Ir daudzi cilvēki, kuri ikdienā izmanto e-pastu un nezina precīzu lauku nozīmi Kopija un Diskrētā kopija un kā tos pareizi lietot. Daudzos gadījumos šīs opcijas pēc noklusējuma tiek deaktivizētas (tā notiek, piemēram, Gmail), bet kas vienmēr ir mūsu rīcībā un no kā mēs varam gūt lielas priekšrocības.
Šīs opcijas ļauj mums kontrolēt e-pasta sūtīšanu, ja ir vairāki adresāti. Dažkārt mums ir jāslēpj noteikta informācija, lai ievērotu to cilvēku privātumu, kuriem ir paredzēti mūsu ziņojumi, vai kāda cita iemesla dēļ.
Cc un Bcc definīcija
Kad mēs sākam rakstīt e-pastu ziņojuma loga augšdaļā, neatkarīgi no izmantotās programmas tiek parādīti divi galvenie lauki: "Priekš", kur iepazīstinām ar adresāta e-pastu un "Lieta", kur ar dažiem vārdiem paziņojam minētā ziņojuma saturu.
Dažreiz tie nav tik redzami, bet kaut kur ziņojumu lodziņā mēs redzēsim pogas CC un BCC. Gatavs aktivizēšanai, kad tas ir nepieciešams. Lai tos pareizi izmantotu, mums vispirms precīzi jāzina, ko tie nozīmē. Šīs ir definīcijas:
- CC (akronīms vārdam "Ar kopiju" un angļu valodā Kopija). Izmantojot šo opciju, mēs varam nosūtīt e-pasta kopijas citiem adresātiem, papildus galvenajiem adresātiem, kuriem tas ir adresēts. Informācija ir atvērta, kas nozīmē, ka ir redzami visu adresātu, gan galveno, gan mūsu kopēto e-pastu nosaukumi.
- CCO (akronīms vārdam "Ar slēptu kopiju" un angļu valodā BCC o Blind Carbon Copy). Izmantojot šo opciju, mēs varēsim nosūtīt e-pasta kopijas citiem adresātiem, papildus galvenajiem, bet ar privātu kopiju. Citiem vārdiem sakot, ne direktori, ne tie, kas nonāk aklā kopijā, nevarēs zināt, kam vēl tiek nosūtīts ziņojums.
CC un BCC pakalpojumā Gmail
Vairāk vai mazāk visi e-pasta serveri kopiju nosūtīšanai izmanto vienu un to pašu sistēmu neatkarīgi no tā, vai tā ir akli vai ne. Dažos gadījumos pogas CC un Bcc ir redzamas skaidrāk nekā citās, taču to darbība ir praktiski identiska. Lai ilustrētu pareizo veidu, kā izmantot šīs opcijas, esam izvēlējušies Gmail, jo tas ir pasaulē visvairāk izmantotais e-pasta pakalpojums.
Kad mēs nospiežam pogu "Rakstīt" pakalpojumā Gmail tiek parādīts mums visiem zināmais logs. CC un BCC opcijas ir atrodamas, kā parādīts attēlā zemāk, labajā pusē, rindas "Kam" beigās:
Pēc noklusējuma abas opcijas ir atspējotas. Lai tos izmantotu, mums vienkārši jānospiež peles kursors un jānoklikšķina uz tiem. Opcijas var izmantot atsevišķi vai kopā, tas viss ir atkarīgs no tā, ko mēs vēlamies darīt ar savu ziņojumu: CC atvērtam masveida e-pastam vai BCC tādam, kurā mēs nevēlamies, lai adresāti zinātu, kas vēl ir saņēmis šo e-pastu.
Kad lietot CC un BCC?
Lai gan ikviens lietotājs, sūtot e-pastu, var brīvi izmantot CC un BCC opcijas, vislabāk ir tās izmantot pēc parastajiem lietojumiem. Apskatīsim dažus piemērus, kā tos pareizi lietot:
Parasti CC tiek izmantots uzņēmuma vai organizācijas iekšējie e-pasta ziņojumi kad ir jāpaziņo kādas ziņas vai informācija, kas attiecas uz cilvēku vai darbinieku grupu. Iedomāsimies piemēru ar uzņēmumu, kurā ir reformēti nodaļas grafiki. Šajā informatīvajā ziņojumā atbildīgās personas e-pasta vārds tiks ievietots sadaļā "Kam" un pēc tam "CC" - visu šajā nodaļā strādājošo cilvēku e-pasta adreses. Kā tas ir a atvērta informācija, tas ir vienkāršākais veids, kā to pārsūtīt.
Savukārt CCO izmantošana pieļauj cita veida sakarus, ko var izmantot arī profesionālajā jomā. Ar šo opciju var pievienot personu, kurai vēlaties informēt, ka ziņa ir nosūtīta, bet kuras identitāti vēlaties slēpt no citu adresātu acīm. Parasti Bcc ir jāizmanto tikai kad kontakti nav tieši saistīti ar ziņojuma pavedienu un viņiem nav jālasa atbildes.
"Atbildiet visiem"
Atbildot uz ziņojumiem, ir svarīgas arī opcijas Cc un Bcc. Kad saņemsim ziņojumu ar kopiju vairākiem adresātiem, mēs redzēsim, ka mums ir iespēja "Atbildiet visiem". Ja mēs to izmantosim, mūsu atbildi saņems visi e-pasta ziņojumi, kas iekļauti CC, taču ne tie, kas tiek rādīti BCC.
Piemērs, kad šī var būt ļoti noderīga iespēja: atbildēt uz e-pasta ziņojumu, kas adresēts vairākiem cilvēkiem, kuri sadarbojas projektā. To darot, visai grupai būs tāda pati informācija un iespēja redzēt visus komentārus un atjauninājumus par šo jautājumu.