Há muitas pessoas que usam e-mail diariamente e desconhecem o significado exato dos campos CC e CCO e como usá-los corretamente. Em muitas ocasiões, essas opções estão desativadas por padrão (é o que acontece, por exemplo, em Gmail), mas que temos sempre ao nosso dispor e do qual podemos tirar grande partido.
Essas opções nos permitem controlar o envio de e-mails quando há mais de um destinatário. Às vezes, precisamos ocultar certas informações para respeitar a privacidade das pessoas a quem nossas mensagens se destinam ou por qualquer outro motivo.
Definição de Cc e Bcc
Quando começamos a escrever um e-mail na parte superior da janela da mensagem, seja qual for o programa que usamos, aparecem dois campos principais: "Por", onde introduzimos o e-mail do destinatário, e "Caso", onde anunciamos com poucas palavras o conteúdo da referida mensagem.
Às vezes, eles não são tão visíveis, mas em algum lugar da caixa de mensagem veremos os botões CC e BCC. Pronto para ser ativado quando precisarmos. Para usá-los bem, primeiro precisamos saber exatamente o que eles significam. Estas são as definições:
- CC (sigla para "With Copy", e em inglês Cópia de carbono). Através desta opção podemos enviar cópias de um e-mail para outros destinatários, além dos principais a quem se dirige. A informação é aberta, o que significa que o nome dos e-mails de todos os destinatários, tanto os principais quanto os que copiamos, estão visíveis.
- CCO (sigla para «With Hidden Copy», e em inglês BCC o Cópia oculta). Através desta opção, poderemos enviar cópias de um e-mail para outros destinatários, além dos principais, mas com uma cópia privada. Ou seja, nem os principais nem os que vão na cópia cega poderão saber para quem mais a mensagem está sendo enviada.
CC e BCC no Gmail
Mais ou menos todos os servidores de e-mail usam o mesmo sistema de envio de cópias, cegas ou não. Em alguns, os botões CC e Bcc são exibidos com mais clareza do que em outros, mas sua operação é praticamente idêntica. Para ilustrar a maneira correta de usar essas opções, escolhemos o Gmail, já que este é o serviço de e-mail mais usado no mundo.
Quando pressionamos o botão "Escrever" no Gmail, aparece a janela que todos conhecemos. As opções CC e BCC encontram-se, conforme mostramos na imagem abaixo, do lado direito, no final da linha "To":
Por padrão, ambas as opções estão desativadas. Para utilizá-los, basta ir com o ponteiro do mouse e clicar sobre eles. As opções podem ser usadas separadamente ou em conjunto, tudo depende do que queremos fazer com nossa mensagem: CC para um e-mail em massa aberto ou BCC para aquele em que não queremos que os destinatários saibam quem mais recebeu esse e-mail.
Quando usar CC e BCC?
Embora qualquer usuário seja livre para usar as opções CC e BCC ao enviar um e-mail, é melhor usá-las seguindo os usos comuns. Vejamos alguns exemplos de como utilizá-los corretamente:
Normalmente, o CC é usado em e-mails internos de uma empresa ou organização quando for necessário comunicar alguma notícia ou informação que diga respeito a um grupo de pessoas ou trabalhadores. Vamos imaginar o exemplo de uma empresa em que os horários de um departamento foram reformados. Nesta mensagem informativa, será colocado em "Para" o nome do e-mail do responsável e depois, em "CC", os e-mails de todas as pessoas que trabalham naquele departamento. Como é um informações abertas, esta é a maneira mais simples de transmiti-lo.
Por seu lado, a utilização do CCO permite outros tipos de comunicação, que também podem ser utilizados no âmbito profissional. Com esta opção, você pode adicionar uma pessoa a quem deseja informar que a mensagem foi enviada, mas cuja identidade deseja manter oculta aos olhos dos outros destinatários. Como regra geral, Bcc só deve ser usado quando os contatos não estão diretamente relacionados ao segmento de mensagens e eles não precisam ler as respostas.
"Responda a todos"
As opções Cc e Bcc também são importantes ao responder a mensagens. Ao recebermos uma mensagem com cópia para vários destinatários, veremos que temos a opção de "Responda a todos". Se o usarmos, todos os e-mails incluídos em CC receberão nossa resposta, embora não aqueles que aparecem em BCC.
Um exemplo de quando isso pode ser uma opção muito útil: responder a um e-mail endereçado a várias pessoas que estão colaborando em um projeto. Ao fazer isso, todo o grupo terá as mesmas informações e terá a oportunidade de ver todos os comentários e atualizações sobre o assunto.