komentare i ažuriranja o problemu.