Se parliamo di fogli di calcolo, dobbiamo parlare di Excel, un'applicazione che ha colpito il mercato nel 1985, ma non è diventata un riferimento nel mercato fino al 1993, quando ha superato l'onnipotente Lotus-1-2-3. Oggi Excel è congiuntamente e inseparabilmente integrati in Office 365.
Nel corso degli anni, Excel è solo migliorato, offrendo un gran numero di soluzioni, soluzioni sia per aziende che per privati. Una delle funzioni che ci offre, sia per gli utenti che per le aziende, è la possibilità di creare elenchi a discesa, una funzione molto utile che insegniamo in seguito.
Excel è disponibile sia per Windows che per macOS e via Web, nelle versioni complete. Anche se è vero che abbiamo una versione disponibile per dispositivi mobili, questo non è così completo come quello che possiamo trovare nelle versioni desktop. I passaggi da seguire per creare un elenco a discesa in Excel sono gli stessi in Windows, macOS e tramite le versioni Web.
Sebbene possano essere creati solo tramite le versioni desktop di Excel, questi possono essere consultati e interagiti con qualsiasi versione di Excel, inclusa la versione ridotta che Microsoft ci offre tramite l'applicazione Office per dispositivi mobili, un'applicazione completamente gratuita.
Cosa sono gli elenchi a discesa
Gli elenchi a discesa, ci permette seleziona da un elenco di opzioni solo un'opzione, escluso il resto. Questo tipo di elenco ci consente di utilizzare valori predefiniti evitando l'inserimento di dati errati o con errori di ortografia (il che ci consente di effettuare filtri di ricerca specifici).
Nelle aziende, questi elenchi ti consentono di organizzare e gestire le tue attività quotidiane e la gestione in modo molto più efficiente, oltre a offrire un tocco professionale che non guasta mai. Il numero di elenchi a discesa che possiamo creare è illimitato, quindi possiamo creare una casella di riepilogo per ciascuna delle celle su un foglio.
Questi tipi di elenchi sono molto utili quando si creano fatture (dove ogni concetto è diverso dal precedente), monitorare le visite, creare database per applicare filtri personalizzati che ci permette di controllare le giacenze nei magazzini... Se sei arrivato a questo articolo, è molto probabile che ti sia chiaro sull'uso che intendi dare a questa fantastica funzione di Excel.
Come creare elenchi a discesa in Excel
Gli elenchi a discesa ottengono i dati dalle tabelle che dobbiamo creare in precedenza per utilizzare come origine. Se lo scopo del foglio che vogliamo creare gli elenchi a discesa è stamparlo, dobbiamo imposta l'origine dati su un altro foglio separato, un foglio che possiamo chiamare Data.
Come ho commentato sopra, nello stesso foglio possiamo creare infiniti elenchi a discesa, quindi se non vogliamo creare un foglio per ogni origine dati, possiamo utilizzare lo stesso foglio, senza eliminare i dati che ci sono serviti come una fonte per le liste che abbiamo già creato. Una volta che abbiamo chiarito come funzionano, ti mostriamo i passaggi da seguire per creare elenchi a discesa in Excel.
Crea origine dati
La prima cosa che dobbiamo fare è creare l'origine dati, i dati che vengono utilizzati per creare gli elenchi a discesa. Se non abbiamo precedentemente creato questi dati, l'elenco a discesa non avranno niente da mostrare. Per creare l'origine dati, apriamo un nuovo foglio in Excel, facciamo doppio clic sul nome e lo chiameremo Dati.
Per non essere coinvolti con quali sono le origini dati di ciascuno degli elenchi a discesa che vogliamo creare, dobbiamo scrivere come primo valore il nome della lista, che si tratti di città, modelli, paesi, abbigliamento ... Se vogliamo solo creare un elenco, non è necessario scrivere il nome nella prima cella.
Successivamente, dobbiamo scrivere tutte le opzioni che vogliamo vengono visualizzati nell'elenco a discesa, uno sotto l'altro nella stessa colonna per semplificare la selezione dell'origine dei dati. Una volta creata la fonte dei dati, possiamo creare gli elenchi a discesa.
Crea elenco a discesa
- prima selezioniamo le celle dove vogliamo che vengano visualizzati gli elenchi a discesa.
- Quindi, fai clic sull'opzione Dati (non foglio) sulla barra multifunzione. All'interno delle opzioni, fare clic su Convalida dei dati.
- All'interno della scheda Configurazione> Criteri di convalida> Consenti selezioniamo lista.
- Quindi andiamo alla casella Origin e fai clic sull'icona alla fine della casella per seleziona l'intervallo di celle in cui si trovano i dati.
- Successivamente, fare clic su Scheda dati e selezioniamo l'intervallo di celle in cui si trovano i dati, tralasciando il nome della cella che ci ha permesso di identificare questi dati. Una volta selezionato l'intervallo di dati, premiamo Invio.
- Abbiamo già creato il nostro primo elenco a discesa nel foglio Excel principale. In tutte le celle che abbiamo selezionato per mostrare un elenco a discesa, viene ora visualizzata una freccia verso il basso che ci invita a fare clic per seleziona tra tutte le opzioni che abbiamo precedentemente stabilito nella scheda tecnica.
Una volta creato il primo elenco a discesa, dobbiamo eseguire lo stesso processo per creare il resto degli elenchi a discesa che desideriamo o di cui abbiamo bisogno.