Existuje veľa ľudí, ktorí používajú e-mail na dennej báze a nepoznajú presný význam polí Kópia a Skrytá kópia a ako ich správne používať. V mnohých prípadoch sú tieto možnosti predvolene deaktivované (takto sa to stane napríklad v Gmail), ktoré však máme vždy k dispozícii a z ktorých môžeme čerpať veľké výhody.
Tieto možnosti nám umožňujú kontrolovať odosielanie e-mailov, ak existuje viac ako jeden príjemca. Niekedy potrebujeme skryť určité informácie, aby sme rešpektovali súkromie ľudí, ktorým sú naše správy určené, alebo z akéhokoľvek iného dôvodu.
Definícia Cc a Bcc
Keď začneme písať e-mail v hornej časti okna správy, nech už používame akýkoľvek program, objavia sa dve hlavné polia: "pre", kde uvedieme email príjemcu, a "Aféra", kde niekoľkými slovami oznamujeme obsah uvedenej správy.
Niekedy nie sú tak viditeľné, ale niekde v poli správy uvidíme tlačidlá CC a BCC. Pripravené na aktiváciu, keď to potrebujeme. Aby sme ich dobre používali, musíme najprv presne vedieť, čo znamenajú. Toto sú definície:
- CC (skratka pre „With Copy“ a v angličtine Kópia). Pomocou tejto možnosti môžeme poslať kópie e-mailu aj iným príjemcom, okrem tých hlavných, ktorým je adresovaný. Informácie sú otvorené, čo znamená, že sú viditeľné mená e-mailov všetkých príjemcov, hlavných aj tých, ktoré sme skopírovali.
- CCO (skratka pre „With Hidden Copy“ a v angličtine BCC o Slepá kópia). Prostredníctvom tejto možnosti budeme môcť posielať kópie e-mailu ďalším príjemcom okrem hlavných, ale so súkromnou kópiou. Inými slovami, ani riaditelia, ani tí, ktorí idú v slepej kópii, nebudú môcť vedieť, komu inému sa správa posiela.
CC a BCC v Gmaile
Viac-menej všetky e-mailové servery používajú rovnaký systém na odosielanie kópií, slepé alebo nie. Na niektorých sú tlačidlá Kópia a Skrytá kópia zobrazené jasnejšie ako na iných, ale ich fungovanie je prakticky totožné. Na ilustráciu správneho spôsobu použitia týchto možností sme vybrali Gmail, keďže ide o najpoužívanejšiu e-mailovú službu na svete.
Keď stlačíme tlačidlo "písať" v Gmaile sa zobrazí okno, ktoré všetci poznáme. Možnosti CC a BCC nájdete, ako ukazujeme na obrázku nižšie, na pravej strane, na konci riadku „Komu“:
V predvolenom nastavení sú obe možnosti zakázané. Ak ich chcete použiť, stačí na ne prejsť kurzorom myši a kliknúť na ne. Možnosti môžu byť použité samostatne alebo spoločne, všetko závisí od toho, čo chceme s našou správou urobiť: CC pre otvorený hromadný e-mail alebo BCC pre ten, v ktorom nechceme, aby príjemcovia vedeli, kto ďalší tento e-mail dostal.
Kedy použiť CC a BCC?
Hoci každý používateľ môže pri odosielaní e-mailu voľne používať možnosti CC a BCC, najlepšie je použiť ich podľa bežného použitia. Pozrime sa na niekoľko príkladov, ako ich správne používať:
Typicky sa CC používa v interné e-maily spoločnosti alebo organizácie keď je potrebné oznámiť nejaké novinky alebo informácie, ktoré sa týkajú skupiny ľudí alebo pracovníkov. Predstavme si príklad spoločnosti, v ktorej sa reformovali rozvrhy oddelenia. V tejto informatívnej správe bude do „Komu“ umiestnené meno e-mailu zodpovednej osoby a potom do „CC“ e-maily všetkých ľudí, ktorí pracujú na danom oddelení. Ako to je a otvorené informácie, je to najjednoduchší spôsob prenosu.
Využitie CCO zase umožňuje iné typy komunikácie, ktoré je možné využiť aj v profesionálnej oblasti. Pomocou tejto možnosti môžete pridať osobu, ktorej chcete oznámiť, že správa bola odoslaná, ale ktorej identita chcete zostať skrytá pred očami ostatných príjemcov. Vo všeobecnosti by sa mala používať iba skrytá kópia keď kontakty priamo nesúvisia s vláknom správ a nemusia čítať odpovede.
"Odpovedzte všetkým"
Možnosti kópie a skrytej kópie sú dôležité aj pri odpovedaní na správy. Keď dostaneme správu s kópiou viacerým príjemcom, uvidíme, že máme možnosť "Odpovedzte všetkým". Ak ho použijeme, dostaneme našu odpoveď na všetky e-maily zahrnuté v CC, aj keď nie na tie, ktoré sa zobrazujú v CC.
Príklad, kedy to môže byť veľmi užitočná možnosť: odpovedať na e-mail adresovaný viacerým ľuďom, ktorí spolupracujú na projekte. Celá skupina tak bude mať rovnaké informácie a bude mať možnosť vidieť všetky komentáre a aktualizácie k danej problematike.