Sunt multe persoane care folosesc e-mailul zilnic și nu cunosc semnificația exactă a câmpurilor Cc și Bcc și cum să le folosești corect. De multe ori, aceste opțiuni sunt dezactivate implicit (așa se întâmplă, de exemplu, în Gmail), dar pe care le avem mereu la dispoziție și de care putem profita foarte mult.
Aceste opțiuni ne permit să controlăm trimiterea de e-mailuri atunci când există mai mulți destinatari. Uneori trebuie să ascundem anumite informații pentru a respecta confidențialitatea persoanelor cărora le sunt destinate mesajele noastre sau din orice alt motiv.
Definiția Cc și Bcc
Când începem să scriem un e-mail în partea de sus a ferestrei de mesaje, indiferent de programul pe care îl folosim, apar două câmpuri principale: "Pentru", unde introducem e-mailul destinatarului și "Afacere", unde anunțăm cu câteva cuvinte conținutul mesajului menționat.
Uneori nu sunt atât de vizibile, dar undeva în caseta de mesaj vom vedea butoanele CC și BCC. Gata pentru a fi activat atunci când avem nevoie. Pentru a le folosi bine, mai întâi trebuie să știm exact ce înseamnă. Acestea sunt definițiile:
- CC (acronim pentru „Cu copie” și în engleză Copie cu indigo). Folosind această opțiune putem trimite copii ale unui e-mail altor destinatari, pe lângă cei principali cărora le este adresat. Informațiile sunt deschise, ceea ce înseamnă că numele e-mail-urilor tuturor destinatarilor, atât cele principale, cât și cele pe care le-am copiat, sunt vizibile.
- CCO (acronim pentru «With Hidden Copy» și în engleză CCA o Copie oarbă de carbon). Prin această opțiune, vom putea trimite copii ale unui e-mail altor destinatari, pe lângă cei principali, dar cu o copie privată. Cu alte cuvinte, nici directorii, nici cei care merg în copie oarbă nu vor putea ști cui mai este trimis mesajul.
CC și BCC în Gmail
Mai mult sau mai puțin toate serverele de e-mail folosesc același sistem pentru trimiterea de copii, orb sau nu. La unele, butoanele CC și Bcc sunt afișate mai clar decât la altele, dar funcționarea lor este practic identică. Pentru a ilustra modul corect de utilizare a acestor opțiuni, am ales Gmail, deoarece acesta este cel mai folosit serviciu de e-mail din lume.
Când apăsăm butonul "Scrie" în Gmail apare fereastra pe care o știm cu toții. Opțiunile CC și BCC se găsesc, așa cum arătăm în imaginea de mai jos, în partea dreaptă, la sfârșitul liniei „Către”:
În mod implicit, ambele opțiuni sunt dezactivate. Pentru a le folosi pur și simplu trebuie să mergem cu cursorul mouse-ului și să facem clic pe ele. Opțiunile pot fi folosite separat sau împreună, totul depinde de ce vrem să facem cu mesajul nostru: CC pentru un e-mail în masă deschis sau BCC pentru unul în care nu dorim ca destinatarii să știe cine altcineva a primit acel email.
Când să folosiți CC și BCC?
Deși orice utilizator este liber să folosească opțiunile CC și BCC atunci când trimite un e-mail, cel mai bine este să le folosească urmând utilizări comune. Să vedem câteva exemple despre cum să le folosim corect:
De obicei, CC este folosit în e-mailurile interne ale unei companii sau ale unei organizații când este necesar să se comunice unele știri sau informații care privesc un grup de persoane sau lucrători. Să ne imaginăm exemplul unei companii în care s-au reformat orarele unui departament. În acest mesaj informativ, numele e-mailului responsabilului va fi plasat în „To” și apoi, în „CC”, email-urile tuturor persoanelor care lucrează în acel departament. Cum este o informații deschise, acesta este cel mai simplu mod de a o transmite.
La rândul său, utilizarea CCO permite alte tipuri de comunicații, care pot fi folosite și în domeniul profesional. Cu această opțiune poți adăuga o persoană căreia vrei să-i informezi că mesajul a fost trimis, dar a cărei identitate vrei să rămână ascunsă de ochii celorlalți destinatari. Ca regulă generală, Bcc ar trebui utilizat numai când contactele nu au legătură directă cu firul de mesaje și nu trebuie să citească răspunsurile.
"Răspunde tuturor"
Opțiunile Cc și Bcc contează și atunci când răspundeți la mesaje. Când primim un mesaj cu o copie către mai mulți destinatari, vom vedea că avem opțiunea "Răspunde tuturor". Dacă îl folosim, toate e-mailurile incluse în CC vor primi răspunsul nostru, deși nu și cele care apar în BCC.
Un exemplu de când aceasta poate fi o opțiune foarte utilă: să răspunzi la un e-mail adresat unui număr de persoane care colaborează la un proiect. Procedând astfel, întregul grup va avea aceleași informații și va avea posibilitatea de a vedea toate comentariile și actualizările referitoare la problemă.