คุณต้องการให้งานและเอกสารของคุณเป็นระเบียบและอ่านง่ายหรือไม่? สิ่งที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายนี้คือการใช้ดัชนีเนื้อหา แม้ว่าจะเป็นความจริงที่เราสามารถสร้างได้ด้วยตนเอง แต่กระบวนการนี้ช้าและเรามีแนวโน้มที่จะทำผิดพลาด ด้วยเหตุผลดังกล่าว ในบทความนี้เราจะดูวิธีการแทรกดัชนีใน Word โดยอัตโนมัติ.
ดัชนีโดยทั่วไปมีฟังก์ชัน รายการหัวข้อที่พบในเอกสารรวมทั้งระบุหมายเลขหน้าที่ปรากฏ. อย่างไรก็ตาม เพื่อให้การทำงานเป็นไปตามที่คาดไว้ คุณจะต้องจัดรูปแบบชื่อเอกสารให้ถูกต้อง มาหารือเกี่ยวกับวิธีการใช้เครื่องมือใน Word เพื่อสร้างดัชนีของคุณเอง
วิธีแทรกดัชนีใน Word โดยอัตโนมัติ
หากต้องการทราบวิธีแทรกสารบัญใน Word โดยอัตโนมัติ ก่อนอื่นคุณต้องทราบปัจจัยสำคัญบางประการ ก่อนอื่น พึงระลึกไว้เสมอว่า จำเป็นต้องรู้วิธีจัดระเบียบชื่อเรื่องของข้อความของคุณ. ในการทำเช่นนี้ คุณต้องใส่รูปแบบที่คุณต้องการให้กับหัวเรื่องที่จะปรากฏในดัชนีที่คุณจะสร้างขึ้น โดยทั่วไป เราสามารถเลือกได้ว่าจะใส่ Title 1 หรือ Title 2
ในกรณีที่ต้องการให้หัวเรื่องเหมือนกันทั้งหมด ให้ใส่หัวเรื่อง 1 ไว้ทุกหัวเรื่อง แต่, หากคุณต้องการให้ดัชนีของคุณมีสไตล์ที่น่าดึงดูดยิ่งขึ้นและให้บทต่าง ๆ อยู่ในส่วนอื่น ๆคุณยังสามารถเพิ่มหัวเรื่อง 2 ด้วยวิธีนี้ หัวเรื่อง 'หัวเรื่อง 2' จะอยู่ภายใน 'หัวเรื่อง 1' ที่อยู่ข้างหน้า เมื่อจัดหัวเรื่องเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถแทรกดัชนีได้ ทำอย่างไร? มาดูกัน.
ขั้นตอนในการสร้างดัชนีโดยอัตโนมัติใน Word
ต่อไปเรามาดูที่ ขั้นตอนในการปฏิบัติตามเพื่อแทรกดัชนีใน Word. สิ่งแรกที่คุณควรทำคือค้นหาพื้นที่ในอุดมคติที่คุณต้องการแทรกตารางที่มีเนื้อหาและคลิกที่นั่น เมื่อคุณเลือกแล้ว ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- คลิกที่รายการ 'อ้างอิง' ที่คุณจะเห็นที่ด้านบนของ Word
- ที่ด้านซ้ายของแถบเครื่องมือ คลิก 'สารบัญ' เพื่อเปิดเมนู
- ตอนนี้เลือกรูปแบบตารางอัตโนมัติที่คุณต้องการใช้
- เมื่อเสร็จแล้ว ตารางจะถูกแทรกโดยอัตโนมัติในพื้นที่ที่คุณเลือก
- พร้อม! คุณไม่ต้องทำอะไรอีก เพราะ Word จะใช้ชื่อเรื่องที่คุณกำหนดไว้ก่อนหน้านี้
ขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้คุณสร้างสารบัญ (ดัชนี) ได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่า Word จะเลือกการออกแบบที่ดัชนีจะมีโดยค่าเริ่มต้น ตัวอย่างเช่น, คุณจะเห็นแบบอักษรเริ่มต้นและชุดของจุดเพื่อเชื่อมต่อชื่อเรื่องกับหมายเลขหน้าตามลำดับ.
จะปรับแต่งดัชนีใน Word ได้อย่างไร?
