Det er mange mennesker som bruker e-post daglig og er uvitende om den nøyaktige betydningen av feltene CC og CCO og hvordan du bruker dem riktig. Ved mange anledninger er disse alternativene deaktivert som standard (dette er hva som skjer, for eksempel i Gmail), men som vi alltid har til rådighet og som vi kan dra stor nytte av.
Disse alternativene lar oss kontrollere sendingen av e-poster når det er mer enn én mottaker. Noen ganger må vi skjule viss informasjon for å respektere personvernet til personene som meldingene våre er ment for eller av andre grunner.
Definisjon av Cc og Bcc
Når vi begynner å skrive en e-post øverst i meldingsvinduet, uansett hvilket program vi bruker, vises to hovedfelt: "Til", hvor vi introduserer mottakerens e-post, og "Sak", hvor vi med noen få ord kunngjør innholdet i nevnte melding.
Noen ganger er de ikke så synlige, men et sted i meldingsboksen vil vi se CC- og BCC-knappene. Klar til å aktiveres når vi trenger det. For å bruke dem godt, må vi først vite nøyaktig hva de betyr. Dette er definisjonene:
- CC (akronym for "With Copy", og på engelsk Carbon Copy). Ved å bruke dette alternativet kan vi sende kopier av en e-post til andre mottakere, i tillegg til de viktigste som den er adressert til. Informasjonen er åpen, noe som betyr at navnet på e-postene til alle mottakerne, både de viktigste og de vi har kopiert, er synlige.
- CCO (akronym for «With Hidden Copy», og på engelsk BCC o Blindkarbonkopi). Gjennom dette alternativet vil vi kunne sende kopier av en e-post til andre mottakere, i tillegg til de viktigste, men med en privat kopi. Med andre ord vil verken rektorene eller de som går i blindeksemplaret kunne vite hvem andre meldingen sendes til.
CC og BCC i Gmail
Mer eller mindre alle e-postservere bruker samme system for å sende kopier, blinde eller ikke. På noen vises CC- og Bcc-knappene tydeligere enn på andre, men funksjonen deres er praktisk talt identisk. For å illustrere den riktige måten å bruke disse alternativene på, har vi valgt Gmail, siden dette er den mest brukte e-posttjenesten i verden.
Når vi trykker på knappen "Skrive" i Gmail vises vinduet vi alle kjenner. Alternativene CC og BCC finnes, som vi viser i bildet nedenfor, på høyre side, på slutten av "Til"-linjen:
Som standard er begge alternativene deaktivert. For å bruke dem må vi ganske enkelt gå med musepekeren og klikke på dem. Alternativene kan brukes separat eller sammen, alt avhenger av hva vi ønsker å gjøre med meldingen vår: CC for en åpen masse-e-post eller BCC for en der vi ikke vil at mottakerne skal vite hvem andre som har mottatt den e-posten.
Når skal du bruke CC og BCC?
Selv om enhver bruker står fritt til å bruke CC- og BCC-alternativene når de sender en e-post, er det best å bruke dem etter vanlig bruk. La oss se noen eksempler på hvordan du bruker dem riktig:
Vanligvis brukes CC i interne e-poster fra et selskap eller en organisasjon når det er nødvendig å formidle noen nyheter eller informasjon som angår en gruppe mennesker eller arbeidere. La oss forestille oss eksempelet på et selskap der timeplanene til en avdeling har blitt reformert. I denne informative meldingen vil navnet på e-posten til den ansvarlige bli plassert i "Til" og deretter, i "CC", e-postene til alle personene som jobber i den avdelingen. Som det er en åpen informasjon, dette er den enkleste måten å overføre den på.
På sin side tillater bruken av CCO andre typer kommunikasjon, som også kan brukes i det profesjonelle feltet. Med dette alternativet kan du legge til en person som du vil informere om at meldingen er sendt, men hvis identitet du ønsker skal forbli skjult for øynene til andre mottakere. Som en generell regel skal Bcc kun brukes når kontaktene ikke er direkte relatert til meldingstråden og de trenger ikke å lese svarene.
"Svar alle"
Alternativene Kopi og Blindkopi har også betydning når du svarer på meldinger. Når vi mottar en melding med kopi til flere mottakere vil vi se at vi har muligheten til "Svar alle". Hvis vi bruker det, vil alle e-postene som er inkludert i CC motta vårt svar, men ikke de som vises i BCC.
Et eksempel på når dette kan være et veldig nyttig alternativ: å svare på en e-post adressert til en rekke personer som samarbeider om et prosjekt. Ved å gjøre det vil hele gruppen ha den samme informasjonen og få muligheten til å se alle kommentarer og oppdateringer om saken.