Gmail est le service de messagerie le plus utilisé au monde, non pas parce que c'est Google, mais parce que c'est l'un des meilleurs services de messagerie que l'on peut trouver sur le marché. Le nombre d'options que Gmail met à notre disposition augmente d'année en année.
De plus, au fil des années, Google a intégré la plupart de ses services, afin que nous puissions accéder aux appels vidéo Meet, aux fichiers stockés dans Google Drive, Calendar, Calendar ... rapidement sans avoir à visiter les sites Web respectifs. Si vous souhaitez tirer le meilleur parti de Gmail, nous vous montrons ci-dessous les meilleures astuces pour Gmail.
Tous les changements concernant le fonctionnement de Gmail sera reflété dans l'ensemble de notre compte de messagerie, non seulement dans le navigateur que nous utilisons mais également dans les applications mobiles ou de bureau que nous utilisons pour le consulter, il doit donc être pris en compte lors de la modification de certains des différents paramètres que nous pouvons effectuer dans notre compte.
Supprimer un e-mail envoyé
Envoyer un email ou répondre à un email désaccordé, au mauvais destinataire ou ne satisfaisant pas totalement les informations qui nous ont été demandées est un problème qui peut parfois avoir des conséquences sérieuses.
Heureusement, depuis Gmail, nous pouvons supprimer un e-mail envoyé avant qu'il ne soit lu Tant que nous sommes rapides et que nous réalisons l'erreur que nous avons commise. Cette fonctionnalité est également disponible dans Outlook, cependant, tandis que dans Gmail, il est activé nativement, dans Outlook, nous devons l'activer au préalable.
Personnaliser l'arrière-plan de Gmail
Passer de nombreuses heures devant l'ordinateur est une tâche fastidieuse, surtout quand on passe la plupart du temps devant la même application/web. Gmail nous permet remplacer l'image de fond, image qui sera affichée à la fois dans la partie droite du navigateur (où se trouvent les dossiers) et dans la partie supérieure (d'où l'on peut rechercher des e-mails) et dans la zone des e-mails en transparence.
Pour changer l'arrière-plan de Gmail, nous devons cliquer sur la roue dentée située dans le coin supérieur droit et sur le Rubrique Thèmes, cliquez sur ceux affichés ou cliquez sur Voir tout, afin que tous les fonds que nous pouvons utiliser dans Gmail soient affichés. Si nous n'aimons aucune des images qui nous sont présentées, nous pouvons utiliser celles que nous avons stockées dans notre compte Google Drive.
Modifier la densité des messages
Si vous souhaitez tirer le meilleur parti de la taille de votre écran, vous pouvez être intéressé par l'option que Gmail nous propose qui nous permet ajuster la séparation entre les messages et les dossiers.
De manière native, l'option Confort est mise en place, ce qui nous offre une séparation plus que suffisante pour accéder et trouver des e-mails en un coup d'œil.
Si nous définissons l'option compacte, la séparation entre les mails sera réduite au maximum, ainsi que la taille des différents dossiers où sont classés les emails que nous recevons, une fonction bien pratique sur les petits écrans.
Cette option est entrée en cliquant sur la roue dentée située dans le coin supérieur droit de l'écran, dans le Section de densité, le premier affiché.
Ajouter une signature aux e-mails
Si vous voulez ajouter une signature à tous vos e-mailsTant ceux que vous envoyez que ceux auxquels vous répondez, où ajouter votre nom complet, votre profession, le titre du poste ainsi que d'autres moyens de vous contacter, vous devez suivre les étapes détaillées ci-dessous.
- Appuyez sur la roue dentée et sur Voir tous les paramètres.
- Dans paramètres, Dans la bride Général, nous descendons jusqu'à la section Signature.
- Ensuite, cliquez sur + Créer, nous établissons le nom de la signature que nous voulons créer (nous pouvons créer différentes signatures) et dans la case à droite, nous écrivons les données que nous voulons partager avec chaque nouvel e-mail que nous envoyons ou auquel nous répondons.
Si nous voulons seulement ajouter la signature aux nouveaux e-mails, au bas de cette section, nous devons modifier la valeur Pour les réponses/transferts par non signé.
