Kako ustvariti mapo v Gmailu

Med številnimi praktičnimi orodji, ki nam jih ponuja Gmail mape igrajo pomembno vlogo. Preko njih je lažje organizirati e-pošto in razvrstiti različna sporočila. Bomo videli kako ustvariti mapo v Gmailu in vse prednosti, ki jih bomo dosegli, če jih bomo pravilno uporabljali.

Vredno je porabiti nekaj časa, da našo pošto uredimo, ne le delati bolje z njimi in imajo učinkovitejši dostop do informacij shranijo, pa tudi zato, da dobimo jasnejši in čistejši pogled, ko odpremo zaslon naše e-pošte.

Na ta način bo treba ustvariti nove mape, jih pravilno poimenovati in predvsem jih dobro uporabi. To pomeni, da e-poštna sporočila, ki jih prejmemo, shranite v ustrezno mapo. Če bomo minimalno metodični, se bomo izognili vrnitvi v prejšnji kaos.

Gmailove oznake

Obstaja razlika med Gmailovim sistemom organizacije map in tistimi drugih upraviteljev e-pošte. Pravzaprav je preprosto poimenovanje: ne imenujete jih mape, ampak oznake.

Mapa (ali oznaka, v primeru Gmaila) je prostor, namenjen shranjevanju in organiziranju določenih vrst informacij v računalniškem sistemu. Gmailove oznake so metoda za Označite e-poštna sporočila in jih razvrstite v skupine glede na zadevo.

Sistem oznak se izkaže za veliko bolj praktičnega od sistema map, saj nam to omogoča dodeli več oznak istemu e-poštnemu sporočilu. Mape, ki jih uporabljajo drugi upravitelji e-pošte, ne dovoljujejo te prilagodljivosti. V njih bi bilo treba za vključitev sporočila v dve mapi ustvariti več kopij istega sporočila in jih nato shraniti v vsako od map, ustvarjenih za posamezno temo. Skratka, oznake omogočajo, da je sistem klasifikacije učinkovitejši in način iskanja bolj okreten.

Ustvari mapo Gmail (ali oznako Gmail)

Ko smo razjasnili razliko med mapami in nalepkami ter prednosti ene pred drugimi, je čas, da razložimo, kako delati s slednjimi. Ker pa se oba izraza pogosto uporabljata kot sinonima, bomo tukaj o njih govorili zamenljivo ustvarite mapo v gmailu ali ustvarite oznako v Gmailu.

To lahko naredimo iz katere koli naprave, čeprav je verjetno najbolj uporabljen računalnik, še posebej, ko se e-pošta uporablja v profesionalne namene. To so naslednji koraki:

Najprej dostopamo do naše elektronske pošte. Na začetnem zaslonu gremo v levi stolpec, kjer se prikaže seznam privzetih oznak (družabna omrežja, obvestila, forumi, promocije). Tam se morate pomakniti navzdol in izbrati možnost "Plus". Tam, kot je prikazano na zgornjem posnetku zaslona, ​​moramo klikniti na možnost "nova oznaka".

Nato se nam odpre okence, v katerega vpišemo ime nove oznake in lokacijo, ki ji jo želimo dodeliti. pravzaprav gnezdilne oznake je še en način, da rečemo "ustvari podoznake ali podmape". S to možnostjo se na novo ustvarjena oznaka razvrsti v drugo višjo oznako ali kategorijo.

Nato kliknemo "Ustvari". Končno, ko je oznaka že aktivirana, ostane le še izbrati e-poštna sporočila, ki jih želimo z njo označiti.

Nazadnje, če želimo videti vsa e-poštna sporočila, dodeljena določeni oznaki, moramo iti v levi stolpec in na seznamu poiskati zadevno oznako (morda boste morali klikniti gumb »Več«, da jo vidite). Na različnih pladnjih lahko vidimo tudi oznake poleg teme e-pošte.

