Jak utworzyć folder w Gmailu

Wśród wielu praktycznych narzędzi, które nam oferuje gmail foldery odgrywają znaczącą rolę. Dzięki nim łatwiej jest organizować nasze e-maile i klasyfikować różne wiadomości. Zobaczymy jak utworzyć folder w Gmailu i wszystkie korzyści, które osiągniemy, jeśli będziemy je właściwie wykorzystywać.

Warto poświęcić trochę czasu na uporządkowanie naszej poczty, a nie tylko po to Pracuj lepiej z nimi i mam sprawniejszy dostęp do informacji oszczędzają, ale także aby uzyskać wyraźniejszy i czystszy widok, gdy otwieramy ekran naszego e-maila.

W ten sposób konieczne będzie tworzenie nowych folderów, poprawna ich nazwa, a przede wszystkim używaj ich dobrze. Oznacza to, że zapisz e-maile, które otrzymujemy, w odpowiednim folderze. Jeśli będziemy minimalnie metodyczni, unikniemy popadnięcia w poprzedni chaos.

Etykiety Gmaila

Istnieje różnica między systemem organizacji folderów Gmaila a systemami innych menedżerów poczty e-mail. Właściwie to prosta kwestia nazywania: nie nazywasz ich folderami, ale tagi.

Folder (lub etykieta, w przypadku Gmaila) to przestrzeń przeznaczona do przechowywania i organizowania określonych typów informacji w systemie komputerowym. Etykiety Gmaila są sposobem na Oznaczaj e-maile i grupuj je według tematu.

System tagów okazuje się znacznie bardziej praktyczny niż system folderów, ponieważ pozwala nam przypisać wiele etykiet do tego samego e-maila. Foldery używane przez innych menedżerów poczty e-mail nie pozwalają na taką elastyczność. Aby umieścić w nich wiadomość w dwóch folderach, należałoby utworzyć kilka kopii tej samej wiadomości, a następnie zapisać je w każdym z folderów utworzonych dla każdego tematu. Krótko mówiąc, tagi pozwalają na wydajniejszy system klasyfikacji i sprawniejszy tryb wyszukiwania.

Utwórz folder Gmail (lub etykietę Gmail)

Po wyjaśnieniu różnicy między folderami i etykietami, a także przewagach jednej nad drugą, nadszedł czas, aby wyjaśnić, jak pracować z tymi ostatnimi. Ale ponieważ oba terminy są często używane jako synonimy, tutaj będziemy mówić zamiennie o utwórz folder w Gmailu lub utwórz etykietę w Gmailu.

Możemy to zrobić z dowolnego urządzenia, chociaż komputer jest chyba tym, z czego korzysta się najczęściej, zwłaszcza gdy poczta e-mail jest wykorzystywana do celów zawodowych. Oto kroki, które należy wykonać:

Najpierw uzyskujemy dostęp do naszego e-maila. Na ekranie głównym przechodzimy do lewej kolumny, gdzie wyświetlana jest lista domyślnych etykiet (społecznościowe, powiadomienia, fora, promocje). Tam musisz przewinąć w dół i wybrać opcję "Plus". Tam, jak pokazano na powyższym zrzucie ekranu, musimy kliknąć opcję „nowy tag”.

Następnie otworzy się okienko, w którym wpisujemy nazwę nowej etykiety oraz lokalizację, do której chcemy ją przypisać. Tak właściwie, zagnieżdżone tagi to inny sposób powiedzenia „utwórz podtagi lub podfoldery”. Korzystając z tej opcji, nowa utworzona etykieta jest klasyfikowana w ramach innej wyższej etykiety lub kategorii.

Następnie klikamy "Stwórz". Wreszcie, gdy etykieta jest już aktywowana, pozostaje tylko wybrać e-maile, które chcemy nią oznaczyć.

Na koniec, jeśli chcemy zobaczyć wszystkie e-maile przypisane do określonej etykiety, musimy przejść do lewej kolumny i przeszukać listę pod kątem danej etykiety (być może trzeba będzie kliknąć przycisk „Więcej”, aby ją zobaczyć). Możemy również zobaczyć etykiety obok tematu wiadomości e-mail w różnych zasobnikach.

