PowerPoint har blitt, på egen hånd, den beste applikasjonen vi har til rådighet for lage presentasjoner av noe slag, enten med bilder, videoer, musikk, interaktiv grafikk ... Alt som kommer opp i tankene er tilgjengelig i PowerPoint, selv om noen funksjoner noen ganger ikke er enkle å finne.
Som ordtaket sier: Jo mer sukker, jo søtere (men ikke sunnere). Dette ordtaket gjelder perfekt for presentasjonene vi lager gjennom PowerPoint. Jo flere bilder, videoer (hvis det ikke er en ekstern lenke) eller lydfiler vi inkluderer, plassen den resulterende filen vil oppta vil ha en større størrelse.
Hvis presentasjonen skal gjøres personlig, har plassen som er opptatt av den endelige filen veldig viktig, siden premium kvalitet på innhold fremfor alt. Men hvis vi må dele filen med andre mennesker (for eksempel klienter), kan vi ikke presentere en 500 MB fil for deg via en lenke til et skylagringssystem. Det eneste alternativet i disse tilfellene er å redusere kvaliteten på filen ved å komprimere PowerPoint.
Når vi snakker om komprimering av PowerPoint, snakker jeg ikke om å bruke et Zip-program, som tvinger mottakeren til å dekomprimere det (hvis de vet hvordan), men heller bruke innfødt komprimeringsmetode at Microsoft selv tilbyr oss gjennom PowerPoint, et komprimeringssystem som er ansvarlig for å redusere den endelige størrelsen.
Komprimer et Powerpoint
PowerPoint tilbyr oss tre alternativer når vi komprimerer filen vi har opprettet, alternativer som er tilpasset bruken og formålet vi planlegger å gjøre med den og innhold som inkluderer.
Hvis du inkluderer noen video- eller lydfiler, vil PowerPoint tilby oss innen menyen Fil> Informasjon alternativet Mediefilens størrelse og ytelse. Hvis du ikke inkluderer noen form for video- eller lydfil, vil denne menyen ikke vises. De tre alternativene det tilbyr oss er:
PowerPoint-komprimeringsalternativer
- Full HD (1080p). Dette komprimeringsalternativet lar oss redusere den endelige filstørrelsen ved å endre oppløsningen til videoen eller videoene vi har inkludert, opptil 1080p, samtidig som lydkvaliteten opprettholdes.
- HD (720p). I dette andre alternativet reduseres videokvaliteten til 720p, standardkvaliteten som vi for øyeblikket kan finne på YouTube uten å gå lenger.
- Standard (480p). Hvis vi vil redusere den endelige filstørrelsen til det maksimale, må vi velge Standard 480p, et ideelt alternativ hvis vi vil dele den resulterende filen via e-post.
Når vi er klar over hvilken type komprimering vi vil bruke, må vi klikke på den for å starte komprimeringsprosessen, komprimering som bare påvirker videoen (og dens tilsvarende lyd) som vi har lagt til presentasjonen. I dette tilfellet er det en 25-minutters video i 720p-oppløsning. Denne komprimeringsmetoden komprimerer også størrelsen på bildene, selv om dette alternativet også er tilgjengelig når videoer eller lydfiler ikke er inkludert.
For å gi deg en ide om størrelsesreduksjonen vi kan få, nedenfor viser jeg deg Resultater oppnådd etter komprimering av PowerPoint-filen ved hjelp av alle tre komprimeringsmetodene. Den opprinnelige arkivfilen, som inkluderer en 25-minutters video i 1080p-oppløsning, er 393 MB.
- Komprimerer PowerPoint-filen med en 25-minutters video i 720-oppløsning ved hjelp av komprimeringsmetode Full HD (1080p): 1.7 MB. Praktisk talt det samme. Siden det er et alternativ å redusere oppløsningen til videoen, og den er i 720p-oppløsning, vil den ikke øke størrelsen for å tilpasse den til 1080p, det handler om å redusere plassen den tar, ikke justere oppløsningen.
- Komprimerer PowerPoint-filen med en 25-minutters video i 720-oppløsning ved hjelp av HD-komprimeringsmetode (720p): 8 MB. Videoen har samme oppløsning som komprimeringsformatet vi har brukt, så reduksjonen vi oppnår er også minimal.
- Komprimerer PowerPoint-filen med en 25-minutters video i 720-oppløsning ved hjelp av komprimeringsmetode Standard (480p): 54 MB. Selv om komprimeringen ikke er veldig høy, hvis den endelige størrelsen på filen har blitt redusert.
Et aspekt som vi må ta i betraktning når vi legger til videoer i PowerPoint-presentasjoner, er formålet: kontorpresentasjon, sending via e-post ... siden avhengig av formålet, kan vi velge å legge til videoer i den opprinnelige oppløsningen eller bruke lavest mulig oppløsning uten derved å miste reproduksjonskvaliteten.
Komprimer bilder i PowerPoint
Hvis presentasjonen vi har laget inkluderer bare bilder, vil alternativet Størrelse og ytelse for multimediefiler ikke vises i Informasjonsmenyen i PowerPoint, siden bare videoer og lyd blir betraktet som multimediainnhold. Ved å vise oss dette alternativet tvinger PowerPoint oss til å bruke den spesifikke funksjonen som er tilgjengelig i applikasjonen for å redusere størrelsen på bildene for å redusere den endelige størrelsen på filen vi har opprettet.
For å redusere størrelsen på bildene vi har tatt med i en PowerPoint-fil, må vi utføre følgende trinn:
- Først må vi velg et av bildene som er en del av filen.
- Deretter går vi inn i båndet til Format.
- Innenfor Format, på venstre side, klikk på Komprimer bilder.
- En dialogboks vises med alternativet Bruk bare dette bildet (Vi må fjerne merket i denne boksen slik at alle bildene i filen er komprimert).
- Deretter må vi fastslå hvilken oppløsning vi vil at de inkluderte bildene skal bevare fra følgende alternativer
- High Fidelity: Bevarer kvaliteten på det originale bildet.
- HD- perfekt for HD-oppløsningsskjermbilder
- Skriv ut: Kvalitet som gjør at vi kan skrive ut lysbildene med god oppløsning og vil vises med utmerket kvalitet på hvilken som helst skjerm.
- web: Dette alternativet er det vi må velge hvis vi skal lage presentasjonen via nettet eller gjennom en projektor.
- elektronisk post. Reduser filstørrelsen til det maksimale for å kunne sende den via e-post.
- Bruk standardoppløsningen. Dette alternativet bevarer den opprinnelige oppløsningen på alle bildene som er en del av presentasjonen.
Når vi har etablert formatet som vi vil at alle bildene i filen vår skal tilby, må vi lagre endringer slik at vi kan se hvor mye PowerPoint-filplass som er redusert.