Triki za izkoriščanje Gmailovih oznak

Tukaj je nekaj nasvetov, ki nam bodo pomagali učinkoviteje organizirati in upravljati oznake v Gmailu:

barvne nalepke

Dodeljevanje različnih barv vsaki etiketi je zelo vizualen in preprost način za enostavno prepoznavanje naših e-poštnih sporočil. Mnogi uporabniki na primer uporabljajo rdečo barvo za označevanje prednostnih ali nujnih e-poštnih sporočil.

Če želite nalepki dodati določeno barvo, sledite tem korakom:

1. Najprej se pomaknemo nad oznako leve stranske vrstice.
2. Nato kliknemo na ikona s tremi točkami prikazano poleg imena oznake.
3. Mi izberemo "Barva etikete" v meniju in izberite eno od barv s seznama ali izberite možnost "Dodaj barvo po meri".

Preimenuj oznake

Če želimo spremeniti ime oznake, so koraki podobni korakom v prejšnjem razdelku:

1. Kliknemo na ikona s tremi točkami poleg imena oznake v levi stranski vrstici.
2. Nato izberemo možnost "Uredi" in napišite novo ime za svojo oznako.
3. To ime bo samodejno veljalo za vsa e-poštna sporočila, označena s to oznako.

ugnezdene oznake

Zgoraj smo povedali, da nam Gmail ponuja možnost vzpostavitve določene hierarhije v svojem sistemu oznak z možnostjo »gnezdenja«. Na ta način lahko ustvarite oznake in podoznake na različnih ravneh. To je zelo praktična funkcija. Predstavljajte si preprost primer: zgornja oznaka, imenovana "računi", ki lahko vsebuje druge ugnezdene oznake, ki ustrezajo vsakemu mesecu v letu, vsaki stranki itd.

V Gmailu ustvarite podoznake ali ugnezdene oznake:

1. Spet gremo do oznake in kliknemo na ikona s tremi točkami poleg imena oznake.
2. V možnostih, ki se prikažejo, izberemo "Dodaj podoznako".
3. V polju, ki se prikaže, možnost "Nest tag in". V spustnem meniju na dnu lahko izberete druge lokacije.

Samodejno dodelite oznake novim sporočilom

To je zelo praktična funkcija, s katero lahko avtomatizirate del dela organiziranja in razvrščanja e-pošte. Da bi imeli koristi od tega, zaprosimo za pomoč gmail filtri. Ideja je, da nastavite filter, tako da prejeta e-poštna sporočila, ki izpolnjujejo določene kriterije, samodejno uporabijo določeno oznako.

Sledili so naslednji koraki:

1. Kliknemo na ikono Nastavitve v Gmailu (zgoraj desno).
2. V meniju izberemo "Prikaži vse nastavitve."
3. Pojdimo na zavihek "Filtri in blokirani naslovi", v katerem kliknemo na možnost "Ustvari nov filter".
4. V pojavnem oknu morate nastavite kriterije filtra in po njem dodeli oznako.
5. Na koncu kliknemo na "Uporabi filter".

Pokaži in skrij oznake

V levi stranski vrstici Gmaila je dovolj prostora za 500 nalepk. Tudi če jih ne bomo potrebovali toliko, je včasih bolj udobno pokazati le tiste, ki jih potrebujemo ali jih redno uporabljamo, ostalo pa skrijemo. To je postopek, ki ga je treba upoštevati:

Še enkrat gremo do ikone s tremi pikami nalepke v levi stranski vrstici. Tam potrdimo polje  "pokaži skrij" na položaj, ki ga želimo glede na naše želje.

Odstranite oznake

Če določene oznake ne potrebujemo več, jo lahko enostavno odstranimo, saj e-poštna sporočila, povezana z njim, ne bodo izbrisana. Seveda, ko izbrišete oznako, izginejo tudi vse podoznake, ki so v njej ugnezdene.

Če želite odstraniti oznako v Gmailu, preprosto znova pojdite na ikono s tremi pikami oznake in izberite "Odstrani oznako". Tako enostavno.