Réponses automatiques
Si nous partons en vacances quelques jours, nous devons en informer nos contacts afin que pendant cette période de repos, n'attendez pas de réponse de notre part.
- Dans paramètres, Dans la bride Général, nous descendons jusqu'à la section Réponse automatique.
- Ensuite, nous marquons la case Réponse automatique activée et nous configurons le premier et le dernier jour où la réponse automatique sera activée.
- Ensuite, nous configurons le Objet. Il est important d'établir dans ce domaine que nous sommes en vacances.
- Dans le message à envoyer, nous pouvons ajouter une période de vacances que nous allons profiter, afin qu'ils sachent à tout moment que pendant ces jours nous ne pourrons pas répondre.
Si nous voulons seulement que nos contacts reçoivent ce message, nous devons cocher la case Envoyer une réponse uniquement à mes contacts, option située juste à la fin de cette option.
Étiquetez et classez vos e-mails automatiquement
Les balises, également appelées dossiers, nous permettent de classer automatiquement tous les e-mails que nous recevons selon qui est l'expéditeur, l'objet, la taille du fichier... Ces libellés s'affichent à côté de chaque email qui correspond aux paramètres que nous avons établis et sont classés sous la boîte de réception, en vedette, envoyé....
Tous les e-mails qui sont automatiquement tagués, sera toujours disponible dans la boîte de réception (sauf si nous les archivons) mais en plus, ils seront disponibles dans les étiquettes/dossiers que nous créons. Si nous supprimons une étiquette, les e-mails associés aux e-mails ne seront pas supprimés.
Chaque nouvelle balise que nous créons est activée par défaut afin que les clients de messagerie tiers (Afficher en IMAP) puissent y accéder et afficher toutes les balises / dossiers dans l'application. Si nous ne voulons pas que l'application lise les e-mails sur le mobile pour afficher ces étiquettes, nous devons décocher la case de chaque étiquette.
Pour créer des libellés dans Gmail Pour classer les e-mails, nous devons accéder au paramètres, Dans la bride Mots clés et cliquez sur Nouvelle étiquette. Nous devons maintenant créer des filtres pour que les étiquettes soient appliquées automatiquement aux e-mails.
Pour créer les filtres, nous accédons aux paramètres de Gmail et cliquez sur l'onglet Filtres et adresses bloquées. Tout à la fin, nous cliquons sur Créer un filtre.
Ensuite, nous définissons le valeurs que les emails doivent respecter auquel on veut associer une étiquette. Une fois établi, cliquez sur Continuer pour continuer à configurer le filtre.
Ensuite, nous devons établir dans quelle étiquette nous voulons que les e-mails soient stockés qui répondent aux exigences que nous avons établies dans la section précédente. De plus, nous pouvons également configurer le filtre pour qu'ils soient marqués comme lus automatiquement, les supprimer, les marquer comme importants... Enfin, cliquez sur Créer.
Envoyer des e-mails à partir d'autres adresses e-mail
Cette option nous permet de configurer d'autres comptes de messagerie pour envoyer des e-mails depuis Gmail sans avoir à accéder à d'autres pages Web. Cette fonction c'est idéal si nous utilisons différents comptes de messagerie Au quotidien et le changement de courrier finit par compliquer notre existence et notre travail. Cette option se trouve dans les paramètres de Gmail, dans l'onglet Dossiers et importation, dans la section Envoyez comment.
Transférer tous les e-mails
Cette option est idéale si nous voulons avoir une copie de tous les e-mails que nous recevons sur notre compte, bien que son utilisation la plus courante soit de permettre à d'autres personnes de répondre aux e-mails que nous recevons lorsque nous sommes en vacances (si nous avons préalablement activé la fonction que je vous ai montrée ci-dessus).
Pour transférer des e-mails dans Gmail, nous devons accéder au paramètres Gmail et allez dans l'onglet Redirection et courrier POP/IMAP. Dans la première section, Transfert, nous devons ajouter un compte de messagerie auquel tous les e-mails que nous recevons seront automatiquement envoyés.
