gmail to najczęściej używana usługa poczty e-mail na świecie, i to nie dlatego, że jest to Google, ale dlatego, że jest jedną z najlepsze usługi e-mail które możemy znaleźć na rynku. Liczba opcji, które udostępnia nam Gmail, rośnie z roku na rok.
Ponadto z biegiem lat Google integruje większość swoich usług, dzięki czemu możemy szybko uzyskać dostęp do rozmów wideo w Meet, plików przechowywanych na Dysku Google, Kalendarzu, Kalendarzu ... bez konieczności odwiedzania odpowiednich witryn internetowych. Jeśli chcesz jak najlepiej wykorzystać Gmaila, pokazujemy poniżej najlepsze sztuczki dla Gmaila.
Wszystkie zmiany dotyczące działania Gmaila znajdzie odzwierciedlenie w całym naszym koncie e-mail, nie tylko w przeglądarce, z której korzystamy, ale także w aplikacjach mobilnych lub stacjonarnych, których używamy do przeglądania, dlatego należy to wziąć pod uwagę podczas modyfikowania niektórych różnych ustawień, które możemy wprowadzić na naszym koncie.
Usuń wysłaną wiadomość e-mail
Wysłanie e-maila lub odpowiedź na e-mail niepoprawny, do niewłaściwego odbiorcy lub nie do końca spełniające żądane od nas informacje to problem, który czasami możesz mieć poważne konsekwencje.
Na szczęście z Gmaila możemy usuń wysłaną wiadomość e-mail przed przeczytaniem Dopóki jesteśmy szybcy i zdajemy sobie sprawę z błędu, który popełniliśmy. Ta funkcja jest jednak również dostępna w programie Outlook, podczas gdy w Gmailu jest aktywowany natywnie, w Outlooku musimy go wcześniej aktywować.
Dostosuj tło Gmaila
Spędzanie wielu godzin przed komputerem to żmudne zadanie, zwłaszcza gdy większość czasu spędzamy przed tą samą aplikacją/siecią. Gmail nam pozwala zamień obraz tła, obraz, który będzie się wyświetlał zarówno w prawej części przeglądarki (tam, gdzie znajdują się foldery), jak i w górnej (skąd możemy wyszukiwać maile) oraz w obszarze maili jako przezroczystość.
Aby zmienić tło Gmaila, musimy kliknąć koło zębate znajdujące się w prawym górnym rogu i na Sekcja motywów, kliknij na wyświetlone lub kliknij zobacz wszystkie, dzięki czemu widoczne są wszystkie środki, które możemy wykorzystać w Gmailu. Jeśli nie podoba nam się żaden z pokazanych nam obrazów, możemy użyć dowolnego, który mamy na naszym koncie Dysku Google.
Zmień gęstość wiadomości
Jeśli chcesz w pełni wykorzystać rozmiar ekranu, prawdopodobnie chcesz skorzystać z oferowanej nam przez Gmaila opcji, która pozwala nam dostosować separację wiadomości i folderów.
W natywny sposób ustanowiona jest opcja Komfortowa, która oferuje nam więcej niż wystarczającą separację, aby dostęp i znajdowanie wiadomości e-mail w mgnieniu oka.
Jeśli ustawimy opcję kompaktową, separacja między mailami zostanie zmniejszona do maksimum, a także rozmiar różnych folderów, w których są klasyfikowane otrzymywane przez nas wiadomości e-mail, co przydaje się na małych ekranach.
Do tej opcji wchodzi się, klikając koło zębate znajdujące się w prawym górnym rogu ekranu, w obrębie Sekcja gęstości, pierwszy pokazany.
Dodaj podpis do e-maili
Jeśli chcesz dodaj podpis do wszystkich swoich e-mailiZarówno te, które wysyłasz, jak i te, na które odpowiadasz, gdzie dodać swoje imię i nazwisko, zawód, stanowisko oraz inne sposoby skontaktowania się z Tobą, musisz wykonać czynności opisane poniżej.
- Naciśnij koło zębate i Zobacz wszystkie ustawienia.
- W ciągu ustawienia, w zakładce Ogólne, przewijamy w dół do sekcji Podpis.
- Następnie kliknij + Utwórz, ustalamy nazwę podpisu, który chcemy utworzyć (możemy tworzyć różne podpisy) i w polu po prawej stronie wpisujemy dane, którymi chcemy się podzielić przy każdym nowym mailu, który wysyłamy lub na który odpowiadamy.
Jeśli chcemy dodać podpis tylko do nowych wiadomości e-mail, na dole tej sekcji musimy zmodyfikować wartość Odpowiedzi/przesyłane dalej przez niepodpisany.
