Excel er på sin egen fortjeneste den bedste applikation til at oprette regneark af enhver art, fra dem der giver os mulighed for at udføre den daglige regnskab til database relaterede regnearkud over at tillade os at repræsentere de data, de inkluderer i grafer.
den rullelister og de dynamiske tabeller, som Excel giver os mulighed for at oprette, er to af de funktioner, vi kan bruge få mest muligt ud af det, sidstnævnte er en af de mest kraftfulde funktioner, der tilbydes af denne applikation, der er inden for Office 365.
Hvad er pivottabeller
Det er sandsynligt, at du ved mere end en lejlighed har hørt om drejetabeller, en af de mere praktiske og kraftfulde funktioner, som Excel tilbyder os og det giver os mulighed for at administrere store mængder data meget hurtigt og nemt.
De dynamiske tabeller, som vi kan oprette med Excel, giver os ikke kun mulighed for at udtrække data fra tabeller, men tillader os også udtrække data fra databaser oprettet med Access, Microsofts applikation til oprettelse af databaser.
Okay, men hvad er drejetabeller? Drejetabeller er filtre, som vi kan anvende på databaser og det giver os også mulighed for at udføre summeringer af resultaterne. Hvis du regelmæssigt bruger filtre i dine regneark, hvis du bruger pivottabeller, vil du se, hvordan tiden du interagerer med dem reduceres.
Sådan oprettes pivottabeller
For at oprette drejetabeller, vi har brug for en datakilde, datakilde, der kan være det regneark, som vi normalt bruger til at gemme dataene. Hvis vi bruger en database oprettet i Access, kan vi indstille datakilden til den tabel, hvor alle poster er gemt.
Hvis datakilden er en tekstfilMed dataene adskilt med kommaer kan vi oprette et regneark fra den fil, hvorfra dataene udvindes for at oprette pivottabellerne. Hvis denne type flad fil er den eneste kilde til filer, som vi har til at oprette dynamiske tabeller, skal vi se muligheden for at være i stand til at udtrække dataene i et andet format eller oprette en makro, der automatisk sørger for at oprette de dynamiske tabeller hver gang vi importerer dataene.
Selvom navnet måske indebærer kompleksitet, er intet længere væk fra sandheden. Opret pivottabeller det er en meget enkel proces, hvis vi følger alle de trin, som vi angiver nedenfor.
Formater datakilde
Når vi har oprettet databasen, skal vi formatere den, så Excel være i stand til at genkende hvilke celler er der indeholder data og hvilke celler der indeholder navnene på de poster, som vi vil filtrere for at oprette de dynamiske tabeller.
For at formatere en tabel er den første ting, vi skal gøre, at vælge alle de celler, der er en del af tabellen, og klikke på knappen Format som et bord på hjemmebåndet.
Dernæst vises forskellige layouts, layouts, der ikke kun ændrer æstetikken i tabellen, men fortæller Excel, at det er en potentiel datakilde. I dette afsnit betyder det ikke noget, hvilken mulighed vi vælger. Til spørgsmålet Hvor er dataene i tabellen? Vi skal markere afkrydsningsfeltet. Listen indeholder overskrifter.
På denne måde angiver vi over for Excel, at den første række i tabellen repræsenterer navnet på dataene i tabellen for at skabe de dynamiske tabeller, som giver os mulighed for at anvende automatiske filtre. Når vi har tabellen med dataene, og vi har formateret den korrekt, kan vi oprette de dynamiske tabeller.
Opret pivottabeller
- Den første ting, vi skal gøre er vælg tabel hvor er de data, der vil være en del af den dynamiske tabel, inklusive cellerne, der viser os, hvilken type data de inkluderer (i vores tilfælde Kommune, Arbejder, Reference, Kg).
- Dernæst går vi til båndet og klikker på indsætte.
- Inde i indsatsen skal du klikke på Dynamisk tabel og en dialogboks med navnet Opret pivottabel.
- Inden for denne dialogboks finder vi to muligheder:
- Vælg de data, du vil analysere. Da vi har valgt den tabel, som vi ønskede at bruge til at oprette den dynamiske tabel, vises den allerede valgt under navnet Table1. Vi kan ændre dette navn, hvis vi agter at tilføje flere tabeller i det samme regneark.
- Vælg hvor du vil placere drejetabellen. Hvis vi ikke ønsker at blande kildedataene med pivottabellen, anbefales det at oprette et nyt regneark, som vi kan kalde Pivot Table for ikke at forveksle med det ark, hvor dataene vises, som vi kan kalde Data .
Hvis vi har udført alle trinene, skal resultatet være det samme som i billedet ovenfor. Hvis ikke, skal du gennemgå alle trinene igen. I panelet til højre (panel, som vi kan flytte gennem applikationen eller lade det flyde) vises de data, vi har valgt, som vi skal anvende de filtre, vi har brug for.
De parametre, som vi kan konfigurere, er følgende:
Filtros
Her placerer vi (ved at trække felterne placeret ovenfor) de felter, som vi vil vise, der afspejler en mængde eller et beløb. I tilfældet med eksemplet har jeg placeret felterne Kommune, Arbejder og Reference for at kunne vælge det samlede antal referencer er blevet solgt sammen (Kommune, Arbejder og Reference) eller af kommuner, arbejdere eller referencer.
Inden for værdier har vi inkluderet opsummering af alle referencer der er solgt. I tilfældet med eksemplet repræsenterer 6 antallet af referencer, som alle arbejdere i alle referencerne i Novelda kommune har solgt.
kolonner
I dette afsnit skal vi placere alle de felter, vi ønsker vises i et rullemenuformat for at vælge og vise alle resultater relateret til denne værdi.
I tilfældet med eksemplet har vi placeret feltet Kommune i kolonner, så det viser os summen af antallet af referencer der er solgt i alle kommuner. Hvis vi bruger filtrene, der er placeret ovenfor, kan vi yderligere filtrere resultaterne ved at fastslå den nøjagtige solgte reference og hvilken medarbejder, der har solgt dem.
rækker
Sektionen Rækker giver os mulighed for at fastslå, hvilke værdier der er vises ved rækker og funktionen er den samme som med kolonnerne, men ændrer retningen. Som vi kan se på billedet ovenfor, vises søgeresultaterne i rækker og ikke i kolonner, når du placerer kommunefeltet i filer.
Værdier
I dette afsnit skal vi tilføje de felter, som vi vil have os til Vis totaler. Ved at trække Kg-feltet til sektionen Værdier oprettes der automatisk en kolonne, hvor det samlede kg, der er solgt af byer, vises, hvilket er det rækkefilter, vi har tilføjet.
Inden for dette afsnit har vi også referencekonto. Det er konfigureret til at vise en antal byer eller produkter. Summen af KG-feltet er konfigureret således, at vis total Kg. For at ændre, hvilken handling vi vil udføre hjemme i et af de etablerede felter, skal vi klikke på (i) til højre for feltet.
Praktisk tip
Hvis du er kommet så langt, tænker du måske pivottabeller er en meget kompleks verden ikke værd at røre ved. Tværtimod, hvordan du måske har set i denne artikel, er alt et spørgsmål om test, test og test, indtil vi kan vise dataene, som vi ønsker, at de skal vises.
Hvis du tilføjer et felt i et afsnit, som du ikke vil have, skal du bare trække det ud af arket, og det fjernes. Pivottabeller er beregnet til store mængder data, ikke til tabeller med 10 0 20 poster. I disse tilfælde kan vi bruge filtrene direkte.