Si nous ne voulons pas que tous les couloirs soient acheminés, nous pouvons créer un filtre afin que seuls les e-mails remplissant des conditions différentes soient transférés. Comme nous pouvons le voir, Gmail nous offre toutes les options qui nous viennent à l'esprit.
Créer des modèles d'e-mails
Si généralement la plupart des courriels que nous envoyons ils ont la même structure que nous copions à partir d'un document Word (par exemple), nous pouvons transformer ce document en modèle pour répondre plus rapidement.
Cette fonction est nativement désactivée, il faut donc d'abord la configurer via le paramètres de Gmail dans la section Avancé.
Ensuite, nous devons créer un nouvel e-mail, écrire le texte que nous voulons utiliser comme modèle et cliquez sur les trois points verticaux en bas de la nouvelle fenêtre de courrier électronique sélectionnée Modèles> Enregistrer les suppressions en tant que modèle.
Pour utiliser ce modèle, nous créons un nouvel e-mail, nous allons aux trois points situés verticalement dans le coin inférieur droit et polissons dans Modèles> Nom du modèle que nous avons créé
Utiliser la largeur plein écran
Gmail nous permet de profiter de toute la taille de l'écran, en affichant non seulement les dossiers et la liste des e-mails, mais aussi le texte de chaque e-mail sur lequel nous cliquons sans avoir à y accéder. Cette option nous permet afficher le texte des e-mails à droite de l'écran ou en bas et il se situe juste en dessous de l'avatar de notre compte.
Supprimer les e-mails qui prennent beaucoup de place
Gmail nous offre 15 Go d'espace libre pour stocker tous les e-mails que nous recevons et stocker d'autres documents dans Google Drive. Si nous recevons régulièrement des fichiers qui prennent beaucoup de place, notre compte de messagerie peut se remplir rapidement et sans s'en rendre compte, besoin de louer un espace de stockage supplémentaire.
Pour trouver quels e-mails prennent le plus de place dans votre compte Gmail, vous devez écrire dans la barre de recherche "taille : 10 Mo" (sans les guillemets) si nous voulons qu'il nous montre les e-mails qui occupent cet espace ou similaire. De plus, il nous permet de sélectionner à partir de quelle date nous voulons effectuer la recherche.
Ajoutez des tâches et créez des événements.
Si un e-mail a un terme spécifique auquel nous devons répondre, nous pouvons l'ajouter directement à notre liste de tâches pour l'avoir toujours à portée de main et qu'elle ne nous dépasse à aucun moment. De plus, de cette façon, nous pouvons consulter rapidement tous les e-mails que nous avons en attente de répondre en un coup d'œil.
S'il s'agit d'un événement, nous pouvons ajoutez-le à notre calendrier, en définissant manuellement quand il aura lieu afin que le calendrier Google nous rappelle sur notre smartphone ou Gmail directement via un e-mail.
Mettre les messages en surbrillance
Si l'un des messages nécessite une attention particulière et nous ne voulons pas qu'il se perde dans la boîte de réception, nous pouvons le mettre en évidence en cliquant sur l'étoile que nous trouvons juste devant le nom de l'expéditeur. Nous trouverons tous les messages en vedette dans le tag / dossier en vedette.
Planifier la livraison du courrier
Si vous souhaitez envoyer la réponse à un e-mail à une heure précise, vous n'avez pas besoin d'être devant votre ordinateur, car Gmail vous permet de programmer quand nous voulons qu'il soit envoyé. Cette option nous permet sélectionnez à la fois le jour et l'heure à laquelle nous voulons qu'il soit envoyé.
Pour accéder à cette fonction, il faut cliquer sur la flèche haut qui se trouve à droite à droite du bouton Soumettre.
Raccourcis clavier
Ces raccourcis sont valables pour Mac. D'autres combinaisons de touches sont affichées sous Windows
La plupart des applications les plus utilisées nous proposent une série de raccourcis clavier qui nous permettent d'augmenter notre productivité lorsque nous utilisons régulièrement les mêmes fonctions. Les navigateurs ont tous les mêmes raccourcis clavier, mais en plus, Gmail possède également une série de raccourcis clavier.
