Excel è diventato, di per sé, la migliore applicazione per creare fogli di calcolo di qualsiasi tipo, da quelli che ci consentono di fare la contabilità quotidiana a fogli di calcolo relativi al database, oltre a consentirci di rappresentare i dati che includono nei grafici.
Le elenchi a discesa e le tabelle dinamiche che Excel ci permette di creare, sono due delle funzioni con cui possiamo ottenere il massimo da esso, essendo quest'ultima una delle funzioni più potenti offerte da questa applicazione che si trova all'interno di Office 365.
Cosa sono le tabelle pivot?
È probabile che in più di un'occasione abbiate sentito parlare di tabelle pivot, una delle funzioni più pratiche e potenti che ci offre Excel e ci permette di gestire grandi quantità di dati molto velocemente e facilmente.
Le tabelle dinamiche che possiamo creare con Excel, non solo ci permettono di estrarre i dati dalle tabelle, ma ci permettono anche estrarre dati da database creati con Access, l'applicazione di Microsoft per la creazione di database.
Ok, ma cosa sono le tabelle pivot? Le tabelle pivot sono filtri che possiamo applicare ai database e questo ci permette anche di fare delle somme sui risultati. Se utilizzi regolarmente i filtri nei tuoi fogli di calcolo, se utilizzi le tabelle pivot, vedrai come si riduce il tempo in cui interagisci con essi.
Come creare tabelle pivot
Per creare tabelle pivot, abbiamo bisogno di una fonte di dati, origine dati che può essere il foglio di calcolo che di solito utilizziamo per archiviare i dati. Se utilizziamo un database creato in Access, possiamo impostare l'origine dati sulla tabella in cui sono archiviati tutti i record.
Se l'origine dati è un file di testoCon i dati separati da virgole, possiamo creare da quel file un foglio di calcolo da cui estrarre i dati per creare le tabelle pivot. Se questo tipo di file flat è l'unica fonte di file che abbiamo per creare tabelle dinamiche, dovremmo vedere la possibilità di poter estrarre i dati in un altro formato o creare una macro che si occupi automaticamente di creare le tabelle dinamiche ogni volta importiamo i dati.
Sebbene il suo nome possa implicare complessità, nulla è più lontano dalla verità. Crea tabelle pivot è un processo molto semplice, se seguiamo tutti i passaggi che indichiamo di seguito.
Formatta origine dati
Una volta creato il database, dobbiamo formattarlo in modo che Excel saper riconoscere quali sono le celle che contengono dati e quali sono le celle che contengono i nomi dei record che vogliamo filtrare per creare le tabelle dinamiche.
Per formattare una tabella, la prima cosa da fare è selezionare tutte le celle che fanno parte della tabella e cliccare sul pulsante Formato come una tabella situata sulla barra multifunzione Home.
Successivamente, verranno mostrati diversi layout, layout che non solo modificano l'estetica della tabella, ma dicono a Excel che si tratta di una potenziale fonte di dati. In quella sezione, non importa quale opzione selezioniamo. Alla domanda Dove sono i dati nella tabella? Dobbiamo selezionare la casella L'elenco contiene intestazioni.
In questo modo indichiamo ad Excel che la prima riga della tabella rappresenta il nome dei dati nella tabella, in modo da creare le tabelle dinamiche, che ci permetterà di applicare filtri automatici. Una volta che abbiamo la tabella con i dati, e l'abbiamo formattata correttamente, possiamo creare le tabelle dinamiche.
Crea tabelle pivot
- La prima cosa che dobbiamo fare è seleziona tabella dove sono i dati che faranno parte della tabella dinamica, comprese le celle che ci mostrano che tipo di dati includono (nel nostro caso Comune, Operaio, Riferimento, Kg).
- Successivamente, andiamo sulla barra multifunzione e facciamo clic su Inserire.
- All'interno di Inserisci, fai clic su Tavolo dinamico e una finestra di dialogo denominata Crea una tabella pivot.
