Maraming tao ang gumagamit ng email araw-araw at hindi alam ang eksaktong kahulugan ng mga field Cc at Bcc at kung paano gamitin ang mga ito nang tama. Sa maraming pagkakataon, ang mga opsyong ito ay na-deactivate bilang default (ito ang nangyayari, halimbawa sa Gmail), ngunit na palagi nating magagamit at kung saan maaari nating samantalahin nang husto.
Ang mga opsyong ito ay nagpapahintulot sa amin na kontrolin ang pagpapadala ng mga email kapag mayroong higit sa isang tatanggap. Minsan kailangan nating itago ang ilang partikular na impormasyon upang igalang ang privacy ng mga tao kung kanino nilayon ang ating mga mensahe o para sa anumang iba pang dahilan.
Kahulugan ng Cc at Bcc
Kapag nagsimula kaming magsulat ng isang email sa tuktok ng window ng mensahe, anuman ang program na ginagamit namin, dalawang pangunahing field ang lalabas: "Para sa", kung saan ipinakilala namin ang email ng tatanggap, at "Affair", kung saan ibinalita namin sa ilang salita ang nilalaman ng nasabing mensahe.
Minsan hindi sila masyadong nakikita, ngunit sa isang lugar sa kahon ng mensahe ay makikita natin ang mga pindutan ng CC at BCC. Handa nang i-activate kapag kailangan natin ito. Upang magamit nang maayos ang mga ito, kailangan muna nating malaman nang eksakto kung ano ang ibig sabihin ng mga ito. Ito ang mga kahulugan:
- CC (acronym para sa "With Copy", at sa English Kopya ng Carbon). Gamit ang opsyong ito maaari kaming magpadala ng mga kopya ng isang email sa iba pang mga tatanggap, bilang karagdagan sa mga pangunahing kung saan ito tinutugunan. Ang impormasyon ay bukas, na nangangahulugan na ang pangalan ng mga email ng lahat ng mga tatanggap, ang mga pangunahing at ang aming kinopya, ay makikita.
- CCO (acronym para sa «With Hidden Copy», at sa English BCC o Blind Carbon Copy). Sa pamamagitan ng opsyong ito, makakapagpadala kami ng mga kopya ng isang email sa ibang mga tatanggap, bilang karagdagan sa mga pangunahing, ngunit may pribadong kopya. Sa madaling salita, hindi malalaman ng mga punong-guro o ng mga pumunta sa blind copy kung kanino pa ipinapadala ang mensahe.
CC at BCC sa Gmail
Marami o mas kaunti ang lahat ng email server ay gumagamit ng parehong sistema para sa pagpapadala ng mga kopya, bulag o hindi. Sa ilan, ang mga CC at Bcc na button ay mas malinaw na ipinapakita kaysa sa iba, ngunit ang kanilang operasyon ay halos magkapareho. Upang ilarawan ang tamang paraan ng paggamit ng mga opsyong ito, pinili namin ang Gmail, dahil ito ang pinakaginagamit na serbisyo ng email sa mundo.
Kapag pinindot namin ang pindutan "sumulat" sa Gmail, lalabas ang window na alam nating lahat. Ang mga opsyon sa CC at BCC ay matatagpuan, tulad ng ipinapakita namin sa larawan sa ibaba, sa kanang bahagi, sa dulo ng linyang "Kay":
Bilang default, ang parehong mga pagpipilian ay hindi pinagana. Upang gamitin ang mga ito kailangan lang nating pumunta sa mouse pointer at mag-click sa mga ito. Ang mga opsyon ay maaaring gamitin nang hiwalay o magkasama, ang lahat ay depende sa kung ano ang gusto naming gawin sa aming mensahe: CC para sa isang bukas na mass email o BCC para sa isa kung saan hindi namin gustong malaman ng mga tatanggap kung sino pa ang nakatanggap ng email na iyon.
Kailan gagamitin ang CC at BCC?
Bagama't malayang gamitin ng sinumang user ang mga opsyon sa CC at BCC kapag nagpapadala ng email, pinakamahusay na gamitin ang mga ito kasunod ng mga karaniwang gamit. Tingnan natin ang ilang halimbawa kung paano gamitin ang mga ito nang tama:
Kadalasan, ginagamit ang CC sa mga panloob na email ng isang kumpanya o isang organisasyon kapag kinakailangan na maghatid ng ilang balita o impormasyon na may kinalaman sa isang grupo ng mga tao o manggagawa. Isipin natin ang halimbawa ng isang kumpanya kung saan ang mga iskedyul ng isang departamento ay binago. Sa mensaheng ito na nagbibigay-kaalaman, ang pangalan ng email ng taong namamahala ay ilalagay sa "Kay" at pagkatapos, sa "CC", ang mga email ng lahat ng taong nagtatrabaho sa departamentong iyon. Bilang ito ay isang bukas na impormasyon, ito ang pinakasimpleng paraan upang maihatid ito.
Para sa bahagi nito, ang paggamit ng CCO ay nagbibigay-daan sa iba pang mga uri ng komunikasyon, na maaari ding gamitin sa propesyonal na larangan. Sa opsyong ito maaari kang magdagdag ng isang tao kung kanino mo gustong ipaalam na naipadala na ang mensahe, ngunit ang kanyang pagkakakilanlan ay nais mong manatiling nakatago mula sa mga mata ng iba pang mga tatanggap. Bilang pangkalahatang tuntunin, Bcc lang ang dapat gamitin kapag ang mga contact ay hindi direktang nauugnay sa thread ng mensahe at hindi nila kailangang basahin ang mga sagot.
"Sagutin ang lahat"
Mahalaga rin ang mga opsyon sa Cc at Bcc kapag tumutugon sa mga mensahe. Kapag nakatanggap kami ng mensahe na may kopya sa ilang tatanggap, makikita namin na mayroon kaming pagpipilian "Sagutin ang lahat". Kung gagamitin namin ito, lahat ng email na kasama sa CC ay makakatanggap ng aming tugon, bagama't hindi ang mga lumalabas sa BCC.
Isang halimbawa kung kailan ito maaaring maging isang napaka-kapaki-pakinabang na opsyon: upang tumugon sa isang email na naka-address sa isang bilang ng mga tao na nakikipagtulungan sa isang proyekto. Sa paggawa nito, ang buong grupo ay magkakaroon ng parehong impormasyon at magkakaroon ng pagkakataong makita ang lahat ng mga komento at update sa isyu.