Cette fonction est nativement désactivée, il faut donc d'abord l'activer via le paramètres de Gmail dans la section Avancé. Ensuite, nous activons la boîte de combinaison de touches personnalisée.
Pour accéder à la liste des raccourcis clavier disponibles, appuyez sur la combinaison de touches Maj + ?
Travailler avec Gmail sans connexion Internet
Cette fonction est idéale si nous allons nous déplacer dans une zone où nous savons que nous n'aurons pas accès à Internet, même pas via les téléphones portables, une option qui il n'est disponible que si nous utilisons Google Chrome (ne fonctionne avec aucun autre navigateur).
Avant de se déconnecter un moment d'Internet, il faut télécharger des e-mails depuis notre boîte de réception pour pouvoir travailler avec eux hors ligne.
Cette fonction est nativement désactivée, il faut donc d'abord l'activer via le paramètres de Gmail dans la section Sans connexion. Lors de l'activation de l'option Activer le courrier hors ligne, nous devons établir :
- Synchronisation de la messagerie: A partir de quelle date nous souhaitons que les e-mails soient téléchargés sur notre ordinateur pour pouvoir fonctionner hors ligne (y compris la possibilité de télécharger des pièces jointes). Nous pouvons télécharger les e-mails d'il y a 7, 30 ou 90 jours.
- Sécurité: Si nous voulons que les e-mails téléchargés disparaissent de notre ordinateur une fois que nous nous sommes connectés à Internet afin que les modifications soient synchronisées, nous devons désactivez l'option Courrier hors ligne.
Qui a accédé à mon compte Gmail
Gmail nous permet de savoir facilement si quelqu'un a accédé à notre compte Gmail Grâce à l'option Détails située dans la partie inférieure droite de l'écran. Cette option ouvrira une nouvelle fenêtre avec les dernières connexions à notre compte Gmail, indiquant l'IP, le navigateur, le système d'exploitation et l'application correspondants ainsi que la date à laquelle ils ont été effectués.
Combien de messages non lus ai-je ?
Si vous faites partie des utilisateurs qui laissent toujours l'onglet Gmail ouvert, vous serez intéressé de connaître une autre des fonctions que Gmail met à notre disposition, une fonction qui affichera le nombre d'e-mails que nous devons lire.
Cette fonction est disponible dans Paramètres, dans l'onglet Avancé et en activant l'option Icône de message non lu. Lorsqu'il est activé, l'onglet où nous avons ouvert Gmail affichera le nombre de messages que nous avons reçus mais que nous n'avons pas encore ouverts.
Marquer tous les messages comme lus / non lus / les marquer d'une étoile ...
Si vous avez un grand nombre d'e-mails que vous n'êtes pas intéressé à lire (puisqu'il s'agit de publicités, de newsletters, de messages de réseaux sociaux...) vous pouvez les sélectionner et les marquer comme lus. Vous pouvez également utiliser cette fonction pour mettre en surbrillance les messages les plus importants, marquer comme non lus… Autres e-mails.
Pour cela, il suffit de sélectionner les messages dont on veut modifier leur statut et de cliquer sur la flèche à droite d'un carré situé en haut à gauche de la boîte de réception.
Masquer/afficher les noms des libellés Gmail
Si tu ne veux pas que je le fasse toujours les noms de dossier/tag sont affichés que nous avons créé dans notre compte, vous pouvez le masquer rapidement en cliquant sur les trois lignes horizontales dans le coin supérieur gauche de Gmail. Chaque fois que nous cliquons sur ce bouton, le nom des étiquettes sera affiché ou masqué, mais ils continueront à afficher l'icône des étiquettes.
Retarder la notification d'un nouvel e-mail
Une autre fonction intéressante que Gmail met à notre disposition nous permet de retarder la réception (en l'appelant d'une manière ou d'une autre) des e-mails que nous recevons. De cette façon, si nous travaillons à vider notre dossier d'entrée, nous pouvons supprimer temporairement les nouveaux e-mails.
Pour reporter ou retarder la notification d'un nouvel e-mail, nous devons placer la souris sur la ligne de courrier où elle se trouve et cliquer sur l'icône représentée par une horloge pour établir plus tard quand nous voulons nous recevoir NuevaMente.