Det finns många människor som använder e-post dagligen och är omedvetna om den exakta innebörden av fälten CC och CCO och hur man använder dem på rätt sätt. Vid många tillfällen är dessa alternativ avaktiverade som standard (detta är vad som händer, till exempel i gmail), men som vi alltid har till vårt förfogande och som vi kan dra stor nytta av.
Dessa alternativ låter oss kontrollera sändningen av e-postmeddelanden när det finns mer än en mottagare. Ibland behöver vi dölja viss information för att respektera integriteten för de personer som våra meddelanden är avsedda för eller av någon annan anledning.
Definition av Cc och Bcc
När vi börjar skriva ett e-postmeddelande överst i meddelandefönstret, vilket program vi än använder, visas två huvudfält: "För", där vi introducerar mottagarens e-post, och "Affär", där vi med några få ord tillkännager innehållet i nämnda meddelande.
Ibland är de inte så synliga, men någonstans i meddelanderutan ser vi knapparna CC och BCC. Redo att aktiveras när vi behöver det. För att kunna använda dem väl måste vi först veta exakt vad de betyder. Det här är definitionerna:
- CC (akronym för "With Copy", och på engelska GENOMSLAGSKOPIA). Med det här alternativet kan vi skicka kopior av ett e-postmeddelande till andra mottagare, utöver de huvudsakliga som det är adresserat till. Informationen är öppen, vilket innebär att namnet på alla mottagares mejl, både de huvudsakliga och de som vi har kopierat, syns.
- CCO (akronym för «With Hidden Copy» och på engelska BCC o Blind Carbon Copy). Genom detta alternativ kommer vi att kunna skicka kopior av ett e-postmeddelande till andra mottagare, utöver de viktigaste, men med en privat kopia. Med andra ord kommer varken rektorerna eller de som går i blindkopian att kunna veta vem mer meddelandet skickas till.
CC och BCC i Gmail
Mer eller mindre alla e-postservrar använder samma system för att skicka kopior, blinda eller inte. På vissa visas knapparna CC och Bcc tydligare än på andra, men deras funktion är praktiskt taget identisk. För att illustrera det korrekta sättet att använda dessa alternativ har vi valt Gmail, eftersom detta är den mest använda e-posttjänsten i världen.
När vi trycker på knappen "Skriva" i Gmail visas fönstret vi alla känner. Alternativen CC och BCC finns, som vi visar i bilden nedan, på höger sida, i slutet av "Till"-raden:
Som standard är båda alternativen inaktiverade. För att använda dem måste vi helt enkelt gå med muspekaren och klicka på dem. Alternativen kan användas separat eller tillsammans, allt beror på vad vi vill göra med vårt meddelande: CC för ett öppet massmail eller BCC för ett där vi inte vill att mottagarna ska veta vem mer som har fått det e-postmeddelandet.
När ska man använda CC och BCC?
Även om alla användare är fria att använda CC- och BCC-alternativen när de skickar ett e-postmeddelande, är det bäst att använda dem enligt vanliga användningsområden. Låt oss se några exempel på hur du använder dem korrekt:
Vanligtvis används CC i interna e-postmeddelanden från ett företag eller en organisation när det är nödvändigt att kommunicera några nyheter eller information som rör en grupp människor eller arbetare. Låt oss föreställa oss exemplet med ett företag där scheman för en avdelning har reformerats. I detta informativa meddelande kommer namnet på e-posten till den ansvarige att placeras i "Till" och sedan, i "CC", e-postmeddelandena från alla personer som arbetar på den avdelningen. Som det är en öppen information, detta är det enklaste sättet att överföra det.
För sin del tillåter användningen av CCO andra typer av kommunikation, som också kan användas inom det professionella området. Med det här alternativet kan du lägga till en person som du vill informera om att meddelandet har skickats, men vars identitet du vill förbli dold för andra mottagares ögon. Som en allmän regel ska Bcc endast användas när kontakterna inte är direkt relaterade till meddelandetråden och de behöver inte läsa svaren.
"Svara alla"
Alternativen Kopia och Hemlig kopia har också betydelse när du svarar på meddelanden. När vi får ett meddelande med kopia till flera mottagare ser vi att vi har möjlighet till "Svara alla". Om vi använder det kommer alla e-postmeddelanden som ingår i CC att få vårt svar, dock inte de som visas i BCC.
Ett exempel på när detta kan vara ett mycket användbart alternativ: att svara på ett mejl adresserat till ett antal personer som samarbetar i ett projekt. Genom att göra det kommer hela gruppen att ha samma information och kommer att ha möjlighet att se alla kommentarer och uppdateringar i frågan.