Sztuczki, jak korzystać z etykiet Gmaila

Oto kilka wskazówek, które pomogą nam efektywniej organizować etykiety w Gmailu i zarządzać nimi:

kolorowe etykiety

Przypisanie różnych kolorów do każdej etykiety jest bardzo wizualny i prosty sposób na łatwą identyfikację naszych e-maili. Na przykład wielu użytkowników używa koloru czerwonego do oznaczania priorytetowych lub pilnych wiadomości e-mail.

Aby dodać określony kolor do etykiety, wykonaj następujące kroki:

1. Najpierw najedziemy kursorem na lewą etykietę paska bocznego.
2. Następnie klikamy na ikona trzypunktowa wyświetlane obok nazwy znacznika.
3. Wybieramy „Kolor etykiety” w menu i wybierz jeden z kolorów z listy lub wybierz opcję "Dodaj kolor niestandardowy".

Zmień nazwy tagów

Jeśli chcemy zmienić nazwę etykiety, kroki, które należy wykonać, są podobne do tych z poprzedniej sekcji:

1. Klikamy na ikona trzypunktowa obok nazwy tagu na lewym pasku bocznym.
2. Następnie wybieramy opcję "Edytować" i napisz nową nazwę dla swojego tagu.
3. Ta nazwa zostanie automatycznie zastosowana do wszystkich e-maili oznaczonych tą etykietą.

zagnieżdżone tagi

Powiedzieliśmy powyżej, że Gmail oferuje nam możliwość ustanowienia pewnej hierarchii w swoim systemie etykiet z opcją „zagnieżdżania”. W ten sposób mogą: tworzyć etykiety i podetykiety na różnych poziomach. To bardzo praktyczna funkcja. Wyobraź sobie prosty przykład: górny tag o nazwie „faktury”, który może zawierać inne zagnieżdżone tagi odpowiadające każdemu miesiącowi w roku, każdemu klientowi itp.

Oto jak tworzyć podetykiety lub etykiety zagnieżdżone w Gmailu:

1. Ponownie przechodzimy do etykiety i klikamy ikona trzypunktowa obok nazwy tagu.
2. W pojawiających się opcjach wybieramy „Dodaj etykietę podrzędną”.
3. W oknie, które się pojawi, opcja „Zagnieźdź tag w”. W rozwijanym menu na dole możesz wybrać inne lokalizacje.

Automatycznie przypisuj etykiety do nowych wiadomości

Jest to bardzo praktyczna funkcja, dzięki której możesz zautomatyzować część pracy związanej z porządkowaniem i klasyfikowaniem swoich e-maili. Aby z niego skorzystać, korzystamy z pomocy filtry Gmaila. Chodzi o to, aby skonfigurować filtr, aby otrzymane wiadomości e-mail spełniające określone kryteria automatycznie otrzymywały określoną etykietę.

Etapy są następujące:

1. Klikamy ikonę Ustawienia w Gmailu (w prawym górnym rogu).
2. W menu wybieramy „Zobacz wszystkie ustawienia”.
3. Przejdźmy do zakładki „Filtry i zablokowane adresy”, w którym klikamy na opcję „Utwórz nowy filtr”.
4. W wyskakującym okienku musisz ustaw kryteria filtrowania i po przypisać tag.
5. Na koniec klikamy "Nałóż filtr".

Pokaż i ukryj etykiety

Na lewym pasku bocznym Gmaila znajduje się wystarczająco dużo miejsca, aby pomieścić 500 etykiet. Nawet jeśli nie będziemy potrzebować tak wielu, czasami wygodniej jest pokazać tylko te, których potrzebujemy lub używamy regularnie, ukrywając resztę. Oto proces do naśladowania:

Ponownie przechodzimy do ikony trzech kropek etykiety na lewym pasku bocznym. Tam zaznaczamy pole  "Pokaż ukryj" w pozycji, którą chcemy zgodnie z naszymi preferencjami.

Usuń tagi

Jeśli nie potrzebujemy już konkretnego tagu, możemy go łatwo usunąć, ponieważ e-maile z nim powiązane nie zostaną usunięte. Oczywiście, gdy usuniesz tag, wszystkie zagnieżdżone w nim podtagi również znikną.

Aby usunąć etykietę w Gmailu, po prostu ponownie przejdź do ikony z trzema kropkami i wybierz "Usuń znacznik". Tak proste.