Ndër shumë mjete praktike që na ofron Gmail dosjet luajnë një rol të rëndësishëm. Nëpërmjet tyre është më e lehtë të organizojmë emailet tona dhe të klasifikojmë mesazhet e ndryshme. Do të shohim si të krijoni një dosje në Gmail dhe të gjitha avantazhet që do të arrijmë nëse i përdorim ato në mënyrë korrekte.
Ia vlen të harxhojmë pak kohë për të rregulluar postën tonë, jo vetëm për ta bërë atë punoj me mire me ta dhe kanë akses më efikas në informacion kursejnë, por edhe për të pasur një pamje më të qartë dhe më të pastër kur hapim ekranin e e-mailit tonë.
Në këtë mënyrë do të jetë e nevojshme krijimi i dosjeve të reja, emërtimi i saktë i tyre dhe mbi të gjitha, përdorni mirë ato. Kjo do të thotë, ruani emailet që marrim në dosjen përkatëse. Nëse jemi minimalisht metodikë, do të shmangim kthimin në kaosin e mëparshëm.
Etiketat e Gmail
Sistemi i etiketave të Gmail, më fleksibël se dosjet tradicionale
Ekziston një ndryshim midis sistemit të organizimit të dosjeve të Gmail dhe atyre të menaxherëve të tjerë të postës elektronike. Në fakt, është një çështje e thjeshtë emërtimi: ju nuk i quani ato dosje, por Etiketa.
Një dosje (ose etiketë, në rastin e Gmail) është një hapësirë e dedikuar për ruajtjen dhe organizimin e llojeve të caktuara të informacionit brenda një sistemi kompjuterik. Etiketat e Gmail janë një metodë për Shënoni emailet dhe grupojini ato sipas temës së tyre.
Sistemi i etiketave rezulton të jetë shumë më praktik se sistemi i dosjeve, pasi na lejon caktoni etiketa të shumta në të njëjtin email. Dosjet e përdorura nga menaxherët e tjerë të postës elektronike nuk e lejojnë këtë fleksibilitet. Në to, për të përfshirë një mesazh në dy dosje, do të ishte e nevojshme të krijoheshin disa kopje të të njëjtit mesazh dhe më pas t'i ruani ato në secilën prej dosjeve të krijuara për secilën temë. Shkurtimisht, etiketat lejojnë që sistemi i klasifikimit të jetë më efikas dhe mënyra e kërkimit më e shkathët.
Krijo dosje Gmail (ose etiketë Gmail)
Pasi të jetë sqaruar ndryshimi midis dosjeve dhe etiketave, si dhe avantazhet e njërit ndaj tjetrit, është koha për të shpjeguar se si të punoni me këtë të fundit. Por meqenëse të dy termat përdoren shpesh si sinonime, këtu do të flasim në mënyrë të ndërsjellë krijoni dosje në gmail ose krijoni etiketë në Gmail.
Mund ta bëjmë nga çdo pajisje, megjithëse kompjuteri është ndoshta ai që përdoret më shumë, veçanërisht kur e-mail përdoret për qëllime profesionale. Këto janë hapat që duhen ndjekur:
Krijo etiketë të re në Gmail
Së pari, ne hyjmë në emailin tonë. Në ekranin fillestar shkojmë në kolonën e majtë, ku shfaqet një listë e etiketave të paracaktuara (sociale, njoftime, forume, promovime). Aty duhet të lëvizni poshtë dhe të zgjidhni opsionin "Plus". Atje, siç tregohet në pamjen e mësipërme, duhet të klikojmë në opsionin "etiketa e re".
Krijo dosje në Gmail hap pas hapi
Më pas, do të hapet një kuti në të cilën shkruajmë emrin e etiketës së re dhe vendndodhjen ku duam ta caktojmë atë. Në fakt, etiketat e folesë është një mënyrë tjetër për të thënë "krijo nën-etiketa ose nënfoldera". Duke përdorur këtë opsion, etiketa e krijuar rishtazi klasifikohet brenda një etikete ose kategorie tjetër më të lartë.
Pastaj klikojmë "Krijo". Më në fund, me etiketën tashmë të aktivizuar, mbetet vetëm të zgjedhim emailet që duam të shënojmë me të.
Së fundi, nëse duam të shohim të gjitha emailet e caktuara për një etiketë të caktuar, duhet të shkojmë në kolonën e majtë dhe të kërkojmë listën për etiketën në fjalë (mund të duhet të klikoni në butonin "Më shumë" për ta parë atë). Ne mund të shohim gjithashtu etiketat pranë temës së emailit në tabaka të ndryshme.