- All'interno di questa finestra di dialogo troviamo due opzioni:
- Seleziona i dati che vuoi analizzare. Poiché abbiamo selezionato la tabella che volevamo utilizzare per creare la tabella dinamica, è già mostrata selezionata sotto il nome Table1. Possiamo cambiare questo nome nel caso in cui intendiamo aggiungere più tabelle nello stesso foglio di calcolo.
- Seleziona dove vuoi posizionare la tabella pivot. Se non vogliamo mischiare i dati di origine con la tabella pivot, è consigliabile creare un nuovo foglio di calcolo, che possiamo chiamare Tabella pivot, in modo da non essere confuso con il foglio in cui vengono visualizzati i dati, che possiamo chiamare Dati.
Se abbiamo eseguito tutti i passaggi, il risultato dovrebbe essere simile a quello nell'immagine sopra. In caso contrario, dovresti ripetere tutti i passaggi. Nel pannello a destra (pannello che possiamo spostare attraverso l'applicazione o lasciarlo mobile) vengono mostrati i dati che abbiamo selezionato a cui dobbiamo applica i filtri di cui abbiamo bisogno.
I parametri che possiamo configurare sono i seguenti:
filtri
Qui posizioniamo (trascinando i campi che si trovano sopra) i campi che vogliamo mostrare che riflettono una quantità o una somma. Nel caso dell'esempio ho posizionato i campi Comune, Operaio e Referenza per poter selezionare il numero totale di referenze sono stati venduti insieme (Comune, Lavoratore e Referente) o da Comuni, Lavoratori o Referenze.
All'interno di Values, abbiamo incluso il sommatoria di tutti i riferimenti che sono stati venduti. Nel caso dell'esempio, 6 rappresenta il numero di referenze che tutti i lavoratori di tutte le referenze del comune di Novelda hanno venduto.
colonne
In questa sezione, dobbiamo inserire tutti i campi che vogliamo sono visualizzati in un formato colonna a discesa per selezionare e visualizzare tutti i risultati relativi a quel valore.
Nel caso dell'esempio, abbiamo posizionato il campo Comune in Colonne, in modo che ci mostri la somma del numero di referenze che sono stati venduti in tutti i comuni. Se utilizziamo i filtri, che si trovano sopra, possiamo filtrare ulteriormente i risultati, stabilendo l'esatta referenza venduta e quale lavoratore li ha venduti.
righe
La sezione Righe ci permette di stabilire quali sono i valori che visualizzato per righe e la funzione è la stessa delle colonne ma cambiando l'orientamento. Come possiamo vedere nell'immagine sopra, quando si posiziona il campo Comune in File, i risultati della ricerca vengono mostrati in righe e non in colonne.
Valori
In questa sezione dobbiamo aggiungere i campi che vogliamo us mostra i totali. Quando trascini il campo Kg nella sezione Valori, viene creata automaticamente una colonna in cui vengono visualizzati i kg totali che sono stati venduti dalle città, che è il filtro Riga che abbiamo aggiunto.
All'interno di questa sezione, abbiamo anche il Conto di riferimento. È configurato per visualizzare a conteggio di città o prodotti. Il campo Somma di kg è configurato in modo che mostra Kg total totali. Per modificare quale azione vogliamo eseguire a casa in uno dei campi stabiliti, dobbiamo fare clic su (i) situato a destra del campo.
Consiglio pratico
Se sei arrivato così lontano, potresti pensare le tabelle pivot sono un mondo molto complesso non vale la pena toccarlo. Al contrario, come potresti aver visto in questo articolo, tutto è questione di test, test e test fino a quando non possiamo visualizzare i dati come vogliamo che vengano visualizzati.
Se aggiungi un campo in una sezione che non desideri, devi solo trascinarlo fuori dal foglio e verrà rimosso. Le tabelle pivot sono destinate a grandi quantità di dati, non per tabelle di 10 0 20 record. Per questi casi possiamo utilizzare direttamente i filtri.