Bạn có muốn công việc và tài liệu của mình được sắp xếp hợp lý và dễ đọc không? Điều gì đó có thể giúp bạn đạt được điều này là sử dụng chỉ mục nội dung. Bây giờ, mặc dù đúng là chúng tôi có thể tạo thủ công, nhưng quá trình này diễn ra chậm và chúng tôi có nhiều khả năng mắc lỗi hơn. Vì lý do đó, Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem cách chèn chỉ mục trong Word tự động.
Một chỉ mục về cơ bản có chức năng liệt kê các chủ đề được tìm thấy trong tài liệu, cũng như cho biết số trang mà chúng xuất hiện. Tuy nhiên, để điều này hoạt động như mong đợi, bạn cần định dạng tiêu đề tài liệu của mình một cách chính xác. Hãy thảo luận về cách bạn có thể sử dụng các công cụ trong Word để tạo chỉ mục của riêng mình.
Làm cách nào để chèn mục lục trong Word tự động?
Để biết cách chèn mục lục tự động trong Word trước tiên bạn phải biết một số yếu tố quan trọng. Trước hết, hãy nhớ rằng Cần phải biết cách tổ chức các tiêu đề của văn bản của bạn. Để làm điều này, bạn phải đặt định dạng bạn muốn cho các tiêu đề sẽ xuất hiện trong chỉ mục mà bạn sẽ tạo. Nói chung, chúng ta có thể chọn giữa việc đặt Tiêu đề 1 hoặc Tiêu đề 2.
Trong trường hợp bạn muốn tất cả các tiêu đề đều giống nhau, bạn có thể đặt Tiêu đề 1 cho tất cả chúng. Nhưng, nếu bạn muốn mục lục của mình có phong cách hấp dẫn hơn và các chương nằm bên trong các chương khác, bạn cũng có thể thêm Đầu đề 2. Bằng cách này, đầu đề 'Tiêu đề 2' sẽ nằm trong 'Tiêu đề 1' đứng trước nó. Khi các tiêu đề của bạn được sắp xếp, bạn có thể chèn chỉ mục. Làm thế nào để làm nó? Hãy xem nào.
Các bước tạo mục lục tự động trong Word
Tiếp theo, chúng ta hãy nhìn vào các bước thực hiện để chèn chỉ mục trong Word. Điều đầu tiên bạn nên làm là định vị không gian lý tưởng mà bạn muốn chèn bảng có nội dung vào đó và nhấp vào đó. Khi bạn đã chọn nó, hãy làm theo các bước sau:
- Nhấp vào mục 'Tài liệu tham khảo' mà bạn sẽ thấy ở đầu Word.
- Ở phía bên trái của thanh công cụ, nhấp vào 'Mục lục' để hiển thị menu.
- Bây giờ hãy chọn định dạng bảng tự động mà bạn muốn sử dụng.
- Khi điều này được thực hiện, bảng sẽ được tự động chèn vào khoảng trống bạn đã chọn.
- Sẵn sàng! Bạn không phải làm gì nữa, vì Word sẽ sử dụng các tiêu đề mà bạn đã gán trước đó.
Các bước này sẽ cho phép bạn tạo mục lục (chỉ mục) tự động. Điều đó có nghĩa là Word sẽ chọn theo mặc định thiết kế mà chỉ mục sẽ có. Ví dụ, bạn sẽ thấy một phông chữ mặc định và một loạt các dấu chấm để kết nối tiêu đề với số trang tương ứng của chúng.
Làm cách nào để tùy chỉnh mục lục trong Word?
Hiện tại, đúng là mục lục tự động của Word cung cấp phù hợp với hầu hết các yêu cầu. Tuy nhiên, trong trường hợp bạn muốn tạo một bảng tùy chỉnh hơn, công cụ cũng cung cấp chức năng này. Làm thế nào bạn có thể tận dụng lợi thế của nó? Để làm điều này, bạn phải làm như sau:
- Nhấp vào mục 'Mục lục'.
- Bây giờ hãy nhấp vào 'Mục lục tùy chỉnh' hoặc 'Bảng thủ công'.
- Thực hiện các thay đổi bạn muốn.