Automatyczne odpowiedzi
Jeśli wybieramy się na kilkudniowy urlop, musimy poinformować o tym nasze kontakty, aby w tym okresie odpoczynku, nie oczekuj od nas odpowiedzi.
- W ciągu ustawienia, w zakładce Ogólne, przewijamy w dół do sekcji Automatyczna odpowiedź.
- Następnie zaznaczamy pudełko Automatyczna odpowiedź włączona i konfigurujemy pierwszy i ostatni dzień, w którym zostanie aktywowana automatyczna odpowiedź.
- Następnie konfigurujemy biznes. Ważne jest, aby w tej dziedzinie ustalić, że jesteśmy na wakacjach.
- W wiadomości do wysłania możemy dodaj okres urlopowy że będziemy się cieszyć, aby przez cały czas wiedzieli, że w tych dniach nie będziemy w stanie odpowiedzieć.
Jeśli chcemy, aby tylko nasze kontakty otrzymywały tę wiadomość, musimy zaznaczyć to pole Wyślij odpowiedź tylko do moich kontaktów, opcja znajdująca się na końcu tej opcji.
Automatyczne oznaczanie i klasyfikowanie e-maili
Tagi, znane również jako foldery, pozwalają nam automatycznie klasyfikuje wszystkie otrzymywane e-maile w zależności od tego, kto jest nadawcą, tematem, rozmiarem pliku... Te etykiety są wyświetlane przy każdym e-mailu, który odpowiada ustalonym przez nas parametrom i są klasyfikowane w skrzynce odbiorczej, polecane, wysyłane....
Wszystkie e-maile, które są automatycznie oznaczone, nadal będzie dostępny w skrzynce odbiorczej (chyba, że je zarchiwizujemy), ale dodatkowo będą dostępne w tworzonych przez nas etykietach/folderach. Jeśli usuniemy etykietę, e-maile powiązane z e-mailami nie zostaną usunięte.
Każda nowa etykieta, którą tworzymy, jest domyślnie włączona, dzięki czemu klienty poczty innych firm (Pokaż w IMAP) mogą uzyskaj do nich dostęp i pokaż wszystkie tagi/foldery w aplikacji. Jeśli nie chcemy, aby aplikacja odczytywała wiadomości e-mail na telefonie komórkowym, aby wyświetlać te etykiety, musimy odznaczyć pole przy każdej etykiecie.
do tworzyć etykiety w Gmailu aby sklasyfikować e-maile, musimy uzyskać dostęp do ustawienia, w zakładce tagi i kliknij Nowa etykieta. Teraz musimy stworzyć filtry, aby etykiety były automatycznie stosowane do wiadomości e-mail.
Aby utworzyć filtry, uzyskujemy dostęp do ustawień Gmaila i klikamy kartę Filtry i zablokowane adresy. Na samym końcu klikamy Utwórz filtr.
Następnie ustawiamy wartości, jakie muszą spełniać e-maile do którego chcemy skojarzyć etykietę. Po ustaleniu kliknij Kontynuować aby kontynuować konfigurację filtra.
Następnie musimy ustalić, w jakiej etykiecie chcemy, aby e-maile były przechowywane spełniające wymagania, które ustaliliśmy w poprzedniej sekcji. Dodatkowo możemy również skonfigurować filtr tak, aby były automatycznie oznaczane jako przeczytane, usuwać je, oznaczać jako ważne… Na koniec klikamy na Utwórz.
Wysyłaj e-maile z innych adresów e-mail
Ta opcja pozwala nam skonfigurować inne konta e-mail do wysyłania wiadomości e-mail z Gmaila bez konieczności uzyskiwania dostępu do innych stron internetowych. Ta funkcja jest to idealne rozwiązanie, jeśli korzystamy z różnych kont e-mail Na co dzień i zmieniająca się poczta komplikuje naszą egzystencję i pracę. Ta opcja znajduje się w Ustawieniach Gmaila, na karcie Foldery i importowanie, w sekcji Wyślij jak.
Przekaż wszystkie e-maile
Ta opcja jest idealna, jeśli chcemy mieć kopię wszystkich wiadomości e-mail, które otrzymujemy na nasze konto, chociaż jej najczęstszym zastosowaniem jest umożliwienie innym osobom odpowiadać na maile, które otrzymujemy, gdy jesteśmy na wakacjach (Jeśli wcześniej aktywowaliśmy funkcję, którą pokazałem powyżej).
Aby przekazywać wiadomości e-mail w Gmailu, musimy uzyskać dostęp do ustawienia Gmail i przejdź do zakładki Przekazywanie i poczta POP / IMAP. W pierwszej części Spedycjamusimy dodaj konto e-mail na które wszystkie otrzymywane przez nas e-maile będą automatycznie wysyłane.
