Microsoft Lists es el nombre de una aplicación lanzada como solución de mejora del ecosistema de Microsoft 365 que. Entre otras cosas, nos permite permitir organizar nuestro trabajo y realizar colaborar con otros usuarios a través de la intranet o mediante grupos de Teams.
En nuestro post vamos a explicar brevemente en qué consiste esta nueva aplicación, todavía mal conocida y poco utilizada por la mayoría de los usuarios, destacando sus aspectos más importantes y descubriendo las razones por las cuales puede convertirse en una herramienta de gran utilidad para nosotros. Lo vemos a continuación:
¿Qué es Microsoft Lists?
Microsoft Lists fue lanzado en septiembre de 2020 como es un producto de software concebido para crear, compartir y realizar un seguimiento de listas para personas y equipos.
Se trata de una solución creada como una evolución de las listas de la intranet de SharePoint y que está siendo muy utilizada en el ámbito empresarial para organizar y gestionar la información interna.
Ya centrándonos en el uso particular, esta herramienta nos ofrece varias plantillas diseñadas para hacer más fácil y rápida la tarea de crear listas para un propósito específico. Algunas de esas plantillas de listas están diseñadas para ser listas de verificación, de administración de activos, de rastreo de problemas o de planificación de eventos, por ejemplo.
En definitiva, listas inteligentes y flexibles que nos van a ayudar a organizar nuestro trabajo diario y ser más eficientes.
Así funciona Microsoft Lists
Se puede utilizar Microsoft Lists tanto desde el ordenador a través de su versión web como en el smartphone gracias a su aplicación móvil. El software se puede descargar e instalar a través de este enlace. Estos son los enlaces de descarga de la app para iOS y Android:
Una vez que tengamos instalada la aplicación en el móvil o el software en el ordenador, vamos a disponer de una magnífica plataforma centralizada desde la cual poder ver y gestionar todas nuestras listas. Tanto las individuales como las de grupo. Listas que podemos clasificar en diferentes categorías: favoritas, recientes, compartidas, etc.
Podremos escoger entre cuatro vistas predefinidas o vistas principales: lista, galería, calendario y cuadrícula, que es la opción por defecto cuando se genera una lista nueva. También es esta la modalidad más fácil de editar. Cada una de estas vistas tiene una finalidad concreta: la de galería, por ejemplo, es ideal para las listas que incluyen imágenes, mientras que la de calendario es más recomendable en aquellas que contienen fechas.
Otras opciones de personalización incluyen etiquetas y colores para clasificar las diferentes categorías de listas.
Plantillas prediseñadas de Microsoft Lists
Aunque confeccionar estas listas es algo relativamente sencillo, siempre resulta más fácil recurrir a listas prediseñadas. Microsoft Lists ofrece numerosas plantillas de listas prediseñadas con la variedad suficiente para que se puedan ajustar a cualquier tipo de empresa o de proyecto. Se trata simplemente de elegir un modelo que se ajuste a nuestras necesidades e introducir después los cambios que consideremos necesarios. Estos son algunos ejemplos de plantillas:
- Plantilla para gestión de problemas.
- Plantilla de itinerario de eventos.
- Modelos de préstamos.
- Plantilla modelo de pacientes.
Todos los modelos, estos y muchos otros contenidos en el catálogo de la aplicación, cuentan con una estructura predefinida y un diseño básico sobre los que se pueden realizar toda clase de modificaciones sin demasiadas dificultades. Además, la aplicación tiene la opción de vista previa para comprobar si el diseño final es el que realmente estábamos buscando.
Una gran herramienta para el trabajo en equipo
02-02-2022 Captura de Microsoft Lists.
Microsoft Lists, la aplicación que sirve para realizar un seguimiento de la información en Microsoft 365 y configurar listas de elementos o documentos, tiene ya disponible una previa a la que puede acceder un número limitado de usuarios con cuentas personales de Microsoft.
POLITICA INVESTIGACIÓN Y TECNOLOGÍA
MICROSOFT
La herramienta Microsoft Lists se presta especialmente a trabajos en equipo. Tanto las listas personales como las de equipo pueden ser compartidas, bien con permisos de edición o con permisos de sólo lectura. También es posible seleccionar determinados elementos de cada lista para ser compartidos a través de una contraseña.
Por defecto, las listas están habilitadas para todos los usuarios de Teams de una misma organización, aunque eso es algo que se puede habilitar o deshabilitar.
También en pro del team work, las listas de Microsoft pueden interactuar con las de SharePoint. Del mismo modo, se pueden integrar con Microsoft Teams: es posible añadir una lista como una pestaña en un canal de Teams, obteniendo así un acceso rápido.
Conclusión
De momento, la aplicación móvil de Microsoft Lists no admite cuentas personales de Microsoft (hotmail, outlook.com, live.com msn.com). Solo es posible acceder a ella como miembro de una organización que disponga de una suscripción comercial de Office 365 o Microsoft 365 y que también incluya SharePoint. Nada más.
Esto es lógico si pensamos que Microsoft Lists ha sido concebida desde el principio para ser usada por empresas de cierta dimensión y organizaciones más o menos grandes. Para usarlas con fines individuales no tiene demasiado sentido, a no ser que se trate de participar en proyectos de mayor tamaño con la participación de otros miembros y equipos. Si es así, es una herramienta imbatible.