Er zijn veel mensen die dagelijks e-mail gebruiken en niet op de hoogte zijn van de exacte betekenis van de velden CC en CCO en hoe ze correct te gebruiken. In veel gevallen zijn deze opties standaard uitgeschakeld (dit gebeurt bijvoorbeeld in Gmail), maar die we altijd tot onze beschikking hebben en waar we veel voordeel uit kunnen halen.
Met deze opties kunnen we het verzenden van e-mails regelen wanneer er meer dan één ontvanger is. Soms moeten we bepaalde informatie verbergen om de privacy te respecteren van de mensen voor wie onze berichten zijn bedoeld of om een andere reden.
Definitie van Cc en Bcc
Wanneer we beginnen met het schrijven van een e-mail boven aan het berichtenvenster, verschijnen er, welk programma we ook gebruiken, twee hoofdvelden: "Voor", waar we het e-mailadres van de ontvanger invoeren, en "Affaire", waar we met een paar woorden de inhoud van dat bericht aankondigen.
Soms zijn ze niet zo zichtbaar, maar ergens in het berichtenvenster zien we de CC- en BCC-knoppen. Klaar om te worden geactiveerd wanneer we het nodig hebben. Om ze goed te gebruiken, moeten we eerst precies weten wat ze betekenen. Dit zijn de definities:
- CC (afkorting voor "With Copy", en in het Engels Carbon Copy). Met deze optie kunnen we kopieën van een e-mail naar andere ontvangers sturen, naast de belangrijkste aan wie deze is gericht. De informatie is open, wat betekent dat de naam van de e-mails van alle ontvangers, zowel de belangrijkste als degene die we hebben gekopieerd, zichtbaar is.
- CCO (afkorting voor «With Hidden Copy», en in het Engels BCC o Blinde carbonkopie). Via deze optie kunnen we kopieën van een e-mail naar andere ontvangers sturen, naast de hoofdontvangers, maar met een privékopie. Met andere woorden, noch de opdrachtgevers, noch degenen die in de blinde kopie gaan, zullen kunnen weten naar wie het bericht nog meer wordt verzonden.
CC en BCC in Gmail
Vrijwel alle e-mailservers gebruiken hetzelfde systeem voor het verzenden van kopieën, blind of niet. Op sommige worden de CC- en Bcc-knoppen duidelijker weergegeven dan op andere, maar hun werking is vrijwel identiek. Om de juiste manier van gebruik van deze opties te illustreren, hebben we gekozen voor Gmail, aangezien dit de meest gebruikte e-mailservice ter wereld is.
Als we op de knop drukken "Schrijven" in Gmail verschijnt het venster dat we allemaal kennen. De CC- en BCC-opties bevinden zich, zoals we in de onderstaande afbeelding laten zien, aan de rechterkant, aan het einde van de "Aan"-regel:
Beide opties zijn standaard uitgeschakeld. Om ze te gebruiken, hoeven we alleen maar met de muisaanwijzer te gaan en erop te klikken. De opties kunnen afzonderlijk of samen worden gebruikt, het hangt allemaal af van wat we met ons bericht willen doen: CC voor een open massa-e-mail of BCC voor een e-mail waarvan we niet willen dat de ontvangers weten wie die e-mail nog meer heeft ontvangen.
Wanneer CC en BCC gebruiken?
Hoewel het elke gebruiker vrij staat om de CC- en BCC-opties te gebruiken bij het verzenden van een e-mail, is het het beste om ze volgens algemeen gebruik te gebruiken. Laten we enkele voorbeelden bekijken van hoe u ze correct kunt gebruiken:
Meestal wordt CC gebruikt in interne e-mails van een bedrijf of een organisatie wanneer het nodig is om nieuws of informatie over een groep mensen of werknemers te communiceren. Laten we ons het voorbeeld voorstellen van een bedrijf waarin de roosters van een afdeling zijn hervormd. In dit informatieve bericht wordt de naam van de e-mail van de verantwoordelijke geplaatst in "Aan" en vervolgens, in "CC", de e-mails van alle mensen die op die afdeling werken. Zoals het een is informatie openen, dit is de eenvoudigste manier om het te verzenden.
Het gebruik van CCO maakt op zijn beurt andere vormen van communicatie mogelijk, die ook in het professionele veld kunnen worden gebruikt. Met deze optie kunt u een persoon toevoegen aan wie u wilt laten weten dat het bericht is verzonden, maar wiens identiteit u verborgen wilt houden voor de ogen van andere ontvangers. Over het algemeen mag alleen Bcc worden gebruikt wanneer de contacten niet direct gerelateerd zijn aan de berichtenthread en ze hoeven de antwoorden niet te lezen.
"Antwoord iedereen"
De Cc- en Bcc-opties zijn ook van belang bij het beantwoorden van berichten. Wanneer we een bericht ontvangen met een kopie naar meerdere ontvangers, zullen we zien dat we de mogelijkheid hebben om "Antwoord iedereen". Als we het gebruiken, zullen alle e-mails in CC onze reactie ontvangen, hoewel niet die in BCC verschijnen.
Een voorbeeld van wanneer dit een zeer nuttige optie kan zijn: om een e-mail te beantwoorden die gericht is aan een aantal mensen die samenwerken aan een project. Door dit te doen, heeft de hele groep dezelfde informatie en krijgt ze de kans om alle opmerkingen en updates over het probleem te zien.