Jeśli nie chcemy, aby wszystkie korytarze były przekazywane dalej, możemy utwórz filtr tak, że przekazywane są tylko e-maile spełniające różne warunki. Jak widzimy, Gmail oferuje nam każdą opcję, która przyjdzie do głowy.
Twórz szablony wiadomości e-mail
Jeśli zwykle wiele z e-maili, które wysyłamy mają taką samą strukturę który kopiujemy z dokumentu Word (na przykład), możemy przekształcić ten dokument w szablon, aby szybciej reagować.
Ta funkcja jest natywnie dezaktywowana, więc najpierw musimy ją skonfigurować za pomocą ustawienia z Gmaila w tej sekcji Zaawansowane.
Następnie musimy stworzyć nowy e-mail, napisz tekst, którego chcemy użyć jako szablonu i kliknij trzy pionowe kropki na dole wybranego nowego okna e-mail Szablony> Zapisz usunięcia jako szablon.
do użyj tego szablonu, tworzymy nowy e-mail, przechodzimy do trzech pionowych punktów znajdujących się w prawym dolnym rogu i polerujemy w Szablony> Nazwa szablonu które stworzyliśmy
Użyj pełnej szerokości ekranu
Gmail pozwala nam wykorzystać cały rozmiar ekranu, pokazując nie tylko foldery i listę e-maili, ale także tekst każdego e-maila, który klikamy bez konieczności dostępu do niego. Ta opcja pozwala nam wyświetlaj treść e-maili po prawej stronie ekranu lub na dole i znajduje się tuż pod awatarem naszego konta.
Usuń e-maile, które zajmują dużo miejsca
Gmail oferuje nam 15 GB wolnego miejsca do przechowywania wszystkich otrzymywanych e-maili i przechowywania niektórych innych dokumentów na Dysku Google. Jeśli regularnie otrzymujemy pliki, które zajmują dużo miejsca, nasze konto e-mail może szybko się zapełnić, nie zdając sobie z tego sprawy, trzeba wynająć dodatkowe miejsce do przechowywania.
Aby dowiedzieć się, które e-maile zajmują więcej miejsca na Twoim koncie Gmail, musisz wpisać w wyszukiwarkę "rozmiar: 10mb" (bez cudzysłowów), jeśli chcemy, aby nam to pokazał e-maile zajmujące to miejsce lub podobne. Dodatkowo pozwala nam wybrać, od której daty chcemy przeprowadzić wyszukiwanie.
Dodawaj do zadań i twórz wydarzenia.
Jeśli wiadomość e-mail ma konkretny termin w którym musimy odpowiedzieć, możemy dodać go bezpośrednio do naszej listy zadań, aby zawsze mieć go pod ręką i żeby nigdy nas nie ominął. Ponadto w ten sposób możemy szybko sprawdzić wszystkie e-maile, na które czekamy na odpowiedź na pierwszy rzut oka.
Jeśli jest to wydarzenie, możemy dodaj to do naszego kalendarza, ręcznie ustawiając kiedy się odbędzie, aby kalendarz Google przypominał nam na naszym smartfonie lub Gmailu bezpośrednio przez e-mail.
Zaznacz wiadomości
Jeśli jedna z wiadomości wymaga szczególnej uwagi a nie chcemy, aby zgubiła się w skrzynce odbiorczej, możemy ją podświetlić klikając na gwiazdkę, którą znajdziemy tuż przed nazwą nadawcy. Wszystkie polecane wiadomości znajdziemy w tagu/folderze Polecane.
Zaplanuj dostarczanie poczty
Jeśli chcesz wysłać odpowiedź na e-mail o określonej godzinie, nie musisz być przed komputerem, ponieważ Gmail daje Ci możliwość zaplanowania, kiedy chcemy, aby została wysłana. Ta opcja pozwala nam wybierz zarówno dzień, jak i godzinę, o której chcemy, aby została wysłana.
Aby uzyskać dostęp do tej funkcji, musimy kliknąć strzałkę w górę, która jest właściwa po prawej stronie przycisku Prześlij.
Skróty klawiszowe
Te skróty działają na komputerach Mac. Inne kombinacje klawiszy są wyświetlane w systemie Windows
Większość najczęściej używanych aplikacji oferuje nam szereg skrótów klawiaturowych, które pozwalają nam zwiększyć naszą produktywność, gdy regularnie korzystamy z tych samych funkcji. Przeglądarki mają wszystkie te same skróty klawiaturowe, ale oprócz tego Gmail ma też kilka własnych skrótów klawiszowych.
