Excel ist für sich genommen die beste Anwendung zum Erstellen von Tabellenkalkulationen jeglicher Art, von denen, die uns die tägliche Buchhaltung ermöglichen, bis hin zu datenbankbezogene Tabellenkalkulationen, zusätzlich dazu, dass wir die Daten, die sie enthalten, in Diagrammen darstellen können.
Die Dropdown-Listen und die dynamischen Tabellen, die wir mit Excel erstellen können, sind zwei der Funktionen, mit denen wir Holen Sie das Beste daraus heraus, wobei letztere eine der leistungsstärksten Funktionen dieser Anwendung in Office 365 ist.
Was sind Pivot-Tabellen?
Es ist wahrscheinlich, dass Sie mehr als einmal von Pivot-Tabellen gehört haben, einer der praktischere und leistungsfähigere Funktionen, die uns Excel bietet und es ermöglicht uns, große Datenmengen sehr schnell und einfach zu verwalten.
Die dynamischen Tabellen, die wir mit Excel erstellen können, ermöglichen es uns nicht nur, die Daten aus Tabellen zu extrahieren, sondern auch Extrahieren von Daten aus mit Access erstellten Datenbanken, Microsofts Anwendung zum Erstellen von Datenbanken.
Ok, aber was sind Pivot-Tabellen? Pivot-Tabellen sind Filter, die wir auf Datenbanken anwenden können und das erlaubt uns auch, Summierungen der Ergebnisse durchzuführen. Wenn Sie regelmäßig Filter in Ihren Tabellen verwenden und Pivot-Tabellen verwenden, werden Sie feststellen, wie viel Zeit Sie mit ihnen interagieren.
So erstellen Sie Pivot-Tabellen
Um Pivot-Tabellen zu erstellen, wir brauchen eine datenquelle, Datenquelle, bei der es sich um die Tabellenkalkulation handeln kann, die wir normalerweise zum Speichern der Daten verwenden. Wenn wir eine in Access erstellte Datenbank verwenden, können wir die Datenquelle auf die Tabelle setzen, in der alle Datensätze gespeichert sind.
Wenn die Datenquelle eine Textdatei istWenn die Daten durch Kommas getrennt sind, können wir aus dieser Datei eine Tabelle erstellen, aus der die Daten extrahiert werden, um die Pivot-Tabellen zu erstellen. Wenn diese Art von Flatfile die einzige Dateiquelle ist, die wir zum Erstellen dynamischer Tabellen benötigen, sollten wir die Möglichkeit sehen, die Daten in ein anderes Format zu extrahieren oder ein Makro zu erstellen, das sich jedes Mal automatisch um die Erstellung der dynamischen Tabellen kümmert Wir importieren die Daten.
Trotz der Tatsache, dass der Name Komplexität implizieren kann, ist nichts weiter von der Wahrheit entfernt. Pivot-Tabellen erstellen Es ist ein sehr einfacher Prozess, wenn wir alle unten angegebenen Schritte befolgen.
Datenquelle formatieren
Sobald wir die Datenbank erstellt haben, müssen wir sie so formatieren, dass Excel erkennen können Dies sind die Zellen, die Daten enthalten, und welche die Zellen, die die Namen der Datensätze enthalten, die wir filtern möchten, um die dynamischen Tabellen zu erstellen.
Um eine Tabelle zu formatieren, müssen wir zunächst alle Zellen auswählen, die Teil der Tabelle sind, und auf die Schaltfläche klicken Format als Tabelle im Menüband Home.
Als nächstes werden verschiedene Layouts angezeigt, Layouts, die nicht nur die Ästhetik der Tabelle verändern, sondern Excel auch mitteilen, dass es sich um eine potenzielle Datenquelle handelt. In diesem Abschnitt spielt es keine Rolle, welche Option wir auswählen. Zur Frage Wo sind die Daten in der Tabelle? Wir müssen das Kontrollkästchen Die Liste enthält Kopfzeilen aktivieren.
Auf diese Weise zeigen wir Excel an, dass die erste Zeile der Tabelle den Namen der Daten in der Tabelle darstellt, um die dynamischen Tabellen zu erstellen, die ermöglicht es uns, automatisierte Filter anzuwenden. Sobald wir die Tabelle mit den Daten haben und sie richtig formatiert haben, können wir die dynamischen Tabellen erstellen.
Pivot-Tabellen erstellen
- Das erste, was wir tun müssen, ist Tisch auswählen Wo befinden sich die Daten, die Teil der dynamischen Tabelle sein werden, einschließlich der Zellen, die uns anzeigen, welche Art von Daten sie enthalten (in unserem Fall Gemeinde, Arbeiter, Referenz, kg).
- Als nächstes gehen wir zum Ribbon und klicken auf einfügen.
