Η προσθήκη ευρετηρίων στα έγγραφά σας θα δώσει μια πιο επαγγελματική και γυαλιστερή εμφάνιση στο κείμενο. Θα διευκολύνει επίσης την πλοήγησή του και θα δώσει στον αναγνώστη μια πρώτη ματιά σε όλα όσα μπορεί να βρει στο έγγραφο. Από την άλλη πλευρά, η Google διαθέτει ένα ισχυρό εργαλείο γραφείου γνωστό ως Έγγραφα Google. Ας πούμε ότι είναι ένα διαδικτυακό Word που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε έγγραφα για να τα μοιραστείτε αργότερα με τις επαφές σας, να τα αποθηκεύσετε στο Google cloud ή να μπορείτε να τα κατεβάσετε σε άλλη μορφή -PDF, για παράδειγμα-. Λοιπόν, παρουσιάστηκαν και τα δύο, Θα ξέρετε πώς να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο στα Έγγραφα Google; Εξηγούμε πώς να το κάνουμε.
Google Docs εμφανίστηκε ενώπιον της Εταιρείας το 2006. Εκείνη την εποχή, έχοντας έναν διαδικτυακό επεξεργαστή κειμένου και επίσης επιτρέπεται να το κάνει συνεργατικό για να συμμετάσχουν άλλα άτομα στην επεξεργασία του εγγράφου, ήταν επιτυχής. Επί του παρόντος, αυτή η συνεργασία επιτρέπει προσθέστε συνολικά 50 άτομα σε ένα μόνο έγγραφο. Και σαν ένας καλός επεξεργαστής κειμένου που έχει εξελιχθεί με τα χρόνια, μας επιτρέπει να μορφοποιούμε έγγραφα όπως θέλουμε.
Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να παρουσιάσετε ένα μεγάλο κείμενο είναι να προσθέσετε έναν πίνακα περιεχομένων στην αρχή του κειμένου. Με αυτόν τον τρόπο, εκτός από την παροχή στον αναγνώστη με μια γρήγορη επισκόπηση του περιεχομένου που πρόκειται να βρεθεί, είναι επίσης ένας εύκολος τρόπος να του επιτραπεί να περιηγηθεί καλύτερα στις διάφορες ενότητες και να μπορεί να μεταβεί απευθείας στο περιεχόμενο που τους ενδιαφέρει. Τα Έγγραφα Google σάς επιτρέπουν να δημιουργείτε ευρετήρια με διάφορες μορφές. Και θα εξηγήσουμε πώς να τα δημιουργήσουμε. Για παράδειγμα, ένα κουμπί: και σε αυτό το ίδιο άρθρο, θα μπορείτε να επαληθεύσετε ότι έχουμε ένα ευρετήριο όλων των περιεχομένων του κειμένου για να διευκολύνετε την πλοήγηση στο περιεχόμενο.
Προσδιορίστε τους τίτλους των διαφορετικών ενοτήτων του κειμένου
Το πρώτο πράγμα που σας συμβουλεύουμε να κάνετε είναι δημιουργήστε μια κενή σελίδα στην αρχή του κειμένου και υποδεικνύουν ότι είναι το ευρετήριο και πού μπορεί να βρει ο αναγνώστης κάθε ενότητα του κειμένου. Επιπλέον, θα το χρειαστείτε αργότερα, ώστε το ευρετήριο να εμφανίζεται πριν από το κείμενο.
Μετά από αυτό το βήμα, το επόμενο πράγμα που πρέπει να κάνετε για να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο στα Έγγραφα Google είναι βρείτε τους τίτλους κάθε ενότητας του κειμένου. Θα πρέπει να θυμόμαστε ότι ένα ευρετήριο θα είναι μια καλή ιδέα σε κείμενα ορισμένου μήκους και που περιέχουν πολλές σελίδες. Διαφορετικά, το ευρετήριο μπορεί να είναι κάπως φτωχό σε περιεχόμενο.
Λοιπόν, μόλις ανοίξει το έγγραφο στο οποίο θέλουμε να δημιουργήσουμε ένα ευρετήριο στα Έγγραφα Google, ήρθε η ώρα περάστε από τους τίτλους και σημειώστε τους με το ποντίκι; δηλαδή σαν να επρόκειτο να εκτελέσουμε οποιαδήποτε ενέργεια σε αυτό το κείμενο. Επίσης, να σας πω ότι το ευρετήριο μπορεί να δημιουργηθεί καθώς προχωράτε να γράφετε το κείμενο.
Το σημαντικό σε αυτό το βήμα είναι ότι επισημαίνετε αυτούς τους τίτλους ενοτήτων ως "κεφαλίδα 1'. Θα το βρείτε στη γραμμή εργαλείων των Εγγράφων Google -στην παραπάνω εικόνα σας το δείχνουμε- και όπου το αναπτυσσόμενο μενού του "στυλ κειμένου'. Από προεπιλογή, αυτή η επιλογή δίνεται ως "Κανονικό κείμενο". Λοιπόν, αφού υπογραμμίσουμε τον τίτλο της ενότητας, θα την επισημάνουμε ως 'Επικεφαλίδα 1'.
