O Excel tornou-se, pelos seus próprios méritos, a melhor aplicação para a criação de planilhas de qualquer tipo, desde aquelas que nos permitem realizar a contabilidade do dia-a-dia até planilhas relacionadas ao banco de dados, além de nos permitir representar os dados que eles incluem em gráficos.
Os listas suspensas e as tabelas dinâmicas que o Excel nos permite criar, são duas das funções que podemos usar tire o máximo proveito disso, sendo esta última uma das funções mais poderosas oferecidas por este aplicativo que está dentro do Office 365.
O que são tabelas dinâmicas
É provável que em mais de uma ocasião você tenha ouvido falar de tabelas dinâmicas, uma das funções mais práticas e poderosas que o Excel nos oferece e nos permite gerenciar grandes quantidades de dados com muita rapidez e facilidade.
As tabelas dinâmicas que podemos criar com o Excel, não só nos permitem extrair os dados das tabelas, mas também nos permite extrair dados de bancos de dados criados com o Access, Aplicativo da Microsoft para criação de bancos de dados.
Ok, mas o que são tabelas dinâmicas? As tabelas dinâmicas são filtros que podemos aplicar a bancos de dados e isso também nos permite fazer somas dos resultados. Se você usa filtros regularmente em suas planilhas, se usa tabelas dinâmicas, verá como o tempo de interação com elas é reduzido.
Como criar tabelas dinâmicas
Para criar tabelas dinâmicas, precisamos de uma fonte de dados, fonte de dados que pode ser a planilha que normalmente usamos para armazenar os dados. Se usarmos um banco de dados criado no Access, podemos definir a fonte de dados para a tabela onde todos os registros são armazenados.
Se a fonte de dados for um arquivo de textoCom os dados separados por vírgulas, podemos criar a partir desse arquivo uma planilha da qual extrair os dados para criar as tabelas dinâmicas. Si este tipo de archivo sin formato es la única fuente de archivos que tenemos para crear tablas dinámicas, deberíamos ver la posibilidad de poder extraer los datos en otro formato o bien crear un macro que se encargue automáticamente de crear las tablas dinámicas cada vez que importamos os dados.
Embora seu nome possa implicar em complexidade, nada está mais longe da verdade. Crie tabelas dinâmicas É um processo muito simples, se seguirmos todos os passos que indicamos abaixo.
Formatar fonte de dados
Depois de criar o banco de dados, temos que formatá-lo para que o Excel ser capaz de reconhecer quais são as células que contêm dados e quais são as células que contêm os nomes dos registros que queremos filtrar para criar as tabelas dinâmicas.
Para formatar uma tabela, a primeira coisa que devemos fazer é selecionar todas as células que fazem parte da tabela e clicar no botão Formato como uma mesa localizada na faixa inicial.
Em seguida, diferentes layouts serão mostrados, layouts que não apenas modificam a estética da tabela, mas informam ao Excel que ela é uma fonte de dados em potencial. Nessa seção, não importa a opção que selecionamos. Para a pergunta Onde estão os dados da tabela? Devemos marcar a caixa A lista contém cabeçalhos.
Desta forma, indicamos ao Excel que a primeira linha da tabela representa o nome dos dados da tabela, a fim de criar as tabelas dinâmicas, que nos permitirá aplicar filtros automatizados. Assim que tivermos a tabela com os dados e a formatamos corretamente, podemos criar as tabelas dinâmicas.
Crie tabelas dinâmicas
- A primeira coisa que devemos fazer é selecione a mesa onde estão os dados que farão parte da tabela dinâmica, incluindo as células que nos mostram que tipo de dados incluem (no nosso caso Município, Trabalhador, Referência, Kg).
- Em seguida, vamos para a faixa de opções e clique em Inserir.
- Dentro do Insert, clique em Tabela dinâmica e uma caixa de diálogo chamada Crie uma tabela dinâmica.
- Nessa caixa de diálogo, encontramos duas opções:
- Selecione os dados que deseja analisar. Como selecionamos a tabela que desejamos usar para criar a tabela dinâmica, ela já é mostrada selecionada com o nome de Tabela1. Podemos alterar este nome caso desejemos adicionar mais tabelas na mesma planilha.
- Selecione onde você deseja colocar a tabela dinâmica. Se não quisermos misturar os dados de origem com a tabela dinâmica, é aconselhável criar uma nova planilha, que podemos chamar de Tabela Dinâmica, para não confundir com a planilha onde os dados são exibidos, que podemos chamar de Data .
Se tivermos feito todas as etapas, o resultado deve ser semelhante ao da imagem acima. Caso contrário, você deve seguir todas as etapas novamente. No painel da direita (painel que podemos mover pela aplicação ou deixá-lo flutuando) os dados que selecionamos são mostrados para os quais temos que aplique os filtros de que precisamos.
Os parâmetros que podemos configurar são os seguintes:
Filtros
Aqui colocamos (arrastando os campos localizados acima) os campos que queremos mostrar que refletem uma quantidade ou uma soma. No caso do exemplo, coloquei os campos Município, Trabalhador e Referência para poder selecionar o número total de referências foram vendidos juntos (Município, Trabalhador e Referência) ou por Municípios, Trabalhadores ou Referências.
Dentro dos Valores, incluímos o somatório de todas as referências que foram vendidos. No caso do exemplo, 6 representa o número de referências que todos os trabalhadores de todas as referências do município de Novelda venderam.
Colunas
Nesta seção, devemos colocar todos os campos que queremos exibido em um formato de coluna suspensa para selecionar e exibir todos os resultados relacionados a esse valor.
No caso do exemplo, colocamos o campo Município nas Colunas, para que nos mostre a soma do número de referências que foram vendidos em todos os municípios. Se utilizarmos os filtros, localizados acima, podemos filtrar ainda mais os resultados, estabelecendo a referência exata vendida e qual trabalhador os vendeu.
Linhas
A seção de linhas nos permite estabelecer quais são os valores que exibido por linhas e a função é a mesma das colunas, mas mudando a orientação. Como podemos ver na imagem acima, ao colocar o campo Município em Arquivos, os resultados da pesquisa são apresentados em linhas e não em colunas.
Valores
Nesta seção, devemos adicionar os campos que desejamos mostrar totais. Ao arrastar o campo Kg para a seção Valores, uma coluna é criada automaticamente onde o total de kg que foram vendidos pelas cidades é exibido, que é o filtro de linha que adicionamos.
Dentro desta seção, também temos a Conta de Referência. Ele está configurado para exibir um contagem de cidades ou produtos. O campo Soma de KG é configurado para que mostrar Kg total. Para modificar qual ação queremos realizar em casa em um dos campos estabelecidos, devemos clicar no (i) localizado à direita do campo.
Dica prática
Se você chegou até aqui, você pode pensar tabelas dinâmicas é um mundo muito complexo não vale a pena tocar. Muito pelo contrário, como você deve ter visto neste artigo, tudo é uma questão de teste, teste e teste até que possamos exibir os dados como queremos que sejam exibidos.
Se você adicionar um campo em uma seção que não deseja, basta arrastá-lo para fora da planilha e ele será removido. As tabelas dinâmicas são destinadas a grandes quantidades de dados, não para tabelas de 10 0 20 registros. Para esses casos, podemos fazer uso dos filtros diretamente.