Her gün e-posta kullanan ve alanların tam anlamından habersiz birçok kişi var. Bilgi ve Gizli ve bunların nasıl doğru kullanılacağı. Birçok durumda, bu seçenekler varsayılan olarak devre dışıdır (bu, örneğin Gmail), ancak her zaman emrimizde olan ve bundan büyük fayda sağlayabileceğimiz şeyler.
Bu seçenekler, birden fazla alıcı olduğunda e-postaların gönderilmesini kontrol etmemizi sağlar. Bazen, mesajlarımızın gönderildiği kişilerin mahremiyetine saygı duymak için veya başka herhangi bir nedenle belirli bilgileri saklamamız gerekir.
Cc ve Bcc'nin Tanımı
Mesaj penceresinin üst kısmında e-posta yazmaya başladığımızda, hangi programı kullanırsak kullanalım, iki ana alan karşımıza çıkıyor: "İçin", burada alıcının e-postasını tanıtıyoruz ve "Mesele"söz konusu mesajın içeriğini birkaç kelime ile duyurduğumuz yer.
Bazen çok görünmezler, ancak mesaj kutusunun bir yerinde CC ve BCC düğmelerini göreceğiz. İhtiyacımız olduğunda etkinleştirilmeye hazır. Onları iyi kullanmak için önce tam olarak ne anlama geldiklerini bilmeliyiz. Tanımlar şunlardır:
- CC ("Kopya ile" kısaltması ve İngilizce Karbon Kopya). Bu seçeneği kullanarak, bir e-postanın kopyalarını, gönderildiği ana alıcılara ek olarak diğer alıcılara da gönderebiliriz. Bilgi açıktır, bu, hem ana hem de kopyaladığımız tüm alıcıların e-postalarının adlarının göründüğü anlamına gelir.
- CCO ("Gizli Kopyayla" kısaltması ve İngilizce BCC o Kör Karbon Kopya). Bu seçenek aracılığıyla, bir e-postanın kopyalarını, asıl alıcılara ek olarak, ancak özel bir kopyayla diğer alıcılara gönderebileceğiz. Başka bir deyişle, ne müdürler ne de gizli kopyaya girenler, mesajın başka kime gönderildiğini bilemezler.
Gmail'de CC ve BCC
Az ya da çok tüm e-posta sunucuları, kopya göndermek için kör olsun ya da olmasın aynı sistemi kullanır. Bazılarında, CC ve Bcc düğmeleri diğerlerine göre daha net görüntülenir, ancak bunların çalışması neredeyse aynıdır. Bu seçenekleri kullanmanın doğru yolunu göstermek için, dünyada en çok kullanılan e-posta hizmeti olduğu için Gmail'i seçtik.
butona bastığımızda "Yazmak" Gmail'de hepimizin bildiği pencere görünür. CC ve BCC seçenekleri sağ tarafta "Kime" satırının sonunda aşağıdaki resimde gösterdiğimiz gibi bulunur:
Varsayılan olarak, her iki seçenek de devre dışıdır. Bunları kullanmak için fare imleciyle gidip üzerlerine tıklamamız yeterlidir. Seçenekler ayrı ayrı veya birlikte kullanılabilir, hepsi mesajımızla ne yapmak istediğimize bağlıdır: açık bir toplu e-posta için CC veya alıcıların o e-postayı başka kimlerin aldığını bilmesini istemediğimiz bir e-posta için BCC.
CC ve BCC ne zaman kullanılır?
Herhangi bir kullanıcı, bir e-posta gönderirken Bilgi ve Gizli seçeneklerini kullanmakta özgür olsa da, bunları yaygın kullanımlara göre kullanmak en iyisidir. Bunların nasıl doğru kullanılacağına dair bazı örnekler görelim:
Tipik olarak, CC kullanılır bir şirketin veya kuruluşun dahili e-postaları bir grup insanı veya işçiyi ilgilendiren bazı haberlerin veya bilgilerin iletilmesi gerektiğinde. Bir departmanın programlarının yeniden düzenlendiği bir şirket örneğini düşünelim. Bu bilgilendirici mesajda, sorumlu kişinin e-postasının adı "Kime"ye, ardından "CC"ye o departmanda çalışan tüm kişilerin e-postalarının adı yazılacaktır. olduğu gibi açık bilgi, bu onu iletmenin en basit yoludur.
CCO'nun kullanımı, profesyonel alanda da kullanılabilen diğer iletişim türlerine izin verir. Bu seçenek ile mesajın kendisine gönderildiğini bildirmek istediğiniz ancak kimliğinin diğer alıcılardan gizli kalmasını istediğiniz bir kişiyi ekleyebilirsiniz. Genel bir kural olarak, Bcc yalnızca kullanılmalıdır. kişiler doğrudan mesaj dizisiyle ilgili olmadığında ve cevapları okumalarına gerek yoktur.
"Herkese cevap ver"
Cc ve Bcc seçenekleri de mesajlara cevap verirken önemlidir. Birkaç alıcıya kopyası olan bir mesaj aldığımızda, seçeneğimiz olduğunu göreceğiz. "Herkese cevap ver". Bunu kullanırsak, BCC'de görünenler olmasa da, CC'de yer alan tüm e-postalar yanıtımızı alacaktır.
Bunun ne zaman çok yararlı bir seçenek olabileceğine bir örnek: bir projede işbirliği yapan birkaç kişiye gönderilen bir e-postayı yanıtlamak. Bunu yaparak, tüm grup aynı bilgilere sahip olacak ve konuyla ilgili tüm yorumları ve güncellemeleri görme fırsatına sahip olacaktır.