Ci sono molte persone che usano quotidianamente la posta elettronica e non sono a conoscenza del significato esatto dei campi CC e CCO e come usarli correttamente. In molte occasioni, queste opzioni sono disattivate per impostazione predefinita (questo è ciò che accade, ad esempio in Gmail), ma che abbiamo sempre a nostra disposizione e da cui possiamo trarre grande vantaggio.
Queste opzioni ci permettono di controllare l'invio di email quando c'è più di un destinatario. A volte abbiamo bisogno di nascondere determinate informazioni per rispettare la privacy delle persone a cui sono destinati i nostri messaggi o per qualsiasi altro motivo.
Definizione di Cc e Bcc
Quando iniziamo a scrivere un'e-mail nella parte superiore della finestra del messaggio, qualunque sia il programma che utilizziamo, compaiono due campi principali: "Per", dove introduciamo l'email del destinatario, e "Affare", dove annunciamo con poche parole il contenuto di detto messaggio.
A volte non sono così visibili, ma da qualche parte nella finestra di messaggio vedremo i pulsanti CC e BCC. Pronto per essere attivato quando ne abbiamo bisogno. Per usarli bene, dobbiamo prima sapere esattamente cosa significano. Queste sono le definizioni:
- CC (acronimo di "With Copy", e in inglese Carbon Copy). Utilizzando questa opzione possiamo inviare copie di una mail ad altri destinatari, oltre a quelli principali a cui è indirizzata. Le informazioni sono aperte, il che significa che sono visibili i nomi delle email di tutti i destinatari, sia quelli principali che quelli che abbiamo copiato.
- CCO (acronimo di «With Hidden Copy», e in inglese BCC o Copia carbone cieco). Attraverso questa opzione potremo inviare copie di una mail ad altri destinatari, oltre a quelli principali, ma con copia privata. In altre parole, né i mandanti né coloro che vanno in copia nascosta potranno sapere a chi altro viene inviato il messaggio.
CC e BCC in Gmail
Più o meno tutti i server di posta utilizzano lo stesso sistema per l'invio di copie, alla cieca o meno. Su alcuni, i pulsanti CC e Bcc sono visualizzati più chiaramente che su altri, ma il loro funzionamento è praticamente identico. Per illustrare il modo corretto di utilizzare queste opzioni, abbiamo scelto Gmail, poiché questo è il servizio di posta elettronica più utilizzato al mondo.
Quando premiamo il pulsante "Scrivere" in Gmail appare la finestra che tutti conosciamo. Le opzioni CC e BCC si trovano, come mostriamo nell'immagine qui sotto, sul lato destro, alla fine della riga "A":
Per impostazione predefinita, entrambe le opzioni sono disabilitate. Per usarli dobbiamo semplicemente andare con il puntatore del mouse e fare clic su di essi. Le opzioni possono essere utilizzate separatamente o insieme, tutto dipende da cosa vogliamo fare con il nostro messaggio: CC per un'e-mail di massa aperta o BCC per una in cui non vogliamo che i destinatari sappiano chi altro ha ricevuto quell'e-mail.
Quando usare CC e BCC?
Sebbene qualsiasi utente sia libero di utilizzare le opzioni CC e BCC quando invia un'e-mail, è meglio utilizzarle seguendo gli usi comuni. Vediamo alcuni esempi di come utilizzarli correttamente:
Tipicamente, CC viene utilizzato in e-mail interne di un'azienda o di un'organizzazione quando è necessario comunicare notizie o informazioni che riguardano un gruppo di persone o lavoratori. Immaginiamo l'esempio di un'azienda in cui sono stati riformati gli orari di un reparto. In questo messaggio informativo verrà inserito in "A" il nome della mail del responsabile e poi, in "CC", le mail di tutte le persone che lavorano in quel reparto. Come è un informazioni aperte, questo è il modo più semplice per trasmetterlo.
Da parte sua, l'uso del CCO consente altri tipi di comunicazioni, utilizzabili anche in ambito professionale. Con questa opzione puoi aggiungere una persona a cui vuoi informare che il messaggio è stato inviato, ma la cui identità vuoi che rimanga nascosta agli occhi degli altri destinatari. Come regola generale, dovrebbe essere utilizzato solo Bcc quando i contatti non sono direttamente correlati al thread di messaggi e non hanno bisogno di leggere le risposte.
"Rispondi a tutti"
Le opzioni Cc e Ccn sono importanti anche quando si risponde ai messaggi. Quando riceviamo un messaggio con una copia a più destinatari, vedremo che abbiamo la possibilità di "Rispondi a tutti". Se lo usiamo, tutte le email incluse in CC riceveranno la nostra risposta, anche se non quelle che compaiono in BCC.
Un esempio di quando questa può essere un'opzione molto utile: per rispondere a una mail indirizzata a più persone che stanno collaborando a un progetto. Così facendo, tutto il gruppo avrà le stesse informazioni e avrà la possibilità di vedere tutti i commenti e gli aggiornamenti sulla questione.