Sokan vannak, akik napi rendszerességgel használnak e-mailt, és nincsenek tisztában a mezők pontos jelentésével Másolat és Titkos másolat és hogyan kell helyesen használni őket. Sokszor ezek az opciók alapértelmezés szerint deaktiválva vannak (ez történik pl Gmail), de ami mindig a rendelkezésünkre áll, és amiből nagy hasznot tudunk húzni.
Ezekkel az opciókkal szabályozhatjuk az e-mailek küldését, ha több címzett is van. Néha el kell rejtenünk bizonyos információkat, hogy tiszteletben tartsuk azoknak az embereknek a magánéletét, akiknek üzeneteinket szánjuk, vagy bármilyen más okból.
Másolat és titkos másolat definíciója
Amikor elkezdünk e-mailt írni az üzenetablak tetején, bármilyen programot is használunk, két fő mező jelenik meg: "mert", ahol bemutatjuk a címzett email címét, ill "Ügy", ahol néhány szóval közöljük az említett üzenet tartalmát.
Néha nem annyira láthatóak, de valahol az üzenetablakban látni fogjuk a CC és BCC gombokat. Készen áll az aktiválásra, amikor szükségünk van rá. Ahhoz, hogy jól használjuk őket, először is tudnunk kell, hogy pontosan mit jelentenek. Ezek a meghatározások:
- CC (a "másolattal" rövidítése és angolul Indigós másolat). Ezzel a lehetőséggel elküldhetjük az e-mail másolatát más címzetteknek is, a fő címzetteken kívül. Az információ nyitott, ami azt jelenti, hogy az összes címzett e-mailjének neve látható, mind a fő, mind az általunk kimásolt e-mailek neve.
- HÍRADÓ FŐNÖK (a „Rejtett másolattal” rövidítése és angolul BCC o Titkos másolat). Ezzel a lehetőséggel az e-mailek másolatait a fő címzetteken kívül más címzetteknek is el tudjuk küldeni, de privát másolattal. Más szóval, sem a megbízók, sem a vakpéldányban részt vevők nem tudhatják, kinek küldik még az üzenetet.
CC és BCC a Gmailben
Többé-kevésbé minden e-mail szerver ugyanazt a rendszert használja a másolatok küldésére, akár vak, akár nem. Egyes esetekben a CC és Bcc gombok tisztábban jelennek meg, mint másokon, de működésük gyakorlatilag azonos. A lehetőségek helyes használatának szemléltetésére a Gmailt választottuk, mivel ez a világ leggyakrabban használt e-mail szolgáltatása.
Amikor megnyomjuk a gombot "Ír" a Gmailben megjelenik az általunk ismert ablak. A CC és BCC opciók, ahogy az alábbi képen is látható, a jobb oldalon, a "Címzett" sor végén találhatók:
Alapértelmezés szerint mindkét lehetőség le van tiltva. Használatukhoz egyszerűen rá kell kattintanunk az egérmutatóval. A lehetőségek külön-külön vagy együtt is használhatók, minden attól függ, hogy mit akarunk kezdeni az üzenetünkkel: CC-t egy nyílt tömeges e-mailhez vagy BCC-t olyanhoz, amelyben nem akarjuk, hogy a címzettek tudják, kik kapták még az adott e-mailt.
Mikor használjunk CC-t és BCC-t?
Bár minden felhasználó szabadon használhatja a CC és BCC opciókat e-mail küldésekor, a legjobb, ha ezeket a szokásos használatot követően használja. Nézzünk néhány példát a helyes használatukra:
Általában a CC-t használják egy vállalat vagy szervezet belső e-mailjei amikor olyan híreket vagy információkat kell közölni, amelyek emberek vagy munkavállalók egy csoportját érintik. Képzeljünk el egy olyan cég példáját, amelyben egy részleg ütemtervét megreformálták. Ebben a tájékoztató üzenetben a felelős személy e-mail-címe a „Címzett” mezőbe kerül, majd a „CC” mezőbe az adott osztályon dolgozó összes személy e-mail-címe. Mivel ez a nyílt információ, ez a legegyszerűbb módja annak továbbításának.
A CCO használata a maga részéről más típusú kommunikációt tesz lehetővé, amely a szakmai területen is használható. Ezzel az opcióval felvehet egy személyt, akinek tájékoztatni szeretné az üzenet elküldését, de akinek személyazonosságát rejtve szeretné tartani a többi címzett szeme elől. Általános szabályként a Titkos másolatot csak akkor szabad használni amikor a névjegyek nem kapcsolódnak közvetlenül az üzenetszálhoz és nem kell elolvasniuk a válaszokat.
"Válaszoljon mindenkinek"
A Másolat és Titkos másolat opciók is számítanak az üzenetek megválaszolásakor. Ha több címzettnek is kapunk egy másolatot, látni fogjuk, hogy van rá lehetőségünk "Válaszoljon mindenkinek". Ha használjuk, akkor a CC-ben szereplő összes e-mail megkapja a válaszunkat, de a BCC-ben szereplők nem.
Példa arra, hogy mikor lehet ez nagyon hasznos lehetőség: válaszolni egy e-mailre, amelyet több személynek címeztek, akik együttműködnek egy projekten. Ezáltal az egész csoport ugyanazokkal az információkkal fog rendelkezni, és lehetősége lesz látni a témával kapcsolatos összes megjegyzést és frissítést.