- Klicken Sie im Inneren Einfügen auf Dynamische Tabelle und ein Dialogfeld namens Pivot-Tabelle erstellen.
- In diesem Dialogfeld finden wir zwei Optionen:
- Wählen Sie die Daten aus, die Sie analysieren möchten. Da wir die Tabelle ausgewählt haben, mit der wir die Pivot-Tabelle erstellen wollten, wird sie bereits unter dem Namen Table1 ausgewählt angezeigt. Wir können diesen Namen ändern, falls wir weitere Tabellen in derselben Tabelle hinzufügen möchten.
- Wählen Sie aus, wo Sie die Pivot-Tabelle platzieren möchten. Wenn wir die Quelldaten nicht mit der Pivot-Tabelle vermischen möchten, ist es ratsam, ein neues Arbeitsblatt zu erstellen, das wir Pivot-Tabelle nennen können, um nicht mit dem Blatt zu verwechseln, in dem die Daten angezeigt werden, das wir Daten nennen können .
Wenn wir alle Schritte ausgeführt haben, sollte das Ergebnis dem im obigen Bild ähnlich sein. Wenn nicht, sollten Sie alle Schritte noch einmal durchgehen. Im rechten Panel (Panel, das wir durch die Anwendung bewegen oder schweben lassen können) werden die von uns ausgewählten Daten angezeigt, die wir müssen Wenden Sie die Filter an, die wir brauchen.
Die Parameter, die wir konfigurieren können, sind die folgenden:
Filter
Hier platzieren wir (durch Ziehen der darüber liegenden Felder) die Felder, die wir anzeigen möchten, die eine Menge oder eine Summe widerspiegeln. Im Fall des Beispiels habe ich die Felder Gemeinde, Arbeiter und Referenz platziert, um die Gesamtzahl der Referenzen auswählen zu können wurden zusammen verkauft (Gemeinde, Arbeiter und Referenz) oder von Gemeinden, Arbeitern oder Referenzen.
Innerhalb von Values haben wir die Zusammenfassung aller Referenzen die verkauft wurden. Im Beispiel stellt 6 die Anzahl der Referenzen dar, die alle Arbeiter aller Referenzen in der Gemeinde Novelda verkauft haben.
Columnas
In diesem Abschnitt müssen wir alle Felder platzieren, die wir möchten in einem Dropdown-Spaltenformat angezeigt um alle Ergebnisse zu diesem Wert auszuwählen und anzuzeigen.
Im Beispiel haben wir das Feld Gemeinde in Spalten platziert, damit es uns anzeigt it die Summe der Anzahl der Referenzen die in allen Gemeinden verkauft wurden. Wenn wir die oben aufgeführten Filter verwenden, können wir die Ergebnisse weiter filtern, um die genaue verkaufte Referenz zu ermitteln und zu ermitteln, welcher Arbeiter sie verkauft hat.
Reihen
Im Abschnitt Zeilen können wir feststellen, welche Werte dies sind zeilenweise angezeigt und die Funktion ist die gleiche wie bei den Spalten, jedoch ändert sich die Ausrichtung. Wie wir in der Abbildung oben sehen können, werden die Suchergebnisse beim Platzieren des Feldes Gemeinde in Dateien in Zeilen und nicht in Spalten angezeigt.
Werte
In diesem Abschnitt müssen wir die Felder hinzufügen, die wir haben möchten Summen anzeigen. Wenn Sie das Feld kg in den Abschnitt Werte ziehen, wird automatisch eine Spalte erstellt, in der die von den Städten insgesamt verkauften kg angezeigt werden. Dies ist der von uns hinzugefügte Zeilenfilter.
In diesem Abschnitt haben wir auch ein Referenzkonto. Es ist so konfiguriert, dass a . angezeigt wird Anzahl der Städte oder Produkte. Das Feld Summe der KG ist so konfiguriert, dass Gesamt-Kg . anzeigen. Um zu ändern, welche Aktion wir zu Hause in einem der festgelegten Felder ausführen möchten, müssen wir auf das (i) rechts neben dem Feld klicken.
Praxistipp
Wenn du es bis hierher geschafft hast, denkst du vielleicht Pivot-Tabellen sind eine sehr komplexe Welt nicht wert, berührt zu werden. Im Gegenteil, wie Sie vielleicht in diesem Artikel gesehen haben, ist alles eine Frage des Testens, Testens und Testens, bis wir die Daten so darstellen können, wie wir sie haben möchten.
Wenn Sie ein Feld in einem Abschnitt hinzufügen, das Sie nicht möchten, müssen Sie es nur aus dem Blatt ziehen und es wird entfernt. Pivot-Tabellen sind für große Datenmengen gedacht, nicht für Tabellen mit 10 0 20 Datensätzen. Für diese Fälle können wir direkt auf die Filter zurückgreifen.