Есть много людей, которые ежедневно пользуются электронной почтой и не знают точного значения полей. CC и CCO и как их правильно использовать. Во многих случаях эти опции деактивированы по умолчанию (так бывает, например, в Gmail), но которые всегда есть в нашем распоряжении и из которых мы можем извлечь большую пользу.
Эти параметры позволяют нам контролировать отправку электронных писем, когда есть более одного получателя. Иногда нам нужно скрыть определенную информацию, чтобы уважать конфиденциальность людей, которым предназначены наши сообщения, или по любой другой причине.
Определение Cc и Bcc
Когда мы начинаем писать электронное письмо в верхней части окна сообщения, какую бы программу мы ни использовали, появляются два основных поля: "К", где мы вводим адрес электронной почты получателя, и "Роман", где мы сообщаем в нескольких словах содержание указанного сообщения.
Иногда они не так видны, но где-то в окне сообщений мы увидим кнопки CC и BCC. Готов к активации, когда нам это нужно. Чтобы использовать их правильно, мы должны сначала точно знать, что они означают. Это определения:
- CC (аббревиатура от «With Copy», а на английском языке Копия). С помощью этой опции мы можем отправлять копии письма другим получателям, помимо основных, которым оно адресовано. Информация открытая, а значит видны имена писем всех получателей, как основных, так и тех, что мы скопировали.
- CCO (аббревиатура от «With Hidden Copy», а на англ. BCC o Скрытая копия). С помощью этой опции мы сможем отправлять копии письма другим получателям, помимо основных, но с приватной копией. Другими словами, ни принципалы, ни те, кто идет в скрытой копии, не смогут узнать, кому еще отправляется сообщение.
Копия и скрытая копия в Gmail
Более или менее все почтовые серверы используют одну и ту же систему для отправки копий, слепых или нет. На некоторых кнопки CC и Bcc отображаются более четко, чем на других, но их действие практически идентично. Чтобы проиллюстрировать, как правильно использовать эти опции, мы выбрали Gmail, так как это самая используемая служба электронной почты в мире.
Когда мы нажимаем кнопку "Писать" в Gmail появляется окно, которое мы все знаем. Параметры CC и BCC находятся, как показано на изображении ниже, справа, в конце строки «Кому»:
По умолчанию обе опции отключены. Чтобы использовать их, нам просто нужно навести указатель мыши и щелкнуть по ним. Опции можно использовать по отдельности или вместе, все зависит от того, что мы хотим сделать с нашим сообщением: копия для открытого массового электронного письма или скрытая копия для сообщения, в котором мы не хотим, чтобы получатели знали, кто еще получил это электронное письмо.
Когда использовать CC и BCC?
Хотя любой пользователь может свободно использовать параметры CC и BCC при отправке электронной почты, лучше всего использовать их в соответствии с общими задачами. Давайте посмотрим на несколько примеров того, как их правильно использовать:
Как правило, СС используется в внутренняя электронная почта компании или организации когда необходимо сообщить какую-то новость или информацию, которая касается группы людей или работников. Представим себе пример компании, в которой были реформированы графики работы отдела. В этом информационном сообщении имя электронной почты ответственного лица будет помещено в поле «Кому», а затем в поле «Копия» будут указаны адреса электронной почты всех людей, работающих в этом отделе. Так как это открытая информация, это самый простой способ передачи.
Со своей стороны, использование CCO допускает другие виды связи, которые также могут быть использованы в профессиональной сфере. С помощью этой опции вы можете добавить человека, которому вы хотите сообщить, что сообщение было отправлено, но личность которого вы хотите сохранить скрытой от глаз других получателей. Как правило, Bcc следует использовать только когда контакты не имеют прямого отношения к ветке сообщений и им не нужно читать ответы.
«Ответить всем»
Параметры «Копия» и «Скрытая копия» также имеют значение при ответе на сообщения. Когда мы получим сообщение с копией нескольким получателям, мы увидим, что у нас есть возможность «Ответить всем». Если мы его используем, все электронные письма, включенные в CC, получат наш ответ, но не те, которые появляются в BCC.
Пример, когда это может быть очень полезным вариантом: ответить на электронное письмо, адресованное нескольким людям, которые сотрудничают над проектом. Таким образом, вся группа будет иметь одинаковую информацию и будет иметь возможность видеть все комментарии и обновления по проблеме.