Come comprimere PowerPoint in semplici passaggi

PowerPoint è diventato, di per sé, la migliore applicazione che abbiamo a nostra disposizione per creare presentazioni di qualsiasi tipo, sia con immagini, video, musica, grafica interattiva... Tutto ciò che ti viene in mente è disponibile in PowerPoint, anche se a volte alcune funzioni non sono facili da trovare.

Come dice il proverbio: più zucchero, più dolce (ma non più sano). Questo detto si applica perfettamente alle presentazioni che creiamo tramite PowerPoint. Più immagini, video (se non è un collegamento esterno) o file audio includiamo, lo spazio che occuperà il file risultante avrà una taglia più grande.

Se la presentazione deve essere fatta di persona, lo spazio occupato dal file finale conta davvero poco, dal momento che qualità dei contenuti premium soprattutto. Tuttavia, se dobbiamo condividere il file con altre persone (come i clienti), non possiamo presentarti un file da 500 MB tramite un collegamento a un sistema di archiviazione cloud. L'unica opzione in questi casi è ridurre la qualità del file comprimendo PowerPoint.

Quando si parla di comprimere un PowerPoint, non si tratta di utilizzare un'applicazione di tipo Zip, che obbliga il destinatario a decomprimerlo (se sanno come), ma piuttosto di utilizzare il metodo di compressione nativo che Microsoft stessa ci offre tramite PowerPoint, un sistema di compressione che si occupa di ridurre le dimensioni finali.

Comprimi un PowerPoint

PowerPoint ci offre tre opzioni per la compressione del file che abbiamo creato, opzioni che si adattano all'uso e allo scopo che intendiamo farne e il contenuto che include.

Se includi file video o audio, PowerPoint ci offrirà, all'interno del menu File> Informazioni l'opzione Dimensioni e prestazioni dei file multimediali. Se non includi alcun tipo di file video o audio, questo menu non verrà visualizzato. Le tre opzioni che ci offre sono:

Opzioni di compressione PowerPoint

• Full HD (1080p). Questa opzione di compressione ci consente di ridurre la dimensione del file finale modificando la risoluzione del video o dei video che abbiamo incluso fino a 1080p mantenendo la qualità dell'audio.
• HD (720p). In questa seconda opzione, la qualità video è ridotta a 720p, la qualità standard che attualmente possiamo trovare su YouTube senza andare oltre.
• Standard (480p). Se vogliamo ridurre al massimo la dimensione del file finale, dobbiamo selezionare Standard 480p, un'opzione ideale se vogliamo condividere il file risultante via e-mail.

Una volta che siamo chiari sul tipo di compressione che vogliamo usare, dobbiamo fare clic su di esso per avviare il processo di compressione, compressione che interessa solo il video (e il suo audio corrispondente) che abbiamo aggiunto alla presentazione. In questo caso si tratta di un video di 25 minuti con una risoluzione di 720p. Questo metodo di compressione comprime anche la dimensione delle immagini, sebbene questa opzione sia disponibile anche quando non sono inclusi video o file audio.

Per darvi un'idea della riduzione taglia che possiamo ottenere, di seguito vi mostro il Risultati ottenuti dopo aver compresso il file PowerPoint utilizzando tutti e tre i metodi di compressione. Il file di archivio iniziale, che include un video di 25 minuti con una risoluzione di 1080p, è di 393 MB.

• Comprimere il file PowerPoint con un video di 25 minuti a una risoluzione di 720 utilizzando il metodo di compressione Full HD (1080p): 1.7MB. Praticamente lo stesso. Poiché è un'opzione per ridurre la risoluzione del video, ed è in risoluzione 720p, non aumenterà le sue dimensioni per adattarlo a 1080p, si tratta di ridurre lo spazio che occupa, non di regolare la risoluzione.
• Comprimere il file PowerPoint con un video di 25 minuti a una risoluzione di 720 utilizzando il Metodo di compressione HD (720p): 8MB. Il video ha la stessa risoluzione del formato di compressione che abbiamo usato, quindi anche la riduzione che otteniamo è minima.
• Comprimere il file PowerPoint con un video di 25 minuti a una risoluzione di 720 utilizzando il metodo di compressione Standard (480p): 54MB. Sebbene la compressione non sia molto elevata, se la dimensione finale del file è stata ridotta.

Un aspetto che dobbiamo prendere in considerazione quando aggiungiamo video alle presentazioni PowerPoint è il suo scopo: presentazione in ufficio, invio tramite e-mail ... poiché a seconda del suo scopo, possiamo scegliere di aggiungi video nella loro risoluzione originale o usa la risoluzione più bassa possibile senza per questo perdere la qualità della riproduzione.

Comprimi immagini in PowerPoint

Se la presentazione che abbiamo creato include solo immagini, l'opzione Dimensioni e prestazioni dei file multimediali non verrà visualizzata nel menu Informazioni di PowerPoint, poiché solo i video e gli audio sono considerati contenuti multimediali. Mostrandoci questa opzione, PowerPoint ci obbliga a utilizzare la specifica funzione disponibile nell'applicazione per ridurre la dimensione delle immagini in modo da ridurre la dimensione finale del file che abbiamo creato.

Per ridurre le dimensioni delle immagini che abbiamo incluso in un file PowerPoint, dobbiamo eseguire i seguenti passaggi:

• Prima di tutto, dobbiamo seleziona una delle immagini che fanno parte del file.
• Successivamente, andiamo, all'interno del nastro, a Formato.
• Entro Formato, sul lato sinistro, clicca su Comprimi immagini.
• Apparirà quindi una finestra di dialogo con l'opzione Applica solo questa immagine (Dobbiamo deselezionare questa casella in modo che tutte le immagini nel file siano compresse).
• Successivamente, dobbiamo stabilire quale risoluzione vogliamo che le immagini incluse conservino dalle seguenti opzioni
  • Alta fedeltà: Conserva la qualità dell'immagine originale.
  • HD- perfetto per display con risoluzione HD
  • Impresión: Qualità che ci consentirà di stampare le diapositive con una buona risoluzione e verranno visualizzate con una qualità eccellente su qualsiasi schermo.
  • Web: Questa opzione è quella che dobbiamo selezionare se faremo la presentazione via web o attraverso un proiettore.
  • E-mail. Riduci al massimo le dimensioni del file per poterlo inviare via e-mail.
  • Usa la risoluzione predefinita. Questa opzione conserva la risoluzione originale di tutte le immagini che fanno parte della presentazione.

Una volta stabilito il formato che vogliamo offrire a tutte le immagini nel nostro file, dobbiamo Salvare le modifiche in modo da poter vedere quanto spazio per i file PowerPoint è stato ridotto.