Excel je sam po sebi postao najbolja aplikacija za stvaranje proračunskih tablica bilo koje vrste, od onih koje nam omogućuju svakodnevno računovodstvo do proračunske tablice povezane s bazom podataka, uz dopuštanje da predstavimo podatke koje oni uključuju u grafikone.
Las padajući popisi a dinamičke tablice koje nam Excel omogućuje stvaranje dvije su funkcije s kojima možemo izvucite maksimum iz toga, potonja je jedna od najsnažnijih funkcija koju nudi ovaj program koji se nalazi u sustavu Office 365.
Što su pivot tablice
Vjerojatno je da ste više puta čuli za pivot tablice, jednu od praktičnije i moćnije funkcije koje nam nudi Excel i omogućuje nam upravljanje velikim količinama podataka vrlo brzo i jednostavno.
Dinamičke tablice koje možemo stvoriti s programom Excel, ne samo da nam omogućuju izdvajanje podataka iz tablica, već nam i omogućuju izvlačenje podataka iz baza podataka stvorenih u programu Access, Microsoftova aplikacija za stvaranje baza podataka.
Ok, ali što su pivot tablice? Pivot tablice su filtri koje možemo primijeniti na baze podataka a to nam također omogućuje zbrajanje rezultata. Ako redovito upotrebljavate filtre u proračunskim tablicama, ako koristite zaokretne tablice, vidjet ćete kako se smanjuje vrijeme interakcije s njima.
Kako stvoriti pivot tablice
Da biste stvorili zaokretne tablice, potreban nam je izvor podataka, izvor podataka koji može biti proračunska tablica koju obično koristimo za pohranu podataka. Ako koristimo bazu podataka stvorenu u Accessu, izvor podataka možemo postaviti na tablicu u kojoj su pohranjeni svi zapisi.
Ako je izvor podataka tekstualna datotekaS podacima odvojenim zarezima, iz te datoteke možemo stvoriti proračunsku tablicu iz koje ćemo izvući podatke za izradu zaokretnih tablica. Ako je ova vrsta ravne datoteke jedini izvor datoteka koje moramo stvoriti dinamičkim tablicama, trebali bismo vidjeti mogućnost izdvajanja podataka u drugom formatu ili stvoriti makronaredbu koja se automatski brine o stvaranju dinamičkih tablica svaki put uvozimo podatke.
Iako njegovo ime može značiti složenost, ništa nije dalje od istine. Stvorite zaokretne tablice to je vrlo jednostavan postupak, ako slijedimo sve korake koje smo naveli u nastavku.
Formatiranje izvora podataka
Nakon što stvorimo bazu podataka, moramo je formatirati tako da Excel moći prepoznati koje su ćelije koje sadrže podatke, a koje ćelije koje sadrže imena zapisa koje želimo filtrirati da bismo stvorili dinamičke tablice.
Da bismo formatirali tablicu, prvo što moramo učiniti je odabrati sve ćelije koje su dio tablice i kliknuti na gumb Format kao stol smješten na vrpci Doma.
U nastavku će biti prikazani različiti izgledi, rasporedi koji ne samo da mijenjaju estetiku tablice, već govore Excelu da je potencijalni izvor podataka. U tom odjeljku nije važno koju ćemo opciju odabrati. Na pitanje Gdje su podaci u tablici? Moramo potvrditi okvir. Popis sadrži zaglavlja.
Na taj način ukazujemo Excelu da prvi redak tablice predstavlja naziv podataka u tablici, kako bi se stvorile dinamičke tablice, koje omogućit će nam primjenu automatiziranih filtara. Kad imamo tablicu s podacima i pravilno smo je formatirali, možemo stvoriti dinamičke tablice.
Stvorite zaokretne tablice
- Prvo što moramo učiniti je odaberite tablicu gdje su podaci koji će biti dio dinamičke tablice, uključujući ćelije koje nam pokazuju koju vrstu podataka uključuju (u našem slučaju općina, radnik, referenca, kg).
- Dalje, idemo na vrpcu i kliknite na umetnuti.
