CC และ BCC ในอีเมลคืออะไร

มีหลายคนที่ใช้อีเมลเป็นประจำทุกวันและไม่ทราบความหมายที่แท้จริงของฟิลด์ สำเนาและสำเนาลับถึง และวิธีการใช้อย่างถูกต้อง ในหลายๆ ครั้ง ตัวเลือกเหล่านี้จะถูกปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น (นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้น เช่น ใน Gmail) แต่เรามีอยู่เสมอและจากที่เราสามารถใช้ประโยชน์ได้มาก

ตัวเลือกเหล่านี้ช่วยให้เราสามารถควบคุมการส่งอีเมลเมื่อมีผู้รับมากกว่าหนึ่งราย บางครั้งเราจำเป็นต้องซ่อนข้อมูลบางอย่างเพื่อเคารพความเป็นส่วนตัวของบุคคลที่ข้อความของเรามีจุดประสงค์หรือเพื่อเหตุผลอื่นใด

คำจำกัดความของสำเนาถึงและสำเนาลับถึง

เมื่อเราเริ่มเขียนอีเมลที่ด้านบนของหน้าต่างข้อความ ไม่ว่าเราจะใช้โปรแกรมใดก็ตาม ฟิลด์หลักสองฟิลด์จะปรากฏขึ้น: "สำหรับ"ที่เราแนะนำอีเมลของผู้รับ และ "เรื่อง"ซึ่งเราประกาศเนื้อหาของข้อความดังกล่าวด้วยคำไม่กี่คำ

บางครั้งก็มองไม่เห็น แต่ที่ใดที่หนึ่งในกล่องข้อความเราจะเห็นปุ่ม CC และ BCC พร้อมเปิดใช้งานเมื่อเราต้องการ ในการใช้คำเหล่านั้นให้ดี ก่อนอื่นเราต้องรู้ให้แน่ชัดเสียก่อนว่ามันหมายถึงอะไร นี่คือคำจำกัดความ:

• CC (ย่อมาจาก "With Copy" และเป็นภาษาอังกฤษ สำเนา). เมื่อใช้ตัวเลือกนี้ เราสามารถส่งสำเนาอีเมลไปยังผู้รับรายอื่น นอกเหนือจากอีเมลหลักที่จ่าหน้าถึง ข้อมูลเปิดอยู่ซึ่งหมายความว่าจะเห็นชื่ออีเมลของผู้รับทั้งหมดทั้งอีเมลหลักและอีเมลที่เราคัดลอก
• CCO (ย่อมาจาก «With Hidden Copy» และเป็นภาษาอังกฤษ BCC o สำเนาคาร์บอนตาบอด). ด้วยตัวเลือกนี้ เราจะสามารถส่งสำเนาของอีเมลไปยังผู้รับรายอื่น นอกเหนือจากผู้รับหลัก แต่ด้วยสำเนาส่วนตัว กล่าวอีกนัยหนึ่ง ทั้งผู้บริหารและผู้ที่อยู่ในสำเนาลับจะไม่สามารถรู้ได้ว่าข้อความกำลังส่งถึงใครอีก

CC และ BCC ใน Gmail

เซิร์ฟเวอร์อีเมลทั้งหมดใช้ระบบเดียวกันในการส่งสำเนาไม่มากก็น้อย ไม่ว่าจะตาบอดหรือไม่ก็ตาม ในบางปุ่ม ปุ่ม CC และ Bcc จะแสดงได้ชัดเจนกว่าปุ่มอื่นๆ แต่การทำงานจะเหมือนกันทุกประการ เพื่อแสดงวิธีที่ถูกต้องในการใช้ตัวเลือกเหล่านี้ เราได้เลือก Gmail เนื่องจากเป็นบริการอีเมลที่มีคนใช้มากที่สุดในโลก

เมื่อเรากดปุ่ม "เขียน" ใน Gmail หน้าต่างที่เราทุกคนรู้จักจะปรากฏขึ้น พบตัวเลือก CC และ BCC ตามที่แสดงในภาพด้านล่าง ทางด้านขวา ที่ส่วนท้ายของบรรทัด "ถึง":

ตามค่าเริ่มต้น ตัวเลือกทั้งสองจะถูกปิดใช้งาน ในการใช้งานเราเพียงแค่ใช้ตัวชี้เมาส์แล้วคลิกที่มัน ตัวเลือกสามารถใช้แยกกันหรือใช้ร่วมกัน ทั้งหมดขึ้นอยู่กับสิ่งที่เราต้องการทำกับข้อความของเรา: CC สำหรับอีเมลจำนวนมากที่เปิดอยู่หรือ BCC สำหรับอีเมลที่เราไม่ต้องการให้ผู้รับรู้ว่ามีใครบ้างที่ได้รับอีเมลนั้น

ควรใช้ CC และ BCC เมื่อใด

แม้ว่าผู้ใช้ทุกคนจะใช้ตัวเลือก CC และ BCC ได้อย่างอิสระเมื่อส่งอีเมล แต่ควรใช้ตัวเลือกเหล่านี้ตามการใช้งานทั่วไป มาดูตัวอย่างวิธีใช้อย่างถูกต้องกัน:

โดยทั่วไปจะใช้ CC ใน อีเมลภายในของบริษัทหรือองค์กร เมื่อจำเป็นต้องสื่อสารข่าวสารหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มคนหรือคนงาน ลองนึกภาพตัวอย่างของบริษัทที่มีการปฏิรูปตารางเวลาของแผนก ในข้อความแจ้งข้อมูลนี้ ชื่ออีเมลของผู้รับผิดชอบจะอยู่ใน "ถึง" จากนั้นใน "CC" จะเป็นอีเมลของทุกคนที่ทำงานในแผนกนั้น เนื่องจากเป็นก เปิดข้อมูลนี่เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการส่ง

ในส่วนของการใช้ CCO ช่วยให้สามารถสื่อสารประเภทอื่น ๆ ซึ่งสามารถใช้ในสาขาวิชาชีพได้เช่นกัน ด้วยตัวเลือกนี้ คุณสามารถเพิ่มบุคคลที่คุณต้องการแจ้งว่าข้อความถูกส่งไปแล้ว แต่บุคคลที่คุณต้องการซ่อนตัวตนจากสายตาของผู้รับคนอื่นๆ ตามกฎทั่วไป ควรใช้สำเนาลับเท่านั้น เมื่อผู้ติดต่อไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับเธรดข้อความ และพวกเขาไม่จำเป็นต้องอ่านคำตอบ

"ตอบทุกคน"

ตัวเลือก Cc และ Bcc มีความสำคัญเช่นกันเมื่อตอบกลับข้อความ เมื่อเราได้รับข้อความพร้อมสำเนาถึงผู้รับหลายคน เราจะเห็นว่าเรามีตัวเลือก "ตอบทุกคน". หากเราใช้อีเมลทั้งหมดที่อยู่ใน CC จะได้รับการตอบกลับของเรา แม้ว่าจะไม่ใช่อีเมลที่ปรากฏใน BCC

ตัวอย่างของกรณีนี้อาจเป็นตัวเลือกที่มีประโยชน์มาก เช่น การตอบกลับอีเมลที่ส่งถึงผู้คนจำนวนมากที่ทำงานร่วมกันในโครงการ เมื่อทำเช่นนี้ ทั้งกลุ่มจะมีข้อมูลเดียวกัน และจะมีโอกาสเห็นความคิดเห็นและการอัปเดตทั้งหมดเกี่ยวกับปัญหา