Ta funkcja jest natywnie dezaktywowana, więc najpierw musimy ją aktywować za pomocą ustawienia z Gmaila w tej sekcji Zaawansowane. Następnie włączamy pole niestandardowej kombinacji klawiszy.
Aby uzyskać dostęp do listy dostępnych skrótów klawiaturowych, naciśnij kombinację klawiszy Przesunięcie +?
Pracuj z Gmailem bez połączenia z internetem
Ta funkcja jest idealna, jeśli zamierzamy przenieść się do obszaru, w którym wiemy, że nie będziemy mieć dostępu do Internetu, nawet przez telefony komórkowe, opcja, która jest dostępny tylko wtedy, gdy używamy Google Chrome (nie działa z żadną inną przeglądarką).
Zanim odłączymy się na chwilę od internetu, musimy pobieraj e-maile z naszej skrzynki odbiorczej aby móc z nimi pracować w trybie offline.
Ta funkcja jest natywnie dezaktywowana, więc najpierw musimy ją aktywować za pomocą ustawienia z Gmaila w tej sekcji Bez połączenia. Aktywując opcję Włącz pocztę offline musimy ustalić:
- Synchronizacja poczty: Od jakiego dnia chcemy, aby e-maile były pobierane na nasz komputer, aby mogły działać w trybie offline (w tym możliwość pobierania załączników). Możemy pobrać e-maile sprzed lat 7, 30 lub 90 dni.
- Bezpieczeństwo: Jeśli chcemy, aby pobrane e-maile zniknęły z naszego komputera po połączeniu z Internetem, aby zmiany zostały zsynchronizowane, musimy wyłącz opcję Poczta offline.
Kto uzyskał dostęp do mojego konta Gmail
Gmail pozwala nam łatwo poznać jeśli ktoś uzyskał dostęp do naszego konta Gmail Poprzez opcję Szczegóły znajdującą się w prawej dolnej części ekranu. Ta opcja otworzy nowe okno z najnowszymi połączeniami z naszym kontem Gmail, wskazując odpowiedni adres IP, przeglądarkę, system operacyjny i aplikację, a także czas ich wykonania.
Ile mam nieprzeczytanych wiadomości?
Jeśli jesteś jednym z użytkowników, którzy zawsze pozostawiają otwartą kartę Gmail, zainteresuje Cię kolejna z funkcji, które udostępnia nam Gmail, funkcja, która pokaże liczba e-maili, które musimy przeczytać.
Ta funkcja jest dostępna w Ustawieniach, w zakładce Zaawansowane i po włączeniu opcji Ikona nieprzeczytanej wiadomości. Po aktywacji karta, na której mamy otwarty Gmail, pokaże liczbę wiadomości, które otrzymaliśmy, ale jeszcze nie otworzyliśmy.
Oznacz wszystkie wiadomości jako przeczytane / nieprzeczytane / oznacz je gwiazdką ...
Jeśli masz dużą liczbę e-maili, których nie chcesz czytać (ponieważ są to reklamy, biuletyny, wiadomości z sieci społecznościowych ...), możesz je wybrać i oznaczyć jako przeczytane. Możesz również użyć tej funkcji, aby: podświetl najważniejsze wiadomości, oznacz jako nieprzeczytane… Inne e-maile.
Aby to zrobić, wystarczy zaznaczyć wiadomości, w których chcemy zmienić ich status i kliknąć strzałkę po prawej stronie kwadratu znajduje się w lewym górnym rogu skrzynki odbiorczej.
Ukryj/pokaż nazwy etykiet Gmaila
Jeśli nie chcesz, żebym zawsze Wyświetlane są nazwy folderów/znaczników które utworzyliśmy na naszym koncie, możesz go szybko ukryć, klikając trzy poziome linie w lewym górnym rogu Gmaila. Za każdym razem, gdy klikniemy ten przycisk, nazwa etykiet zostanie pokazana lub ukryta, ale nadal będą pokazywać ikonę etykiet.
Opóźnienie powiadomienia o nowej wiadomości e-mail
Kolejna ciekawa funkcja, którą udostępnia nam Gmail, pozwala nam opóźniać odbiór (poprzez dzwonienie) otrzymywanych e-maili. W ten sposób, jeśli pracujemy nad opróżnieniem naszego folderu wejściowego, możemy tymczasowo usuwaj nowe e-maile.
do odroczyć lub opóźnić powiadomienie o nowej wiadomości e-mail, musimy najechać myszką na linię pocztową, w której się znajduje i kliknąć ikonę reprezentowaną przez zegar, aby później ustalić, kiedy chcemy nas odebrać znowu.