Ώρα να δημιουργήσετε το ευρετήριο στα Έγγραφα Google και να επιλέξετε τη μορφή
Αφού ολοκληρώσετε το προηγούμενο βήμα και σημειώσετε όλους τους τίτλους ως 'Επικεφαλίδα 1', ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε το ευρετήριο -για να το τοποθετήσετε στο κενό χαρτί- και να επιλέξετε τη μορφή που θέλετε. Μεταξύ των επιλογών που προσφέρονται από τα Έγγραφα Google, μπορείτε να επιλέξετε έως και τρία μοντέλα:
- Απλό κείμενο: όπου ο πίνακας περιεχομένων εμφανίζεται με τις επικεφαλίδες και στη σελίδα που ξεκινά κάθε θέμα
- των σημείων: δηλαδή, μεταξύ του τίτλου της ενότητας και της σελίδας στην οποία βρίσκεται, θα υπάρχει μια διακεκομμένη γραμμή που θα τα συνδέει
- με συνδέσμους: οι αριθμοί σελίδων εξαφανίζονται από το ευρετήριο και οι τίτλοι εμφανίζονται με έναν σύνδεσμο που, κάνοντας κλικ σε αυτούς, θα μας μεταφέρει απευθείας στην επιλεγμένη ενότητα
Η μορφή -μπορείτε να δείτε τα παραδείγματα στην παραπάνω εικόνα- θα πρέπει να αποφασίσετε εσείς και σκεφτείτε ποια από αυτές ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας.
Δυνατότητα προσθήκης υποτίτλων στο ευρετήριο που δημιουργήθηκε στα Έγγραφα Google και σε άλλες εκδόσεις
Μόλις δημιουργηθεί το ευρετήριο, μπορείτε να προσθέσετε όσους τίτλους και υπότιτλους θέλετε -ή ανάγκη-. Για να δημιουργήσετε τους υπότιτλους πρώτου και δεύτερου επιπέδου, πρέπει να προχωρήσετε όπως στους τίτλους:
- Υπογραμμίστε την υποκεφαλίδα που θέλετε να προσθέσετε στο ευρετήριο στα Έγγραφα Google
- Μεταβείτε στη γραμμή εργαλείων των Εγγράφων Google και ανοίξτε το μενού στυλ κειμένου
- Επισήμανση ως επιλογή 'κεφαλίδα 2'ή'κεφαλίδα 3», κ.λπ., ανάλογα με το επίπεδο
- Τώρα, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο ευρετήριο και θα εμφανιστεί ένα μικρό πλευρικό μενού με ένα κουμπί ανανέωσης. Κάντε κλικ σε αυτό και οι υπότιτλοι που είχαν επισημανθεί προηγουμένως θα εμφανιστούν αμέσως
Ομοίως, τα Έγγραφα Google σάς προσφέρουν επίσης το δυνατότητα προσαρμογής του ευρετηρίου με διαφορετικές επιλογές. Για να λάβετε την πλαϊνή γραμμή επεξεργασίας, πρέπει να κάνετε κλικ με το ποντίκι στο ευρετήριο, να πατήσετε τις 3 τελείες που εμφανίζονται στο αναδυόμενο πλαίσιο και να κάνετε κλικ στο «Περισσότερες επιλογές». Θα ανοίξει αυτόματα μια πλαϊνή γραμμή με διαφορετικές εναλλακτικές. Ίσως το πιο ενδιαφέρον από όλα είναι η δυνατότητα τροποποίησης της εσοχής των διαφορετικών υποτίτλων -ή επικεφαλίδων διαφορετικών επιπέδων- που θα εμφανίζονται στην οθόνη εγγράφων.
Κάντε λήψη του εγγράφου των Εγγράφων Google με το ευρετήριο που δημιουργήθηκε
Μία από τις πιο ενδιαφέρουσες επιλογές των Εγγράφων Google είναι να μπορείτε να κάνετε λήψη του εγγράφου που δημιουργείτε στη μορφή που θέλετε. Λοιπόν, μάλλον στη μορφή που χρειάζεστε από τις δυνατότητες που σας επιτρέπει ο διαδικτυακός επεξεργαστής κειμένου. Οι μορφές στις οποίες μπορείτε να κατεβάσετε ένα έγγραφο είναι: DOC, ODT, RTF, PDF, TXT, HTML και EPUB.
Μπορεί Οι μορφές που θα ωφεληθούν περισσότερο από ένα ευρετήριο είναι τα έγγραφα PDF και τα ePUB. Στην πρώτη περίπτωση, εάν το έγγραφο πρόκειται να διαβαστεί ηλεκτρονικά, συνιστούμε να επιλέξετε τη μορφή με συνδέσμους, έτσι ώστε όταν κάνετε κλικ σε έναν από τους τίτλους, ο αναγνώστης να ανακατευθυνθεί απευθείας στο θέμα. Το ίδιο συμβαίνει με τη μορφή ePUB και ένα ηλεκτρονικό βιβλίο -μια πολύ ενδιαφέρουσα λειτουργία για να μετακινηθείτε στα διάφορα κεφάλαια που απαρτίζουν το βιβλίο-.
Ομοίως, εάν το PDF, για παράδειγμα, πρόκειται να εκτυπωθεί -το ίδιο συμβαίνει και με τις άλλες μορφές-, προφανώς θα είναι άχρηστο να τοποθετήσετε μια μορφή ευρετηρίου με συνδέσμους.
