Kabilang sa marami sa mga praktikal na tool na inaalok nito sa amin Gmail ang mga folder ay may mahalagang papel. Sa pamamagitan ng mga ito ay mas madaling ayusin ang aming mga email at uriin ang iba't ibang mga mensahe. Titingnan natin kung paano lumikha ng isang folder sa Gmail at lahat ng mga pakinabang na ating makakamit kung gagamitin natin ito ng tama.
Ito ay nagkakahalaga ng paggugol ng ilang oras upang ayusin ang aming mail, hindi lamang sa magtrabaho ng mas mahusay kasama nila at mayroon mas mahusay na pag-access sa impormasyon nakakatipid sila, ngunit para rin makakuha ng mas malinaw at mas malinis na view kapag binuksan namin ang screen ng aming e-mail.
Sa ganitong paraan kakailanganing lumikha ng mga bagong folder, pangalanan ang mga ito nang tama at, higit sa lahat, gamitin ang mga ito ng mabuti. Ibig sabihin, i-save ang mga email na natatanggap namin sa kaukulang folder. Kung tayo ay minimally methodical, maiiwasan nating bumalik sa nakaraang kaguluhan.
Mga label ng Gmail
Ang sistema ng label ng Gmail, mas nababaluktot kaysa sa mga tradisyonal na folder
May pagkakaiba sa pagitan ng system ng organisasyon ng folder ng Gmail at ng iba pang mga email manager. Sa totoo lang, ito ay isang simpleng bagay ng pagpapangalan: hindi mo sila tinatawag na mga folder, ngunit Label.
Ang isang folder (o label, sa kaso ng Gmail) ay isang puwang na nakatuon sa pag-iimbak at pag-aayos ng ilang uri ng impormasyon sa loob ng isang computer system. Ang mga label ng Gmail ay isang paraan para sa Markahan ang mga email at ipangkat ang mga ito ayon sa kanilang paksa.
Ang sistema ng tag ay nagpapatunay na mas praktikal kaysa sa folder system, dahil pinapayagan tayo nito magtalaga ng maraming label sa parehong email. Ang mga folder na ginagamit ng ibang mga email manager ay hindi nagpapahintulot sa flexibility na iyon. Sa kanila, upang maisama ang isang mensahe sa dalawang folder, kakailanganing lumikha ng ilang kopya ng parehong mensahe at pagkatapos ay i-save ang mga ito sa bawat isa sa mga folder na nilikha para sa bawat paksa. Sa madaling salita, pinapayagan ng mga tag na maging mas mahusay ang sistema ng pag-uuri at mas maliksi ang mode ng paghahanap.
Lumikha ng Gmail folder (o Gmail label)
Kapag nalinaw na ang pagkakaiba sa pagitan ng mga folder at mga label, pati na rin ang mga pakinabang ng isa sa isa, oras na upang ipaliwanag kung paano gagana sa huli. Ngunit dahil ang parehong mga termino ay kadalasang ginagamit bilang kasingkahulugan, dito tayo ay magsasalita nang palitan gumawa ng folder sa gmail o gumawa ng label sa Gmail.
Magagawa natin ito mula sa anumang device, kahit na ang computer ay marahil ang pinaka ginagamit, lalo na kapag ang e-mail ay ginagamit para sa mga propesyonal na layunin. Ito ang mga hakbang na dapat sundin:
Gumawa ng bagong label sa Gmail
Una, ina-access namin ang aming email. Sa home screen pumunta kami sa kaliwang column, kung saan ipinapakita ang isang listahan ng mga default na label (sosyal, notification, forum, promosyon). Doon kailangan mong mag-scroll pababa at piliin ang opsyon "Plus". Doon, tulad ng ipinapakita sa screenshot sa itaas, dapat tayong mag-click sa opsyon "bagong label".
Gumawa ng folder sa Gmail hakbang-hakbang
Susunod, magbubukas ang isang kahon kung saan isusulat namin ang pangalan ng bagong label at ang lokasyon kung saan namin ito gustong italaga. sa totoo lang, mga tag ng pugad ay isa pang paraan ng pagsasabi ng "lumikha ng mga subtag o subfolder". Gamit ang opsyong ito, inuri ang bagong likhang label sa isa pang mas mataas na label o kategorya.
Pagkatapos mag-click kami "Lumikha". Sa wakas, kapag ang label ay na-activate na, nananatili lamang itong piliin ang mga email na gusto naming markahan dito.
Sa wakas, kung gusto naming makita ang lahat ng email na nakatalaga sa isang partikular na label, kailangan naming pumunta sa kaliwang column at hanapin ang listahan para sa label na pinag-uusapan (maaaring kailanganin mong mag-click sa button na "Higit pa" upang makita ito). Makikita rin natin ang mga label sa tabi ng paksa ng email sa iba't ibang tray.
