Es gibt viele Menschen, die täglich E-Mails verwenden und sich der genauen Bedeutung der Felder nicht bewusst sind CC und CCO und wie man sie richtig einsetzt. Bei vielen Gelegenheiten sind diese Optionen standardmäßig deaktiviert (das passiert zum Beispiel in Google Mail), die wir aber immer zur Verfügung haben und von der wir viel profitieren können.
Diese Optionen ermöglichen es uns, den Versand von E-Mails zu steuern, wenn es mehr als einen Empfänger gibt. Manchmal müssen wir bestimmte Informationen verbergen, um die Privatsphäre der Personen zu respektieren, für die unsere Nachrichten bestimmt sind, oder aus anderen Gründen.
Definition von Cc und Bcc
Wenn wir beginnen, eine E-Mail oben im Nachrichtenfenster zu schreiben, erscheinen unabhängig vom verwendeten Programm zwei Hauptfelder: "Für", wo wir die E-Mail-Adresse des Empfängers einführen, und "Affäre", wo wir mit wenigen Worten den Inhalt besagter Botschaft ankündigen.
Manchmal sind sie nicht so sichtbar, aber irgendwo im Meldungsfeld sehen wir die Schaltflächen CC und BCC. Bereit, aktiviert zu werden, wenn wir es brauchen. Um sie gut zu nutzen, müssen wir zunächst genau wissen, was sie bedeuten. Dies sind die Definitionen:
- CC (Akronym für „With Copy“ und auf Englisch Carbon Copy). Mit dieser Option können wir Kopien einer E-Mail zusätzlich zu den Hauptempfängern, an die sie adressiert ist, an andere Empfänger senden. Die Informationen sind offen, was bedeutet, dass die Namen der E-Mails aller Empfänger, sowohl der Hauptempfänger als auch der von uns kopierten, sichtbar sind.
- CCO (Akronym für «With Hidden Copy», und auf Englisch BCC o Blindkopie). Durch diese Option können wir zusätzlich zu den Hauptempfängern Kopien einer E-Mail an andere Empfänger senden, jedoch mit einer privaten Kopie. Mit anderen Worten, weder die Prinzipale noch diejenigen, die in die Blindkopie gehen, können wissen, an wen die Nachricht sonst noch gesendet wird.
CC und BCC in Gmail
Mehr oder weniger alle E-Mail-Server verwenden das gleiche System zum Versenden von Kopien, ob blind oder nicht. Bei einigen werden die CC- und Bcc-Tasten deutlicher angezeigt als bei anderen, aber ihre Bedienung ist praktisch identisch. Um die richtige Verwendung dieser Optionen zu veranschaulichen, haben wir uns für Gmail entschieden, da dies der meistgenutzte E-Mail-Dienst der Welt ist.
Wenn wir den Knopf drücken "Schreiben" in Gmail erscheint das uns allen bekannte Fenster. Die CC- und BCC-Optionen befinden sich, wie wir im Bild unten zeigen, auf der rechten Seite am Ende der „To“-Zeile:
Standardmäßig sind beide Optionen deaktiviert. Um sie zu verwenden, müssen wir einfach mit dem Mauszeiger gehen und sie anklicken. Die Optionen können separat oder zusammen verwendet werden, es hängt alles davon ab, was wir mit unserer Nachricht machen wollen: CC für eine offene Massen-E-Mail oder BCC für eine, bei der wir nicht möchten, dass die Empfänger wissen, wer diese E-Mail sonst noch erhalten hat.
Wann sollten CC und BCC verwendet werden?
Obwohl es jedem Benutzer freisteht, die CC- und BCC-Optionen beim Senden einer E-Mail zu verwenden, ist es am besten, sie gemäß den üblichen Verwendungszwecken zu verwenden. Sehen wir uns einige Beispiele an, wie man sie richtig verwendet:
Typischerweise wird CC in verwendet interne E-Mails eines Unternehmens oder einer Organisation wenn es notwendig ist, Neuigkeiten oder Informationen mitzuteilen, die eine Gruppe von Personen oder Arbeitnehmern betreffen. Stellen wir uns das Beispiel eines Unternehmens vor, in dem die Dienstpläne einer Abteilung reformiert wurden. In dieser Informationsnachricht wird der Name der E-Mail-Adresse der verantwortlichen Person in „An“ und dann in „CC“ die E-Mail-Adressen aller Personen eingefügt, die in dieser Abteilung arbeiten. Da es sich um ein offene Informationen, dies ist die einfachste Art, es zu übertragen.
Der Einsatz von CCO ermöglicht seinerseits andere Arten der Kommunikation, die auch im beruflichen Bereich eingesetzt werden können. Mit dieser Option können Sie eine Person hinzufügen, der Sie mitteilen möchten, dass die Nachricht gesendet wurde, deren Identität Sie jedoch vor den Augen anderer Empfänger verbergen möchten. Grundsätzlich sollte nur Bcc verwendet werden wenn die Kontakte nicht direkt mit dem Nachrichten-Thread zusammenhängen und sie müssen die Antworten nicht lesen.
"Allen antworten"
Die Optionen Cc und Bcc spielen auch eine Rolle, wenn Sie auf Nachrichten antworten. Wenn wir eine Nachricht mit einer Kopie an mehrere Empfänger erhalten, sehen wir, dass wir die Möglichkeit haben "Allen antworten". Wenn wir es verwenden, erhalten alle in CC enthaltenen E-Mails unsere Antwort, jedoch nicht diejenigen, die in BCC erscheinen.
Ein Beispiel dafür, wann dies eine sehr nützliche Option sein kann: auf eine E-Mail antworten, die an mehrere Personen adressiert ist, die an einem Projekt zusammenarbeiten. Auf diese Weise hat die gesamte Gruppe die gleichen Informationen und die Möglichkeit, alle Kommentare und Aktualisierungen zu diesem Thema einzusehen.