Truket për të përfituar nga etiketat e Gmail
Këtu janë disa këshilla që do të na ndihmojnë të organizojmë dhe menaxhojmë etiketat në Gmail në mënyrë më efikase:
etiketa me ngjyra
Cakto ngjyra për etiketat në Gmail
Caktimi i ngjyrave të ndryshme për çdo etiketë është një mënyrë shumë vizuale dhe e thjeshtë për të identifikuar lehtësisht emailet tona. Për shembull, shumë përdorues përdorin ngjyrën e kuqe për të shënuar emailet prioritare ose urgjente.
Për të shtuar një ngjyrë të caktuar në një etiketë, ndiqni këto hapa:
- Ne fillimisht rri pezull mbi etiketën e shiritit anësor të majtë.
- Më pas klikojmë në ikonë me tre pika shfaqet pranë emrit të etiketës.
- Ne zgjedhim "Ngjyra e etiketës" në meny dhe zgjidhni një nga ngjyrat nga lista ose zgjidhni opsionin "Shto ngjyrën e personalizuar".
Riemërto etiketat
Nëse ajo që duam të bëjmë është të ndryshojmë emrin e një etikete, hapat që duhen ndjekur janë të ngjashëm me ato të seksionit të mëparshëm:
- Ne klikojmë në ikonë me tre pika pranë emrit të etiketës në shiritin anësor të majtë.
- Pastaj zgjedhim opsionin "Redakto" dhe shkruani një emër të ri për etiketën tuaj.
- Ky emër do të zbatohet automatikisht për të gjitha emailet e shënuara me atë etiketë.
etiketa të mbivendosura
Thamë më lart se Gmail na ofron mundësinë e vendosjes së një hierarkie të caktuar në sistemin e tij të etiketave me opsionin “nesting”. Në këtë mënyrë ata munden krijoni etiketa dhe nën-etiketa në nivele të ndryshme. Ky është një funksion shumë praktik. Imagjinoni një shembull të thjeshtë: një etiketë kryesore të quajtur "fatura" që mund të përmbajë etiketa të tjera të ndërthurura që korrespondojnë me çdo muaj të vitit, çdo klient, etj.
Kjo është se si të krijoni nën-etiketa ose etiketa të mbivendosura në Gmail:
- Përsëri shkojmë te etiketa dhe klikojmë mbi ikonë me tre pika pranë emrit të etiketës.
- Në opsionet që shfaqen, ne zgjedhim "Shto nënetiketë".
- Në kutinë që shfaqet, opsioni "Nest etiketë në". Në listën rënëse në fund mund të zgjidhni vendndodhje të tjera.
Cakto automatikisht etiketat për mesazhet e reja
Si të caktoni automatikisht etiketat për mesazhet e reja
Ky është një funksion shumë praktik me të cilin mund të automatizoni një pjesë të punës së organizimit dhe klasifikimit të emaileve tuaja. Për të përfituar prej tij, ne kërkojmë ndihmën e filtrat e gmail. Ideja është të vendoset një filtër në mënyrë që emailet e marra që plotësojnë disa kritere të aplikohen automatikisht në një etiketë të caktuar.
Hapat që duhet të ndiqni janë ato:
- Klikojmë në ikonën Cilësimet në Gmail (lart djathtas).
- Në meny, ne zgjedhim "Shiko të gjitha cilësimet."
- Le të shkojmë në skedinë "Filtrat dhe adresat e bllokuara", në të cilin klikojmë në opsionin "Krijo një filtër të ri".
- Në dritaren që shfaqet duhet vendos kriteret e filtrit y después caktoni etiketën.
- Së fundi, ne klikojmë mbi "Aplikoni filtrin".
Shfaq dhe fshih etiketat
Në shiritin anësor të majtë të Gmail ka hapësirë e mjaftueshme për të mbajtur 500 etiketa. Edhe nëse nuk do të na duhen kaq shumë, ndonjëherë mund të jetë më komode të tregojmë vetëm ato që na duhen ose përdorim rregullisht, duke fshehur pjesën tjetër. Ky është procesi që duhet ndjekur:
Edhe një herë, shkojmë te ikona me tre pika e etiketës në shiritin anësor të majtë. Aty kontrollojmë kutinë "Shfaq Fshih" në pozicionin që duam sipas preferencave tona.
Hiq etiketat
Nëse nuk kemi më nevojë për një etiketë të veçantë, mund ta heqim lehtësisht, pasi emailet e lidhura me të nuk do të fshihen. Sigurisht, kur fshini një etiketë, të gjitha nën-etiketat e vendosura në të gjithashtu do të zhduken.
Për të hequr një etiketë në Gmail, thjesht shkoni përsëri te ikona me tre pika e etiketës dhe zgjidhni "Hiq etiketën". Kaq e lehte.