Mga trick para samantalahin ang mga label ng Gmail
Narito ang ilang tip na makakatulong sa amin na ayusin at pamahalaan ang mga label sa Gmail nang mas mahusay:
mga label na may kulay
Magtalaga ng mga kulay sa mga label sa Gmail
Ang pagtatalaga ng iba't ibang kulay sa bawat label ay isang napaka-visual at simpleng paraan upang madaling makilala ang aming mga email. Halimbawa, maraming user ang gumagamit ng kulay na pula upang markahan ang priyoridad o mga agarang email.
Upang magdagdag ng partikular na kulay sa isang label, sundin ang mga hakbang na ito:
- Mag-hover muna kami sa kaliwang sidebar label.
- Pagkatapos ay nag-click kami sa tatlong point icon ipinapakita sa tabi ng pangalan ng tag.
- Pumili kami "Kulay ng Label" sa menu at pumili ng isa sa mga kulay mula sa listahan o piliin ang opsyon "Magdagdag ng custom na kulay".
Palitan ang pangalan ng mga tag
Kung ang gusto naming gawin ay palitan ang pangalan ng isang label, ang mga hakbang na dapat sundin ay katulad ng sa nakaraang seksyon:
- Nag-click kami sa tatlong point icon sa tabi ng pangalan ng tag sa kaliwang sidebar.
- Pagkatapos ay piliin namin ang pagpipilian "I-edit" at magsulat ng bagong pangalan para sa iyong tag.
- Awtomatikong malalapat ang pangalang ito sa lahat ng email na may markang iyon.
mga nested tag
Sinabi namin sa itaas na ang Gmail ay nag-aalok sa amin ng posibilidad na magtatag ng isang partikular na hierarchy sa sistema ng label nito na may opsyong "nesting". Sa ganitong paraan, kaya nila lumikha ng mga label at sub-label sa iba't ibang antas. Ito ay isang napakapraktikal na function. Isipin ang isang simpleng halimbawa: isang nangungunang tag na tinatawag na "mga invoice" na maaaring maglaman ng iba pang mga nested na tag na naaayon sa bawat buwan ng taon, bawat kliyente, atbp.
Ganito gumawa ng mga sublabel o nested na label sa Gmail:
- Muli kaming pumunta sa label at mag-click sa tatlong point icon sa tabi ng tag name.
- Sa mga lalabas na opsyon, pipiliin namin "Magdagdag ng sublabel".
- Sa lalabas na kahon, ang opsyon "Nest tag in". Sa dropdown sa ibaba maaari kang pumili ng iba pang mga lokasyon.
Awtomatikong magtalaga ng mga label sa mga bagong mensahe
Paano awtomatikong magtalaga ng mga label sa mga bagong mensahe
Ito ay isang napakapraktikal na function kung saan maaari mong i-automate ang bahagi ng gawain ng pag-aayos at pag-uuri ng iyong mga email. Para makinabang dito, humihingi kami ng tulong sa mga filter ng gmail. Ang ideya ay mag-set up ng isang filter upang ang mga email na natanggap na nakakatugon sa ilang partikular na pamantayan ay awtomatikong inilapat sa isang partikular na label.
Ang mga hakbang na dapat sundin ay:
- Nag-click kami sa icon Mga setting sa Gmail (kanang itaas).
- Sa menu, pipili kami "Tingnan ang lahat ng mga setting."
- Pumunta tayo sa tab "Mga filter at naka-block na address", kung saan nag-click kami sa opsyon "Lumikha ng isang bagong filter".
- Sa pop-up window kailangan mong itakda ang pamantayan ng filter at pagkatapos italaga ang tag.
- Sa wakas, nag-click kami sa "Ilapat ang Filter".
Ipakita at itago ang mga label
Sa kaliwang sidebar ng Gmail mayroong sapat na espasyo para maglaman ng 500 label. Kahit na hindi tayo mangangailangan ng marami, kung minsan ay mas komportable na ipakita lamang ang mga kailangan o ginagamit natin nang regular, na itinatago ang iba. Ito ang prosesong dapat sundin:
Muli, pumunta kami sa icon ng tatlong tuldok ng label sa kaliwang sidebar. Doon namin suriin ang kahon "Ipakita itago" sa posisyon na gusto natin ayon sa ating mga kagustuhan.
Tanggalin ang mga tag
Kung hindi na namin kailangan ng isang partikular na tag, madali naming maalis ito, dahil hindi matatanggal ang mga email na nauugnay dito. Siyempre, kapag nag-delete ka ng tag, mawawala rin ang lahat ng subtag na naka-nest dito.
Upang mag-alis ng label sa Gmail, pumunta lang sa icon na tatlong tuldok ng label at piliin "Alisin ang tag". Andali.