Є багато людей, які щодня користуються електронною поштою і не знають точного значення полів Копія та прихована копія і як ними правильно користуватися. У багатьох випадках ці параметри вимкнено за замовчуванням (це те, що відбувається, наприклад, у Gmail), але які ми завжди маємо в своєму розпорядженні і з яких ми можемо отримати велику користь.
Ці параметри дозволяють нам контролювати надсилання електронних листів, коли є більше ніж один одержувач. Іноді нам потрібно приховати певну інформацію, щоб поважати конфіденційність людей, для яких призначені наші повідомлення, або з будь-якої іншої причини.
Визначення копії та прихованої копії
Коли ми починаємо писати електронний лист у верхній частині вікна повідомлення, яку б програму ми не використовували, з’являються два основні поля: "для", де ми вводимо електронну адресу одержувача, і "Роман", де в кількох словах повідомляємо зміст зазначеного повідомлення.
Іноді вони не так помітні, але десь у вікні повідомлення ми побачимо кнопки CC і BCC. Готовий до активації, коли нам це знадобиться. Щоб правильно їх використовувати, ми спочатку повинні точно знати, що вони означають. Це визначення:
- CC (акронім від "With Copy" і англійською мовою Копія). Використовуючи цю опцію, ми можемо надсилати копії електронного листа іншим одержувачам, окрім основних, яким воно адресоване. Інформація відкрита, тобто видно імена електронних листів усіх одержувачів, як основних, так і тих, які ми скопіювали.
- CCO (акронім від «With Hidden Copy» та англ BCC o Сліпа вугільна копія). За допомогою цієї опції ми зможемо надсилати копії електронного листа іншим одержувачам, крім основних, але з приватною копією. Іншими словами, ані принципали, ані ті, хто йде в прихованій копії, не зможуть знати, кому ще надіслано повідомлення.
Копія та прихована копія в Gmail
Більш-менш усі сервери електронної пошти використовують ту саму систему для надсилання копій, сліпих чи ні. На деяких кнопках CC і Bcc відображаються чіткіше, ніж на інших, але їхня робота практично однакова. Щоб проілюструвати правильний спосіб використання цих параметрів, ми вибрали Gmail, оскільки це найпопулярніша служба електронної пошти у світі.
Коли ми натискаємо кнопку "Написати" у Gmail з’являється вікно, яке ми всі знаємо. Параметри CC і BCC знаходяться, як показано на зображенні нижче, праворуч, у кінці рядка «Кому»:
За замовчуванням обидва параметри вимкнено. Щоб скористатися ними, нам просто потрібно навести вказівник миші та клацнути на них. Параметри можна використовувати окремо або разом, все залежить від того, що ми хочемо зробити з нашим повідомленням: CC для відкритого масового електронного листа або BCC для такого, у якому ми не хочемо, щоб одержувачі знали, хто ще отримав цей електронний лист.
Коли використовувати CC і BCC?
Хоча будь-який користувач може вільно використовувати параметри CC та BCC під час надсилання електронної пошти, найкраще використовувати їх відповідно до стандартних способів використання. Давайте розглянемо кілька прикладів того, як їх правильно використовувати:
Як правило, CC використовується в внутрішні електронні листи компанії чи організації коли необхідно повідомити якусь новину або інформацію, яка стосується групи людей або працівників. Уявімо приклад компанії, в якій реформовано графік роботи відділу. У цьому інформаційному повідомленні ім’я електронної адреси відповідальної особи буде розміщено в полі «Кому», а потім у полі «CC» — електронні адреси всіх людей, які працюють у цьому відділі. Як це а відкрита інформація, це найпростіший спосіб його передачі.
Зі свого боку, використання CCO дозволяє інші види комунікацій, які також можуть бути використані в професійній сфері. За допомогою цієї опції ви можете додати особу, якій ви хочете повідомити, що повідомлення надіслано, але чию особу ви хочете залишити прихованою від очей інших одержувачів. Як правило, слід використовувати лише приховану копію коли контакти не пов’язані безпосередньо з потоком повідомлень і їм не потрібно читати відповіді.
«Відповісти всім»
Параметри «Копія» та «Прихована копія» також важливі під час відповіді на повідомлення. Коли ми отримуємо повідомлення з копією для кількох одержувачів, ми побачимо, що у нас є можливість «Відповісти всім». Якщо ми використовуємо його, усі електронні листи, включені в копію, отримають нашу відповідь, але не ті, які відображаються в прихованій копії.
Приклад того, коли це може бути дуже корисним варіантом: відповісти на електронний лист, адресований кільком людям, які співпрацюють над проектом. Завдяки цьому вся група матиме однакову інформацію та матиме можливість бачити всі коментарі та оновлення щодо проблеми.