- Unutar umetka kliknite na Dinamička tablica i dijaloški okvir nazvan Stvorite zaokretnu tablicu.
- Unutar ovog dijaloškog okvira nalazimo dvije mogućnosti:
- Odaberite podatke koje želite analizirati. Kako smo odabrali tablicu koju smo željeli koristiti za izradu dinamičke tablice, ona je već prikazana odabrana pod nazivom Tablica1. Ovo ime možemo promijeniti u slučaju da namjeravamo dodati više tablica u istu proračunsku tablicu.
- Odaberite mjesto na koje želite postaviti zaokretnu tablicu. Ako ne želimo miješati izvorne podatke s zaokretnom tablicom, preporučuje se izrada nove proračunske tablice, koju možemo nazvati zaokretnom tablicom, kako se ne bi zbunjivali s listom na kojem se podaci prikazuju, a koji možemo nazvati Podaci .
Ako smo napravili sve korake, rezultat bi trebao biti sličan onome na gornjoj slici. Ako ne, trebali biste ponovno proći sve korake. Na ploči s desne strane (ploča koju možemo pomicati kroz aplikaciju ili je ostaviti da pluta) prikazuju se podaci koje smo odabrali na koje moramo primijeniti filtre koji su nam potrebni.
Parametri koje možemo konfigurirati su sljedeći:
Filtros
Ovdje smještamo (povlačenjem polja smještenih iznad) polja koja želimo prikazati i koja odražavaju količinu ili zbroj. U slučaju primjera, stavio sam polja Općina, Radnik i Referenca kako bih mogao odabrati ukupan broj referenci su prodani zajedno (Općina, radnik i referenca) ili od strane općina, radnika ili referenci.
Unutar vrijednosti uključili smo zbroj svih referenci koji su prodani. U slučaju primjera 6 predstavlja broj referenci koje su prodali svi radnici svih referenci u općini Novelda.
stupovi
U ovom odjeljku moramo smjestiti sva polja koja želimo prikazani su u padajućem formatu stupca za odabir i prikaz svih rezultata koji se odnose na tu vrijednost.
U slučaju primjera, polje Općina postavili smo u stupce, tako da nam pokazuje zbroj broja referenci koji su prodani u svim općinama. Ako upotrijebimo gore navedene filtre, možemo dalje filtrirati rezultate utvrđujući točnu prodanu referencu i koji ih je radnik prodao.
Redovi
Odjeljak Redci omogućuje nam utvrđivanje koje su to vrijednosti prikazano redovima a funkcija je ista kao kod stupaca, ali promjena orijentacije. Kao što možemo vidjeti na gornjoj slici, prilikom postavljanja polja Općina u Datoteke, rezultati pretraživanja prikazuju se u redovima, a ne u stupcima.
vrijednosti
U ovom odjeljku moramo dodati polja koja želimo pokazati ukupne. Kada povlačite polje Kg u odjeljak Vrijednosti, automatski se stvara stupac u kojem se prikazuju ukupni kilogrami prodani po gradovima, što je dodani filtar Red.
Unutar ovog odjeljka imamo i referentni račun. Konfiguriran je za prikaz a broj gradova ili proizvoda. Polje Zbroj KG konfigurirano je tako da pokazati ukupno Kg. Da bismo izmijenili radnju koju želimo izvršiti kod kuće u jednom od uspostavljenih polja, moramo kliknuti na (i) smješteno s desne strane polja.
Praktični savjet
Ako ste stigli tako daleko, mogli biste pomisliti pivot table je vrlo složen svijet nije vrijedno dodirivanja. Upravo suprotno, kako ste možda vidjeli u ovom članku, sve je stvar testiranja, testiranja i testiranja dok se podaci ne prikažu onako kako želimo da se prikazuju.
Ako dodate polje u odjeljak koje ne želite, jednostavno ga morate povući s lista i ono će biti uklonjeno. Pivot tablice namijenjene su velikim količinama podataka, nije za tablice od 10 0 20 zapisa. U tim slučajevima možemo izravno koristiti filtre.