Jest wiele osób, które codziennie korzystają z poczty e-mail i nie są świadome dokładnego znaczenia pól CC i CCO i jak prawidłowo z nich korzystać. W wielu przypadkach opcje te są domyślnie wyłączone (tak dzieje się np gmail), ale które zawsze mamy do dyspozycji i z których możemy czerpać ogromne korzyści.
Te opcje pozwalają nam kontrolować wysyłanie wiadomości e-mail, gdy jest więcej niż jeden odbiorca. Czasami musimy ukryć pewne informacje, aby uszanować prywatność osób, do których kierowane są nasze wiadomości lub z jakiegokolwiek innego powodu.
Definicja Cc i Bcc
Kiedy zaczynamy pisać wiadomość e-mail u góry okna wiadomości, niezależnie od używanego programu, pojawiają się dwa główne pola: "Do", gdzie wprowadzamy adres e-mail odbiorcy i "Romans", gdzie w kilku słowach ogłaszamy treść wspomnianej wiadomości.
Czasami nie są one aż tak widoczne, ale gdzieś w oknie komunikatu zobaczymy przyciski CC i BCC. Gotowy do aktywacji, kiedy tego potrzebujemy. Aby dobrze ich używać, najpierw musimy dokładnie wiedzieć, co one oznaczają. Oto definicje:
- CC (skrót od „With Copy” oraz w języku angielskim Carbon Copy). Korzystając z tej opcji możemy wysłać kopie wiadomości e-mail do innych odbiorców, poza głównymi, do których jest adresowana. Informacja jest jawna, co oznacza, że widoczne są nazwy e-maili wszystkich odbiorców, zarówno tych głównych, jak i tych, które skopiowaliśmy.
- CCO (skrót od „With Hidden Copy” i w języku angielskim BCC o Ślepa kopia węglowa). Dzięki tej opcji będziemy mogli wysłać kopie wiadomości e-mail do innych odbiorców, oprócz głównych, ale z kopią prywatną. Innymi słowy, ani zleceniodawca, ani ci, którzy przejdą w ukrytą kopię, nie będą mogli wiedzieć, do kogo jeszcze jest wysyłana wiadomość.
DW i UDW w Gmailu
Mniej więcej wszystkie serwery pocztowe używają tego samego systemu do wysyłania kopii, w ciemno lub nie. Na niektórych przyciski CC i Bcc są wyświetlane wyraźniej niż na innych, ale ich działanie jest praktycznie identyczne. Aby zilustrować prawidłowy sposób korzystania z tych opcji, wybraliśmy Gmaila, ponieważ jest to najczęściej używana usługa poczty e-mail na świecie.
Kiedy naciskamy przycisk "Pisać" w Gmailu pojawia się okno, które wszyscy znamy. Opcje CC i BCC znajdują się, jak pokazano na poniższym obrazku, po prawej stronie, na końcu wiersza „Do”:
Domyślnie obie opcje są wyłączone. Aby z nich skorzystać, wystarczy najechać wskaźnikiem myszy i kliknąć je. Z opcji można korzystać osobno lub razem, wszystko zależy od tego, co chcemy zrobić z naszą wiadomością: CC dla otwartej wiadomości masowej lub BCC dla takiej, w której nie chcemy, aby odbiorcy wiedzieli, kto jeszcze otrzymał tę wiadomość.
Kiedy używać CC i BCC?
Chociaż każdy użytkownik może swobodnie korzystać z opcji DW i UDW podczas wysyłania wiadomości e-mail, najlepiej jest z nich korzystać zgodnie z typowymi zastosowaniami. Zobaczmy kilka przykładów prawidłowego ich użycia:
Zazwyczaj CC jest używany w wewnętrzne wiadomości e-mail firmy lub organizacji gdy konieczne jest przekazanie wiadomości lub informacji dotyczących grupy osób lub pracowników. Wyobraźmy sobie przykład firmy, w której zreformowano harmonogramy działu. W tej wiadomości informacyjnej imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej zostanie umieszczone w polu „Do”, a następnie w polu „DW” zostaną umieszczone adresy e-mail wszystkich osób pracujących w tym dziale. Jak to jest otwarte informacje, jest to najprostszy sposób na przesłanie go.
Ze swojej strony korzystanie z CCO umożliwia inne rodzaje komunikacji, które mogą być również wykorzystywane w dziedzinie zawodowej. Za pomocą tej opcji możesz dodać osobę, której chcesz poinformować, że wiadomość została wysłana, ale której tożsamość chcesz ukryć przed oczami innych odbiorców. Zasadniczo należy używać tylko UDW gdy kontakty nie są bezpośrednio związane z wątkiem wiadomości i nie muszą czytać odpowiedzi.
„Odpowiedz wszystkim”
Opcje DW i UDW mają również znaczenie podczas odpowiadania na wiadomości. Kiedy otrzymamy wiadomość z kopią do kilku odbiorców, zobaczymy, że mamy opcję „Odpowiedz wszystkim”. Jeśli z niej skorzystamy, to wszystkie maile zawarte w CC otrzymają naszą odpowiedź, choć nie te, które pojawiają się w BCC.
Przykład sytuacji, w których może to być bardzo przydatna opcja: odpowiadanie na wiadomość e-mail zaadresowaną do wielu osób współpracujących przy projekcie. W ten sposób cała grupa będzie miała te same informacje i będzie miała możliwość zobaczenia wszystkich komentarzy i aktualizacji dotyczących problemu.