- Sẵn sàng! Vì vậy, bạn sẽ tạo một chỉ mục tùy chỉnh.
Bạn có thể thực hiện những sửa đổi nào nếu chọn Mục lục tùy chỉnh? Hãy nhớ rằng bất kể thay đổi là gì, bạn sẽ có thể nhìn thấy nó ít nhất hai lần trong bản xem trước. Trong số những thay đổi bạn có thể thực hiện đối với chỉ mục là:
- Thay đổi phong cách của chỉ mục: tùy chỉnh phong cách của chỉ mục theo sở thích của bạn. Một số thay đổi mà bạn có thể thực hiện là: điều chỉnh kích thước và kiểu phông chữ, màu sắc và định dạng của số trang.
- Thêm văn bản vào chỉ mục của bạn: Trong trường hợp bạn muốn thêm văn bản tùy chỉnh vào mục lục của mình, chỉ cần nhấp vào 'Chèn' trong hộp thoại.
- Thêm dấu đầu dòng, đánh số hoặc thay đổi phông chữ.
Một điều khác sẽ giúp bạn tận dụng lợi thế của chỉ mục Word là biết làm thế nào để sử dụng nó để cuộn qua văn bản. Ví dụ: nếu bạn giữ phím Control trong khi nhấp vào một trong các tiêu đề của bảng, bạn có thể chuyển trực tiếp đến phần văn bản đó. Đây là một lợi thế, vì nó cho phép bạn di chuyển dễ dàng hơn trong một văn bản dài mà bạn đang soạn thảo.
Làm cách nào để cập nhật chỉ mục bạn đã chèn?
Mặt khác, hãy nhớ rằng chỉ mục được chèn trong Word không được cập nhật tự động. Điều này có nghĩa rằng bạn sẽ phải cập nhật nó mỗi khi bạn thêm hoặc sửa đổi tiêu đề và tiêu đề của văn bản. Vậy làm cách nào để bạn có thể cập nhật chỉ mục một cách nhanh chóng? Bằng cách hoàn thành các bước đơn giản sau:
- Di chuột qua chỉ mục và nhấp chuột phải.
- Bây giờ, nhấp vào 'Cập nhật trường'.
- Sau đó, nhấp vào mục 'Cập nhật chỉ mục' (bạn chỉ có thể cập nhật số trang hoặc toàn bộ bảng).
- Sẵn sàng! Bằng cách này, bạn sẽ cập nhật chỉ mục đã chèn.
Làm cách nào để tạo chỉ mục trong Office Online?
Nếu bạn sử dụng phiên bản trực tuyến của trình soạn thảo văn bản của Microsoft, quy trình chèn chỉ mục rất giống với quy trình ở trên. Để làm điều này, điều đầu tiên bạn nên làm là vào trình chỉnh sửa và sắp xếp các tiêu đề của văn bản theo định dạng bạn muốn. Bạn có thể chọn Đầu đề 1, Đầu đề 2, Đầu đề 3 hoặc bất cứ thứ gì bạn muốn.
Khi bạn đã sắp xếp các tiêu đề, đã đến lúc chèn mục lục cho phép bạn sắp xếp và cuộn qua văn bản của mình. Để đạt được điều này, hãy làm theo các bước đơn giản sau:
- Nhấp vào mục 'Tài liệu tham khảo' ở trên cùng bên phải của công cụ.
- Bây giờ, hãy nhấp vào tùy chọn 'Mục lục'.
- Chọn kiểu mục lục bạn muốn.
- Tiêu đề sẽ được tự động phát hiện và đặt tại chỗ.
- Cập nhật chỉ mục khi bạn thực hiện thay đổi hoặc thêm tiêu đề.
- Sẵn sàng. Vì vậy, bạn sẽ chèn một chỉ mục trong Word Online.
Như bạn có thể thấy, việc thêm chỉ mục vào văn bản hoặc tài liệu của bạn trong Word không phức tạp như vẻ ngoài của nó. Bạn chỉ cần biết vị trí của các công cụ và cách tận dụng chúng. Nếu bạn làm, bạn sẽ thấy các văn bản của mình sẽ được tổ chức tốt hơn như thế nào, do đó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công việc.