ישנם אנשים רבים המשתמשים באימייל על בסיס יומי ואינם מודעים למשמעות המדויקת של השדות עותק ועותק מוסתר וכיצד להשתמש בהם נכון. בהזדמנויות רבות, אפשרויות אלה מושבתות כברירת מחדל (זה מה שקורה, למשל ב gmail), אבל שתמיד עומד לרשותנו וממנו נוכל לנצל מאוד.
אפשרויות אלו מאפשרות לנו לשלוט בשליחת מיילים כאשר יש יותר מנמען אחד. לפעמים אנחנו צריכים להסתיר מידע מסוים כדי לכבד את הפרטיות של האנשים שעבורם ההודעות שלנו מיועדות או מכל סיבה אחרת.
הגדרה של עותק ועותק מוסתר
כאשר אנו מתחילים לכתוב דוא"ל בראש חלון ההודעה, בכל תוכנית בה אנו משתמשים, מופיעים שני שדות עיקריים: "ל", שבו אנו מציגים את האימייל של הנמען, ו "פָּרָשָׁה", שם אנו מכריזים בכמה מילים על תוכן ההודעה האמורה.
לפעמים הם לא כל כך גלויים, אבל איפשהו בתיבת ההודעות נראה את הלחצנים CC ו-BCC. מוכן להפעלה כשאנחנו צריכים את זה. כדי להשתמש בהם היטב, ראשית עלינו לדעת בדיוק מה הם מתכוונים. אלו ההגדרות:
- CC (ראשי תיבות של "עם עותק", ובאנגלית עותק). באמצעות אפשרות זו נוכל לשלוח עותקים של מייל לנמענים נוספים, בנוסף לאלו העיקריים אליהם הוא ממוען. המידע פתוח, מה שאומר ששמות המיילים של כל הנמענים, גם הראשיים וגם אלו שהעתקנו, גלויים.
- CCO (ראשי תיבות של «With Hidden Copy», ובאנגלית BCC o עותק פחמן עיוור). דרך אפשרות זו נוכל לשלוח עותקים של מייל לנמענים נוספים, בנוסף לנמענים הראשיים, אך עם עותק פרטי. במילים אחרות, לא המנהלים ולא אלו שנכנסים בעותק העיוור לא יוכלו לדעת למי עוד נשלחת ההודעה.
CC ו-BCC ב-Gmail
פחות או יותר כל שרתי האימייל משתמשים באותה מערכת לשליחת עותקים, עיוורים או לא. בחלק מהלחצנים CC ו-Bcc מוצגים בצורה ברורה יותר מאשר באחרים, אך פעולתם כמעט זהה. כדי להמחיש את הדרך הנכונה להשתמש באפשרויות אלו, בחרנו בג'ימייל, מכיוון שזהו שירות המייל הנפוץ ביותר בעולם.
כאשר אנו לוחצים על הכפתור "לִכתוֹב" ב-Gmail מופיע החלון שכולנו מכירים. האפשרויות CC ו-BCC נמצאות, כפי שאנו מראים בתמונה למטה, בצד ימין, בסוף השורה "אל":
כברירת מחדל, שתי האפשרויות מושבתות. כדי להשתמש בהם אנחנו פשוט צריכים ללכת עם מצביע העכבר וללחוץ עליהם. ניתן להשתמש באפשרויות בנפרד או ביחד, הכל תלוי מה אנחנו רוצים לעשות עם ההודעה שלנו: CC עבור מייל פתוח המוני או BCC עבור אחד שבו אנחנו לא רוצים שהנמענים ידעו מי עוד קיבל את המייל הזה.
מתי להשתמש ב-CC וב-BCC?
למרות שכל משתמש חופשי להשתמש באפשרויות CC ו-BCC בעת שליחת אימייל, עדיף להשתמש בהן בעקבות שימושים נפוצים. בוא נראה כמה דוגמאות כיצד להשתמש בהם בצורה נכונה:
בדרך כלל, CC משמש ב אימיילים פנימיים של חברה או ארגון כאשר יש צורך להעביר חדשות או מידע הנוגעים לקבוצת אנשים או עובדים. בואו נדמיין את הדוגמה של חברה שבה בוצע רפורמה בלוחות הזמנים של מחלקה. בהודעה אינפורמטיבית זו, שם האימייל של האחראי ימוקם ב-"To" ולאחר מכן, ב-"CC", המיילים של כל האנשים שעובדים באותה מחלקה. כפי שהוא א מידע פתוח, זו הדרך הפשוטה ביותר לשדר אותו.
השימוש ב-CCO מאפשר מצידו סוגים אחרים של תקשורת, שניתן להשתמש בהם גם בתחום המקצועי. עם אפשרות זו תוכלו להוסיף אדם שאליו תרצו להודיע שההודעה נשלחה, אך את זהותו תרצו להישאר מוסתרת מעיני נמענים אחרים. ככלל, יש להשתמש בעותק מוסתר בלבד כאשר אנשי הקשר אינם קשורים ישירות לשרשור ההודעות והם לא צריכים לקרוא את התשובות.
"ענו לכולם"
אפשרויות העתק ועותק מוסתר חשובות גם בעת מענה להודעות. כאשר נקבל הודעה עם עותק למספר נמענים, נראה שיש לנו אפשרות של "ענו לכולם". אם נשתמש בו, כל המיילים הכלולים ב-CC יקבלו את תגובתנו, אם כי לא אלו המופיעים ב-BCC.
דוגמה למקרים שבהם זו יכולה להיות אפשרות שימושית מאוד: להשיב למייל הממוען למספר אנשים שמשתפים פעולה בפרויקט. על ידי כך, לכל הקבוצה יהיה אותו מידע ותהיה לו הזדמנות לראות את כל ההערות והעדכונים בנושא.