ตอนนี้ เป็นความจริงที่ดัชนีอัตโนมัติของข้อเสนอ Word จะปรับให้เข้ากับความต้องการส่วนใหญ่ แต่ถึงอย่างไร, ในกรณีที่คุณต้องการสร้างตารางที่กำหนดเองเพิ่มเติมเครื่องมือนี้ยังมีฟังก์ชันนี้อีกด้วย คุณจะใช้ประโยชน์จากมันได้อย่างไร? ในการทำเช่นนี้ คุณต้องทำดังต่อไปนี้:
- คลิกที่รายการ 'สารบัญ'
- ตอนนี้คลิกที่ 'สารบัญที่กำหนดเอง' หรือ 'ตารางคู่มือ'
- ทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการ
- พร้อม! ดังนั้นคุณจะต้องสร้างดัชนีที่กำหนดเอง
คุณสามารถแก้ไขอะไรได้บ้างหากคุณเลือกสารบัญแบบกำหนดเอง โปรดจำไว้ว่าไม่ว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ คุณจะสามารถเห็นได้อย่างน้อยสองครั้งในการแสดงตัวอย่าง ในบรรดาการเปลี่ยนแปลงที่คุณสามารถทำได้กับดัชนี ได้แก่:
- เปลี่ยนรูปแบบของดัชนี: ปรับแต่งรูปแบบของดัชนีตามรสนิยมของคุณ การเปลี่ยนแปลงบางอย่างที่คุณจะทำได้ ได้แก่ การปรับขนาดและสไตล์ของฟอนต์ สี และรูปแบบของหมายเลขหน้า
- เพิ่มข้อความในดัชนีของคุณ: ในกรณีที่คุณต้องการเพิ่มข้อความที่กำหนดเองในสารบัญของคุณ เพียงคลิก 'แทรก' ในกล่องโต้ตอบ
- เพิ่มสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย ลำดับเลข หรือเปลี่ยนฟอนต์.
สิ่งอื่นที่จะช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากดัชนี Word คือการรู้ วิธีใช้เลื่อนดูข้อความ. ตัวอย่างเช่น หากคุณกดปุ่ม Control ค้างไว้ในขณะที่คลิกที่ส่วนหัวของตาราง คุณสามารถข้ามไปยังส่วนนั้นของข้อความได้โดยตรง นี่เป็นข้อได้เปรียบ เนื่องจากช่วยให้คุณสามารถย้ายข้อความยาวๆ ที่คุณกำลังแก้ไขได้ง่ายขึ้น
จะอัพเดตดัชนีที่คุณใส่ไว้ได้อย่างไร?
ในทางกลับกัน โปรดทราบว่าดัชนีที่แทรกใน Word จะไม่ได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ นี่หมายความว่า คุณจะต้องอัปเดตทุกครั้งที่คุณเพิ่มหรือแก้ไขชื่อและหัวข้อของข้อความของคุณ. ดังนั้นคุณจะอัปเดตดัชนีอย่างรวดเร็วได้อย่างไร โดยทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้:
- วางเมาส์เหนือดัชนีแล้วคลิกขวา
- ตอนนี้คลิกที่ 'อัปเดตฟิลด์'
- จากนั้นคลิกที่รายการ 'อัปเดตดัชนี' (คุณสามารถอัปเดตเฉพาะหมายเลขหน้าหรือทั้งตาราง)
- พร้อม! ด้วยวิธีนี้ คุณจะได้อัปเดตดัชนีที่แทรกไว้
จะสร้างดัชนีใน Office Online ได้อย่างไร
หากคุณใช้โปรแกรมแก้ไขข้อความของ Microsoft เวอร์ชันออนไลน์ ขั้นตอนการแทรกดัชนีจะคล้ายกับขั้นตอนข้างต้นมาก ในการทำเช่นนี้สิ่งแรกที่คุณควรทำคือ ป้อนตัวแก้ไขและจัดระเบียบหัวเรื่องของข้อความด้วยรูปแบบที่คุณต้องการ. คุณสามารถเลือกหัวเรื่อง 1 หัวเรื่อง 2 หัวเรื่อง 3 หรืออะไรก็ได้ที่คุณต้องการ
เมื่อคุณจัดระเบียบหัวเรื่องแล้ว ก็ถึงเวลาแทรกสารบัญที่จะช่วยให้คุณจัดเรียงและเลื่อนดูข้อความของคุณได้ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ ให้ทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้:
- คลิกที่รายการ 'อ้างอิง' ที่ด้านบนขวาของเครื่องมือ
- ตอนนี้ คลิกที่ตัวเลือก 'สารบัญ'
- เลือกสไตล์สารบัญที่คุณต้องการ
- ส่วนหัวจะถูกตรวจจับและวางโดยอัตโนมัติ
- อัปเดตดัชนีเมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มส่วนหัว
- พร้อม. ดังนั้นคุณจะต้องแทรกดัชนีใน Word Online
อย่างที่คุณเห็น การเพิ่มดัชนีให้กับข้อความหรือเอกสารของคุณใน Word นั้นไม่ซับซ้อนอย่างที่คิด คุณเพียงแค่ต้องรู้ตำแหน่งของเครื่องมือและวิธีใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเหล่านั้น ถ้าคุณทำ, คุณจะเห็นวิธีการจัดระเบียบข้อความของคุณให้ดีขึ้น ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและการทำงานของคุณ.