Veliko ljudi uporablja e-pošto vsakodnevno in se ne zavedajo natančnega pomena polj Kp in Skp in kako jih pravilno uporabljati. Velikokrat so te možnosti privzeto deaktivirane (to se zgodi na primer v Gmail), ki pa jih imamo vedno na razpolago in iz katerih lahko veliko izkoristimo.
Te možnosti nam omogočajo nadzor nad pošiljanjem e-pošte, ko je prejemnikov več. Včasih moramo skriti določene informacije zaradi spoštovanja zasebnosti ljudi, ki so jim naša sporočila namenjena, ali iz katerega koli drugega razloga.
Definicija Kp in Skp
Ko začnemo pisati e-pošto, se na vrhu okna s sporočilom, ne glede na program, ki ga uporabljamo, pojavita dve glavni polji: "za", kjer predstavimo e-pošto prejemnika, in "Afera", kjer z nekaj besedami sporočamo vsebino omenjenega sporočila.
Včasih niso tako vidni, vendar bomo nekje v sporočilnem polju videli gumba CC in BCC. Pripravljen za aktiviranje, ko ga potrebujemo. Da bi jih dobro uporabljali, moramo najprej natančno vedeti, kaj pomenijo. To so definicije:
- CC (akronim za "With Copy" in v angleščini Kopija). S to možnostjo lahko pošljemo kopije e-pošte drugim prejemnikom, poleg glavnih prejemnikov, na katere je naslovljeno. Podatki so odprti, kar pomeni, da so vidna imena e-pošte vseh prejemnikov, tako glavnih kot tistih, ki smo jih kopirali.
- CCO (akronim za "With Hidden Copy" in v angleščini BCC o Slepa ogljikova kopija). S to možnostjo bomo lahko poslali kopije e-pošte drugim prejemnikom, poleg glavnih, vendar z zasebno kopijo. Z drugimi besedami, niti naročniki niti tisti, ki gredo v slepo kopijo, ne bodo mogli vedeti, komu je še sporočilo poslano.
CC in BCC v Gmailu
Več ali manj vsi e-poštni strežniki uporabljajo isti sistem za pošiljanje kopij, slepih ali ne. Na nekaterih sta gumba CC in Bcc jasneje prikazana kot na drugih, vendar je njuno delovanje praktično enako. Za ponazoritev pravilnega načina uporabe teh možnosti smo izbrali Gmail, saj je to najbolj uporabljena e-poštna storitev na svetu.
Ko pritisnemo na gumb "Napiši" v Gmailu se prikaže okno, ki ga vsi poznamo. Možnosti CC in BCC najdete, kot prikazuje spodnja slika, na desni strani, na koncu vrstice »Za«:
Privzeto sta obe možnosti onemogočeni. Če jih želimo uporabiti, moramo preprosto iti s kazalcem miške in klikniti nanje. Možnosti lahko uporabimo ločeno ali skupaj, vse je odvisno od tega, kaj želimo narediti s svojim sporočilom: CC za odprto množično e-pošto ali BCC za tisto, pri kateri ne želimo, da prejemniki vedo, kdo je še prejel to e-pošto.
Kdaj uporabiti CC in BCC?
Čeprav lahko vsak uporabnik prosto uporablja možnosti CC in BCC pri pošiljanju e-pošte, je najbolje, da ju uporabite po običajnih načinih uporabe. Oglejmo si nekaj primerov, kako jih pravilno uporabiti:
Običajno se CC uporablja v interna elektronska pošta podjetja ali organizacije ko je treba sporočiti kakšno novico ali informacijo, ki zadeva skupino ljudi ali delavcev. Predstavljajmo si primer podjetja, v katerem so prenovili urnike oddelka. V tem informativnem sporočilu bo ime e-pošte odgovorne osebe postavljeno v polje »Za« in nato v polje »CC« e-poštni naslovi vseh ljudi, ki delajo v tem oddelku. Kot je a odprte informacije, je to najpreprostejši način za prenos.
S svoje strani uporaba CCO omogoča druge vrste komunikacij, ki se lahko uporabljajo tudi na profesionalnem področju. S to možnostjo lahko dodate osebo, ki jo želite obvestiti, da je bilo sporočilo poslano, vendar želite, da njena identiteta ostane skrita očem drugih prejemnikov. Splošno pravilo je, da se sme uporabljati samo Skp ko stiki niso neposredno povezani z nitjo sporočila in jim ni treba brati odgovorov.
"Odgovori vsem"
Možnosti Kp in Skp sta prav tako pomembni pri odgovarjanju na sporočila. Ko prejmemo sporočilo s kopijo več prejemnikom, bomo videli, da imamo možnost "Odgovori vsem". Če ga uporabimo, bodo vsa e-poštna sporočila, vključena v CC, prejela naš odgovor, vendar ne tista, ki so prikazana v BCC.
Primer, ko je to lahko zelo uporabna možnost: odgovoriti na e-pošto, naslovljeno na več ljudi, ki sodelujejo pri projektu. S tem bo imela celotna skupina enake informacije in bo imela možnost videti vse komentarje in posodobitve o zadevi.